辦公室辦公設備管理制度一、總則1.目的為加強公司辦公室辦公設備的管理，確保辦公設備的正常使用，提高辦公效率，降低辦公成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構辦公室辦公設備的管理，包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、投影儀、空調、辦公桌椅等。3.管理原則辦公設備管理遵循“統一管理、分級負責、合理配置、高效使用、定期維護、及時更新”的原則。二、辦公設備的購置1.需求申請各部門根據工作需要，填寫《辦公設備購置申請表》，詳細說明購置設備的名稱、型號、數量、用途及預算等信息，經部門負責人簽字后提交至行政部門。2.審核審批行政部門對各部門提交的購置申請進行審核，核實需求的合理性和必要性，并根據公司預算情況提出審核意見。審核通過后，報公司領導審批。3.采購實施經公司領導審批同意后，行政部門按照公司采購相關規定進行采購。采購過程中應遵循公開、公平、公正的原則，選擇質量可靠、價格合理的供應商。4.驗收交付辦公設備到貨后，行政部門會同使用部門按照采購合同及相關標準進行驗收。驗收內容包括設備的規格、型號、數量、外觀、性能等。驗收合格后，辦理入庫手續，并交付使用部門使用。三、辦公設備的配置1.配置標準行政部門根據公司各部門的工作性質、崗位設置及業務需求，制定辦公設備配置標準。配置標準應明確各類辦公設備的配備數量、規格要求等。2.分配原則辦公設備的分配應根據工作需要和崗位職責，優先保障重點部門和關鍵崗位的需求。同時，應考慮設備的使用效率和公平性，避免資源浪費。3.調整變更因工作需要或人員崗位變動等原因，需要調整辦公設備配置的，由使用部門填寫《辦公設備配置變更申請表》，經部門負責人簽字后提交至行政部門。行政部門審核后進行相應的調整，并做好記錄。四、辦公設備的使用1.使用培訓新購置的辦公設備到貨后，行政部門應及時組織使用部門人員進行操作培訓，確保使用人員熟悉設備的性能、操作方法及注意事項。2.使用規范使用人員應嚴格按照辦公設備的操作規程進行操作，不得擅自更改設備設置和程序。保持辦公設備的清潔衛生，定期對設備進行擦拭和保養，避免因灰塵、污垢等影響設備性能。辦公設備出現故障時，使用人員應及時報告行政部門，不得自行拆卸或維修。嚴禁在辦公設備上安裝與工作無關的軟件和游戲，不得利用辦公設備從事違法違規活動。3.使用登記使用部門應建立辦公設備使用登記制度，對設備的使用情況進行詳細記錄，包括使用時間、使用人、使用內容等。行政部門定期對使用登記情況進行檢查和統計。五、辦公設備的維護1.維護計劃行政部門應制定辦公設備維護計劃，明確各類辦公設備的維護周期、維護內容及維護責任人。維護計劃應根據設備的使用情況和廠家建議進行制定。2.日常維護使用人員負責辦公設備的日常維護，包括設備的清潔、保養、簡單故障排除等。行政部門定期對設備的日常維護情況進行檢查和指導。3.定期保養行政部門按照維護計劃，定期組織專業維修人員對辦公設備進行全面保養和維修，確保設備性能良好。定期保養內容包括設備的硬件檢查、軟件升級、部件更換等。4.故障維修辦公設備出現故障時，使用人員應及時填寫《辦公設備故障維修申請表》，詳細說明故障現象、發生時間等信息，提交至行政部門。行政部門根據故障情況安排維修人員進行維修，并做好維修記錄。對于重大故障或無法及時修復的設備，應及時向上級領導匯報。六、辦公設備的借用1.借用申請因工作需要借用辦公設備的，借用部門應填寫《辦公設備借用申請表》，經部門負責人簽字后提交至行政部門。申請表應注明借用設備的名稱、型號、數量、借用時間、借用用途等信息。2.審核審批行政部門對借用申請進行審核，核實借用的必要性和合理性，并根據設備的使用情況進行審批。審批通過后，辦理借用手續。3.借用管理借用人員應妥善保管借用的辦公設備，不得轉借他人或用于非借用用途。借用期間，借用人員負責設備的安全和維護，如因保管不善造成設備損壞或丟失的，應照價賠償。借用期滿后，借用人員應及時歸還借用的辦公設備，并辦理歸還手續。行政部門對歸還的設備進行檢查，如發現設備有損壞的，應責令借用人員進行維修或賠償。七、辦公設備的報廢1.報廢鑒定辦公設備因使用年限已久、損壞嚴重、技術落后等原因無法繼續使用的，由使用部門填寫《辦公設備報廢申請表》，并附上設備的詳細情況說明，提交至行政部門。行政部門組織相關人員對設備進行技術鑒定，確認是否符合報廢條件。2.審核審批經技術鑒定符合報廢條件的辦公設備，行政部門填寫《辦公設備報廢審批表》，報公司領導審批。審批通過后，方可進行報廢處理。3.報廢處理辦公設備報廢后，行政部門應按照公司資產管理相關規定進行處理。處理方式包括變賣、捐贈、報廢拆解等。處理過程中應做好記錄，并及時更新公司固定資產臺賬。八、辦公設備的盤點1.盤點計劃行政部門應定期組織辦公設備盤點工作，制定盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員等。盤點計劃應提前通知各部門，以便做好準備工作。2.盤點實施盤點人員按照盤點計劃對辦公設備進行逐一清點，核實設備的數量、規格、型號、使用狀態等信息，并填寫《辦公設備盤點表》。盤點過程中如發現賬實不符的情況，應及時查明原因，并進行記錄。3.盤點報告盤點結束后，行政部門根據盤點結果編制《辦公設備盤點報告》，報告內容包括盤點基本情況、賬實相符情況、存在問題及處理建議等。盤點報告經行政部門負責人審核后報公司領導。4.差異處理對于盤點中發現的賬實不符情況，行政部門應會同相關部門進行調查核實，并根據實際情況進行處理。如因設備購置、調撥、報廢等原因導致的差異，應及時調整公司固定資產臺賬；如因管理不善等原因導致的設備丟失或損壞，應追究相關人員的責任。九、辦公設備的資產管理1.臺賬建立行政部門負責建立公司辦公設備固定資產臺賬，詳細記錄辦公設備的購置時間、名稱、型號、規格、數量、使用部門、使用狀態等信息。固定資產臺賬應定期更新，確保賬實相符。2.標識管理行政部門對辦公設備統一進行標識管理，在設備顯著位置粘貼固定資產標識牌，注明設備名稱、型號、資產編號等信息。標識牌應保持清晰、完整，不得擅自涂改或拆除。3.檔案管理行政部門負責收集、整理辦公設備的相關檔案資料，包括采購合同、發票、驗收報告、維護記錄、報廢審批表等。檔案資料應妥善保管，便于查閱和追溯。十、監督與考核1.監督檢查行政部門定期對辦公設備的管理情況進行監督檢查，包括設備的配置、使用、維護、借用、報廢等環節。檢查內容包括設備的使用登記情況、維護保養記錄、借用歸還情況、報廢處理情況等。2.考核評價行政部門根據監督檢查結果，對各部門辦公設備管理工作進行考核評價。考核評價結果納入公