南方黑芝麻庫存管理制度一、總則（一）目的為加強南方黑芝麻庫存管理，確保庫存物資的安全、完整，提高庫存物資的使用效率，降低庫存成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于南方黑芝麻集團及其下屬各子公司、分公司的庫存管理活動，包括原材料、在產品、產成品、包裝物、低值易耗品等各類存貨的管理。（三）基本原則1.準確性原則：庫存記錄應準確反映實際庫存數量、價值及狀態，確保賬實相符。2.安全性原則：采取有效措施保障庫存物資的安全，防止物資損壞、變質、丟失及被盜等情況發生。3.及時性原則：庫存業務的處理應及時，包括物資的出入庫、盤點、核算等，以保證信息的時效性。4.效益性原則：在滿足生產經營需要的前提下，合理控制庫存水平，降低庫存成本，提高資金使用效益。二、庫存管理職責分工（一）采購部門1.根據生產經營計劃和庫存狀況，編制合理的采購計劃，確保物資及時供應，同時避免過度采購造成庫存積壓。2.負責與供應商溝通協調，簽訂采購合同，跟蹤采購訂單執行情況，確保物資按時、按質、按量到貨。3.對采購物資的質量負責，組織驗收工作，如發現質量問題及時與供應商協商解決。（二）生產部門1.根據生產計劃安排，合理領用原材料，控制生產過程中的物料消耗，提高原材料利用率。2.負責在產品的生產管理，確保生產過程的順暢進行，及時辦理在產品的入庫、出庫手續。3.協助庫存管理部門進行盤點工作，提供準確的生產數據和庫存信息。（三）銷售部門1.依據市場需求和銷售訂單，合理安排產品發貨，確保產品及時交付客戶。2.及時反饋市場銷售信息，協助庫存管理部門做好產成品的庫存管理，避免產品積壓或缺貨。（四）倉庫管理部門1.負責庫存物資的日常保管工作，包括物資的驗收入庫、存儲、保管、發放等環節，確保物資的安全和完整。2.建立健全庫存物資臺賬，詳細記錄物資的出入庫情況、庫存數量、存放位置等信息，做到賬實相符、賬賬相符。3.定期對庫存物資進行盤點，編制盤點報告，及時發現和處理庫存管理中存在的問題。4.根據庫存情況，提出庫存預警，協助相關部門做好庫存控制工作。（五）財務部門1.負責制定庫存物資的核算方法，準確核算庫存物資的成本和價值。2.審核庫存管理相關的憑證和報表，監督庫存管理制度的執行情況。3.參與庫存盤點工作，對盤點結果進行賬務處理，確保財務數據的準確性。4.分析庫存資金占用情況，為庫存管理決策提供財務支持。三、庫存物資的驗收入庫（一）驗收準備1.倉庫管理部門在收到采購部門的到貨通知后，應根據采購合同和相關標準，準備好驗收場地、工具和人員。2.核對采購物資的名稱、規格、型號、數量、供應商等信息，確保與采購合同一致。（二）驗收流程1.數量驗收：倉庫管理人員依據送貨單或發票，對到貨物資的數量進行清點，確保數量準確無誤。如發現數量不符，應及時通知采購部門與供應商核實處理。2.質量驗收：對于重要物資或有質量要求的物資，應按照相關質量標準或檢驗規范進行檢驗。檢驗合格的物資方可辦理入庫手續；檢驗不合格的物資，應及時通知采購部門與供應商協商退換貨事宜。3.驗收記錄：驗收人員應詳細記錄驗收情況，包括驗收時間、物資名稱、規格、型號、數量、質量狀況、供應商等信息，并簽字確認。（三）入庫手續辦理1.驗收合格的物資，倉庫管理人員應及時辦理入庫手續，填寫入庫單。入庫單應注明物資名稱、規格、型號、數量、入庫日期、供應商等信息，并由倉庫管理人員、采購人員簽字確認。2.入庫單一式多聯，分別送交采購部門、財務部門、倉庫留存等。財務部門根據入庫單進行賬務處理，倉庫管理人員根據入庫單將物資存放至指定倉庫位置，并更新庫存臺賬。四、庫存物資的存儲保管（一）倉庫規劃1.根據庫存物資的類別、特性、用途等因素，合理規劃倉庫存儲空間，劃分不同的存儲區域，如原材料區、在產品區、產成品區、包裝物區、低值易耗品區等。2.對不同存儲區域設置明顯的標識牌，標明區域名稱、物資類別等信息，便于物資的查找和管理。（二）物資存放1.按照物資的特性和要求，選擇合適的存儲方式和設備，確保物資的安全存儲。例如，易燃易爆物資應存放在專門的危險化學品倉庫，并采取相應的防火、防爆、防潮、防蟲等措施。2.物資應分類存放，遵循先進先出、后進后出的原則，避免物資積壓過期。對于有保質期要求的物資，應定期檢查保質期，及時處理臨近保質期的物資。3.庫存物資應擺放整齊、有序，不得隨意堆放，確保通道暢通，便于物資的搬運和盤點。（三）倉庫安全管理1.建立健全倉庫安全管理制度，加強倉庫安全保衛工作，防止無關人員進入倉庫。2.配備必要的消防器材和安全設施，并定期進行檢查、維護和更新，確保其性能良好。3.加強倉庫的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，做好倉庫的清潔衛生，保持倉庫環境整潔。4.定期對倉庫進行安全檢查，及時發現和消除安全隱患。如發生安全事故，應立即采取措施進行處理，并及時向上級報告。五、庫存物資的發放（一）發放原則1.庫存物資的發放應遵循“先進先出、按需發放”的原則，確保物資的合理使用。2.嚴格按照審批程序進行物資發放，未經批準不得擅自發放庫存物資。（二）發放流程1.需求部門填寫領料單，注明物資名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并經部門負責人簽字批準。2.領料單送交倉庫管理部門，倉庫管理人員根據領料單核對庫存情況，確認有足夠庫存后，按照領料單要求發放物資。3.物資發放后，倉庫管理人員應在領料單上簽字，并更新庫存臺賬。同時，將領料單送交財務部門進行賬務處理。（三）特殊情況處理1.如遇緊急生產或其他特殊情況需要臨時領用物資，需求部門可先口頭向倉庫管理部門申請，倉庫管理人員應做好記錄，并及時通知相關審批人員補辦審批手續。2.對于超計劃或不合理的領料申請，倉庫管理部門應拒絕發放，并向需求部門說明原因。需求部門如有異議，可與相關部門協商解決。六、庫存盤點（一）盤點計劃1.倉庫管理部門應制定年度庫存盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員、盤點方法等內容。2.年度盤點計劃應報財務部門審核，經公司管理層批準后實施。盤點計劃應根據公司實際情況進行合理安排，確保盤點工作的順利進行。（二）盤點方法1.定期盤點：每月末或每季度末對庫存物資進行全面盤點，確保賬實相符。2.不定期盤點：根據公司實際情況，如發生重大物資出入庫、倉庫搬遷、財務審計等情況時，及時組織不定期盤點。3.實地盤點：盤點人員應到倉庫現場，對庫存物資進行逐一清點、核對，確保數量準確。同時，檢查物資的質量狀況、存放位置等是否與庫存臺賬記錄一致。4.抽盤：在全面盤點的基礎上，財務部門可對部分倉庫或物資進行抽盤，以驗證盤點結果的準確性。（三）盤點記錄與報告1.盤點人員應詳細記錄盤點情況，包括物資名稱、規格、型號、數量、實際盤點數、賬存數、盤盈盤虧情況等信息，并簽字確認。2.盤點結束后，倉庫管理部門應編制盤點報告，說明盤點結果、盤盈盤虧原因及處理建議等內容。盤點報告應經倉庫負責人、財務部門負責人審核簽字后，報公司管理層審批。3.對于盤盈盤虧的物資，應按照公司相關規定進行處理。屬于正常損耗的，經批準后計入當期損益；屬于人為原因造成的，應追究相關人員的責任，并要求其賠償損失。七、庫存成本控制（一）庫存成本構成庫存成本主要包括采購成本、存儲成本、缺貨成本等。1.采購成本：指為購買庫存物資而發生的各項費用，如貨款、運輸費、裝卸費、保險費等。2.存儲成本：指庫存物資在存儲過程中發生的各項費用，如倉儲費、保管費、折舊費、存貨占用資金的利息等。3.缺貨成本：指由于庫存物資短缺而導致的生產中斷、銷售損失等成本。（二）庫存成本控制措施1.優化采購計劃：采購部門應根據市場需求、生產計劃和庫存狀況，合理編制采購計劃，避免盲目采購，降低采購成本。同時，通過與供應商談判、招標等方式，爭取更有利的采購價格和條件。2.合理控制庫存水平：倉庫管理部門應根據歷史數據、市場需求預測等因素，合理確定庫存物資的安全庫存、經濟訂貨量等指標，避免庫存積壓或缺貨。同時，加強庫存監控，及時調整庫存水平。3.降低存儲成本：通過合理規劃倉庫存儲空間、優化物資存放方式、提高倉庫利用率等措施，降低倉儲費用。同時，加強庫存物資的保管和維護，減少物資損耗。4.加強供應鏈管理：與供應商建立長期穩定的合作關系，優化供應鏈流程，提高物資供應的及時性和準確性，降低缺貨成本。八、庫存信息化管理（一）庫存管理系統建設1.建立完善的庫存管理信息系統，實現庫存物資的信息化管理。庫存管理系統應涵蓋物資采購、驗收入庫、存儲保管、發放、盤點、核算等各個環節，確保庫存信息的實時、準確、共享。2.庫存管理系統應與采購管理系統、銷售管理系統、財務管理系統等其他業務系統進行集成，實現數據的無縫對接，提高企業整體運營效率。（二）數據維護與更新1.倉庫管理部門應指定專人負責庫存管理系統的數據維護和更新工作，確保庫存信息的及時、準確錄入。2.物資出入庫、盤點等業務發生后，相關人員應及時在庫存管理系統中進行操作，更新庫存數據。同時，定期對庫存管理系統的數據進行備份，防止數據丟失。（三）信息查詢與分析1.授權人員可通過庫存管理系統查詢庫存物資的相關信息，如庫存數量、出入庫記錄、庫存成本等，以便及時掌握庫存動態。2.利用庫存管理系統提供的數據分析功能，對庫存數據進行深入分析，如庫存周轉率、庫存結構、庫存成本分析等，為庫存管理決策提供數據支持。九、庫存管理監督與考核（一）監督機制1.財務部門定期對庫存管理情況進行審計監督，檢查庫存管理制度的執行情況、庫存賬務處理的準確性、庫存物資的安全狀況等。2.內部審計部門不定期對庫存管理進行專項審計，對發現的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.公司管理層定期聽取庫存管理工作匯報，對庫存管理工作進行指導和監督，確保庫存管理目標的實現。（二）考核指標1.庫存準確率：考核庫存賬實相符的程度，計算公式為：庫存準確率=（賬實相符的物資數量/庫存物資總數量）×100%。2.庫存周轉率：反映庫存物資的周轉速度，計算公式為：庫存周轉率=主營業務成本/平均庫存余額。3.庫存成本控制率：考核庫存成本控制目標的完成情況，計算公式為：庫存成本控制率=（實際庫存成本/預算庫存成本）×100%。4.盤點差異率：考核盤點結果的準確性，計算公式為：盤點差異率=（盤盈盤虧金額/庫存物資總金額）×100