公司煙酒茶采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司煙酒茶采購行為，加強對采購過程的管理與監督，確保采購物品的質量、價格合理，滿足公司業務需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有部門因業務需要進行的煙酒茶采購活動。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司實際業務需求，合理安排煙酒茶的采購數量和品種，避免浪費。2.質量第一原則：所采購的煙酒茶必須符合國家相關質量標準及行業規范，確保品質優良。3.公開透明原則：采購過程應嚴格遵循公開、公平、公正的原則，接受公司內部監督。4.成本效益原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購渠道和談判策略，降低采購成本，提高經濟效益。二、采購職責分工（一）采購部門1.負責根據各部門提交的采購申請，制定采購計劃并組織實施。2.尋找、篩選、評估合格的煙酒茶供應商，建立供應商檔案。3.與選定的供應商進行商務談判，簽訂采購合同，確保合同條款清晰、明確，符合公司利益。4.跟進采購訂單的執行情況，協調解決采購過程中出現的問題，確保按時、按質、按量完成采購任務。5.定期對采購工作進行總結與分析，不斷優化采購流程，提高采購效率。（二）需求部門1.根據本部門業務需要，提前向采購部門提交書面采購申請。申請應詳細說明煙酒茶的品種、規格、數量、預計使用時間等信息。2.參與采購過程中的供應商選擇、樣品確認等環節，提供專業意見和建議。3.負責對采購回來的煙酒茶進行驗收，如發現質量問題或數量不符，及時與采購部門溝通，并協助處理相關事宜。（三）財務部門1.審核采購申請及采購合同，確保采購行為符合公司財務制度和預算安排。2.負責采購款項的支付審核與結算工作，嚴格按照合同約定和公司財務流程進行操作。3.對采購成本進行核算與分析，為公司采購決策提供財務數據支持。（四）審計部門1.對采購活動進行定期或不定期審計，監督采購流程的合規性、采購合同的執行情況以及采購資金的使用效益。2.對采購過程中發現的違規行為進行調查，并提出處理建議，確保公司利益不受損害。三、采購流程（一）采購申請1.各需求部門應于每月[具體日期]前，將次月的煙酒茶采購需求以書面形式提交給采購部門。緊急需求應提前[X]個工作日提出，并說明原因。2.采購申請應經部門負責人簽字確認后，提交至采購部門。如涉及較大金額的采購申請，還需經過公司分管領導審批。（二）采購計劃制定采購部門收到采購申請后，應進行匯總分析，結合庫存情況，在[X]個工作日內制定詳細的采購計劃。采購計劃應明確采購物品的名稱、規格、數量、預計采購時間、采購預算等內容。（三）供應商選擇與評估1.根據采購計劃，采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，主要考察其經營資質、信譽狀況、產品質量、價格水平、售后服務等方面。篩選出[X]家左右的供應商作為候選對象。3.采購部門組織需求部門、財務部門等相關人員對候選供應商進行實地考察或樣品評估。考察內容包括供應商的生產經營場所、生產設備、質量控制體系等。評估樣品應涵蓋采購物品的不同規格和等級，確保能夠全面了解供應商的產品質量。4.根據考察和評估結果，對供應商進行綜合打分，選擇得分最高的供應商與公司建立合作關系。如得分最高的供應商因特殊原因無法合作，可依次選擇得分次高的供應商。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商進行商務談判，明確雙方的權利和義務，包括采購物品的規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式等條款。2.談判達成一致后，采購部門起草采購合同，經財務部門審核合同條款的合規性及財務風險后，提交至公司分管領導審批。審批通過后，加蓋公司公章與供應商簽訂合同。3.采購合同一式多份，采購部門、需求部門、財務部門等各留存一份，以便跟蹤執行和監督。（五）采購訂單執行1.采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物品的具體要求、交貨時間、交貨方式等內容。2.供應商應按照采購訂單的要求組織生產和發貨，并在規定時間內將貨物送達指定交貨地點。采購部門應及時跟進訂單執行情況，與供應商保持密切溝通，確保按時交貨。3.如因不可抗力或其他特殊原因導致供應商無法按時交貨，采購部門應及時與供應商協商解決，如調整交貨時間、更換運輸方式等，并將相關情況及時通知需求部門。（六）驗收1.采購的煙酒茶到貨前，需求部門應做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具等。2.貨物到貨后，驗收人員應按照采購合同和相關質量標準對貨物進行驗收。驗收內容包括貨物的品種、規格、數量、質量、包裝等方面。3.驗收合格后，驗收人員應填寫驗收報告，并簽字確認。如發現質量問題或數量不符，驗收人員應及時填寫《采購物品不合格報告》，并通知采購部門與供應商協商解決。4.需求部門在驗收過程中發現的問題未得到妥善解決之前，不得辦理入庫手續和支付貨款。（七）入庫與付款1.驗收合格的煙酒茶應及時辦理入庫手續。倉庫管理人員根據驗收報告和采購訂單，對貨物進行清點、核對無誤后，辦理入庫登記，并將貨物存放至指定倉庫區域。2.財務部門根據采購合同、驗收報告和入庫單等相關憑證，對采購款項進行審核。審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間安排支付貨款。3.如采購合同約定有預付款項，財務部門應在收到采購部門提交的預付款申請及相關審批文件后，按照付款流程進行支付。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門應根據公司年度業務計劃和各部門采購申請，會同財務部門編制年度煙酒茶采購預算。采購預算應明確各項采購物品的預計采購金額、采購時間、資金來源等內容。2.年度采購預算應經公司分管領導審核后，提交至公司總經理辦公會審議批準。批準后的采購預算作為公司年度采購工作的指導依據，不得隨意調整。（二）預算執行與監控1.采購部門應嚴格按照采購預算組織實施采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應提前向財務部門提交書面申請，說明調整原因、調整金額及預計對公司財務狀況的影響。2.財務部門負責對采購預算的執行情況進行監控，定期統計采購支出與預算的差異情況，并向公司管理層匯報。如發現預算執行偏差較大，應及時分析原因，采取有效措施進行糾正。五、供應商管理（一）供應商準入管理1.新供應商申請與公司合作時，應向采購部門提交以下資料：營業執照副本復印件、稅務登記證副本復印件、組織機構代碼證副本復印件、法定代表人身份證明書、授權委托書、產品質量檢驗報告、產品報價單、售后服務承諾等。2.采購部門對新供應商提交的資料進行初審，初審合格后組織相關人員對供應商進行實地考察或樣品評估。考察評估通過后，將供應商信息錄入公司供應商管理系統，并建立供應商檔案。3.只有通過公司準入審核的供應商，才能被納入公司合格供應商名錄，參與公司的采購活動。（二）供應商考核與評價1.采購部門定期（每季度）對供應商的供貨質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面進行考核評價。考核評價方式包括供應商自評、采購部門評價、需求部門評價等。2.根據考核評價結果，對供應商進行打分排名。對于考核評價得分較低的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改。如連續兩個季度考核評價得分仍未達到公司要求，采購部門有權暫停或終止與其合作。3.采購部門應定期對供應商考核評價結果進行總結分析，針對存在的問題及時調整供應商管理策略，不斷提高供應商整體水平。（三）供應商激勵與淘汰1.對于在供貨質量、交貨期、價格等方面表現優秀的供應商，公司將給予一定的激勵措施，如增加采購份額、優先支付貨款、頒發優秀供應商證書等。2.對于出現嚴重質量問題、交貨延遲、價格欺詐等違規行為，或連續兩個季度考核評價得分低于公司規定標準的供應商，公司將予以淘汰，并從合格供應商名錄中刪除。被淘汰的供應商在[X]年內不得再次申請加入公司合格供應商名錄。六、采購風險管理（一）質量風險1.采購部門應要求供應商提供產品質量合格證明文件，并在采購合同中明確質量標準和驗收方法。2.加強對采購物品的驗收環節管理，嚴格按照質量標準進行驗收。如發現質量問題，應及時與供應商協商解決，要求其更換產品或采取其他補救措施。3.定期對供應商的質量管理體系進行評估，確保供應商具備持續穩定提供合格產品的能力。（二）價格風險1.采購部門應通過市場調研、供應商報價比較、招標采購等方式，掌握市場價格動態，合理確定采購價格。2.與供應商簽訂價格調整條款，明確在市場價格波動較大時，雙方可協商調整采購價格的條件和方式。3.定期對采購價格進行分析評估，與市場價格進行對比，如發現價格偏高，應及時與供應商談判降價或尋找其他更合適的供應商。（三）交貨風險1.在采購合同中明確交貨時間、交貨地點、運輸方式等條款，并要求供應商提供詳細的交貨計劃。2.采購部門應提前與供應商溝通協調，確保其按時組織生產和發貨。同時，加強對訂單執行情況的跟蹤監控，及時掌握貨物運輸進度。3.如因不可抗力或其他特殊原因導致供應商無法按時交貨，采購部門應及時與供應商協商解決，制定替代方案，盡量減少對公司業務的影響。（四）合同風險1.采購合同簽訂前，應經財務部門、法務部門等相關人員審核，確保合同條款合法合規、權利義務明確。2.加強對采購合同執行過程的監督管理，跟蹤合同履行情況，及時發現并解決合同執行過程中出現的問題。3.定期對采購合同進行梳理和總結，分析合同執行過程中的風險點，采取有效措施加以防范和控制。七、監督與檢查（一）內部監督1.審計部門定期對采購活動進行審計檢查，重點審查采購流程的合規性、采購合同的執行情況、采購資金的使用效益等方面。2.采購部門應定期向公司管理層匯報采購工作進展情況，接受公司內部的監督與指導。3.公司員工如發現采購過程中存在違規行為或不合理現象，有權向采購部門、審計部門等相關部門舉報，公司將對舉報內容進行調查核實，并對舉報人給予保護和獎勵。（二）外部監督1.積極配合