單位內部加油卡管理制度一、總則（一）目的為加強單位內部加油卡的管理，規范加油卡的使用流程，確保加油卡使用的真實性、合理性和安全性，降低單位車輛運行成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于單位所有配備加油卡的車輛及相關使用人員。（三）基本原則1.合規性原則：加油卡的使用必須嚴格遵守國家法律法規及相關財務制度。2.真實性原則：加油記錄應真實反映車輛的實際加油情況，嚴禁虛報、假報。3.節約性原則：鼓勵合理使用加油卡，倡導節約能源，降低油耗成本。4.安全性原則：加強加油卡的保管和使用安全，防止丟失、被盜用等情況發生。二、加油卡的申請與辦理（一）申請流程1.車輛使用部門根據工作需要，填寫《加油卡申請表》，詳細注明申請加油卡的車輛車牌號、預計月使用油量、申請理由等信息。2.《加油卡申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至人事總監辦公室。3.人事總監對申請信息進行審核，重點審核申請理由的合理性、預計月使用油量的準確性等。審核通過后，報單位主管領導審批。4.單位主管領導審批同意后，申請表返回至人事總監辦公室，由人事總監安排專人負責辦理加油卡申請手續。（二）辦理要求1.辦理加油卡時，需提供單位有效證件（營業執照副本、組織機構代碼證等）及經辦人的有效身份證件。2.選擇信譽良好、服務規范的加油站辦理加油卡。辦理完成后，及時將加油卡信息錄入單位加油卡管理系統，包括加油卡卡號、密碼、所屬車輛等信息。3.加油卡辦理完成后，由人事總監辦公室統一領取加油卡，并進行妥善保管。三、加油卡的發放與啟用（一）發放流程1.加油卡辦理完成并錄入管理系統后，由人事總監辦公室通知車輛使用部門負責人領取加油卡。2.車輛使用部門負責人領取加油卡時，需在《加油卡領取登記表》上簽字確認。3.車輛使用部門負責人將加油卡發放給具體的車輛使用人員，并做好發放記錄，記錄內容包括發放日期、車輛使用人員姓名、加油卡卡號等。（二）啟用說明1.加油卡領取后，車輛使用人員應及時啟用加油卡。啟用時，需在加油站按照操作流程進行密碼修改等操作，確保加油卡的安全性。2.加油卡啟用后，即可正常用于車輛加油。四、加油卡的使用管理（一）加油操作規范1.車輛使用人員在加油站加油時，應主動出示加油卡，并告知加油員所加油品的型號、數量等信息。2.加油員加油完成后，車輛使用人員應仔細核對加油金額、加油數量等信息，并在加油站提供的加油憑證上簽字確認。3.嚴禁車輛使用人員自行保管加油憑證，加油憑證必須在每次加油后及時交回單位財務部門進行審核和報銷。（二）使用范圍限制1.加油卡僅限用于單位車輛加油，嚴禁將加油卡轉借他人使用或用于其他非車輛加油的消費。2.任何單位和個人不得利用加油卡進行套取現金、虛開發票等違法違規行為。（三）異常情況處理1.如發現加油卡丟失或被盜用，車輛使用人員應立即向單位保衛部門報告，并同時通知人事總監辦公室。人事總監辦公室應及時聯系加油站辦理掛失手續，防止加油卡被繼續冒用。2.對于加油卡使用過程中出現的其他異常情況，如加油金額異常、加油記錄與實際行駛里程不符等，車輛使用人員應及時向所在部門負責人報告，部門負責人應組織相關人員進行調查核實，并將調查結果及時反饋給人事總監辦公室和財務部門。五、加油卡的充值管理（一）充值申請1.車輛使用部門根據加油卡的實際使用情況，結合車輛月度行駛里程、油耗等因素，預估下一個充值周期的加油費用，并填寫《加油卡充值申請表》。2.《加油卡充值申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。3.財務部門對充值申請進行審核，主要審核充值金額的合理性、與車輛使用情況的匹配性等。審核通過后，報單位主管領導審批。（二）充值操作1.單位主管領導審批同意后，財務部門安排專人負責辦理加油卡充值手續。2.充值方式可選擇現金充值、轉賬充值等方式，具體充值方式應根據加油站的要求和單位財務制度執行。3.充值完成后，財務人員應及時將充值記錄錄入單位加油卡管理系統，包括充值日期、充值金額、充值方式等信息。（三）充值記錄核對1.每月末，財務部門應與加油站核對加油卡的充值記錄和消費記錄，確保充值金額與實際消費金額一致。2.如發現充值記錄與加油站消費記錄不一致的情況，財務部門應及時與加油站聯系，查明原因，并進行相應的調整。六、加油卡的賬務管理（一）賬務核算1.財務部門應按照財務制度，對加油卡的充值、消費等業務進行詳細的賬務核算。加油卡充值時，借記“預付賬款加油卡”科目，貸記“庫存現金”或“銀行存款”等科目；加油卡消費時，根據實際加油金額，借記“管理費用車輛使用費”等科目，貸記“預付賬款加油卡”科目。2.每月末，財務部門應編制加油卡使用情況報表，詳細反映當月加油卡的充值金額、消費金額、結余金額等信息，并報送單位主管領導和相關部門負責人。（二）報銷規定1.車輛使用人員憑加油站提供的有效加油憑證及《加油卡使用登記表》到財務部門辦理報銷手續。2.財務部門在審核報銷憑證時，應重點審核加油憑證的真實性、合法性、完整性，以及加油記錄與車輛使用情況的匹配性等。審核無誤后，按照單位財務制度進行報銷。3.對于不符合報銷規定的加油憑證，財務部門有權拒絕報銷，并要求車輛使用人員重新提供合規的報銷憑證。（三）審計監督1.單位內部審計部門應定期對加油卡的使用和管理情況進行審計監督，檢查加油卡的使用是否符合規定、充值記錄和消費記錄是否真實準確、賬務處理是否合規等。2.審計部門應根據審計結果出具審計報告，對于發現的問題，應提出整改建議，并跟蹤整改情況。七、加油卡的保管與維護（一）保管責任1.加油卡由車輛使用人員負責保管，車輛使用人員應妥善保管加油卡，防止加油卡丟失、損壞或被盜用。2.如因車輛使用人員保管不善導致加油卡出現問題，車輛使用人員應承擔相應的責任。（二）保管要求1.加油卡應存放在安全可靠的地方，避免與尖銳物品、磁性物品等接觸，防止加油卡損壞。2.加油卡密碼應嚴格保密，不得告知他人。車輛使用人員如需修改加油卡密碼，應按照加油站的操作流程進行操作。（三）維護管理1.定期對加油卡進行檢查，如發現加油卡有損壞、消磁等情況，應及時聯系加油站進行更換或維修。2.關注加油卡的有效期，在加油卡有效期屆滿前，及時辦理換卡手續，確保加油卡的正常使用。八、違規處理（一）違規行為界定1.未經批準擅自將加油卡轉借他人使用的。2.利用加油卡進行套取現金、虛開發票等違法違規行為的。3.加油卡使用記錄與實際情況嚴重不符，虛報、假報加油費用的。4.違反加油卡保管規定，導致加油卡丟失、被盜用的。5.其他違反本管理制度的行為。（二）處理措施1.對于發現的違規行為，所在部門應及時進行調查核實。一經查實，視情節輕重給予相應的處理：情節較輕的，給予警告處分，并責令違規人員限期改正，追回違規所得。情節較重的，給予記過、記大過處分，并處以一定金額的罰款；同時，對違規人員所在部門負責人進行問責。情節嚴重的，給予降職、撤職處分，直至解除勞動合同；構成違法犯罪的，依法移送司法機關處理。2.因違規行為給單位造成經濟損失