個人信息權限與管理制度總則1.目的本制度旨在規范公司對于員工個人信息的收集、使用、存儲、保護及權限管理，確保員工個人信息的安全與合法使用，維護員工的權益，同時符合相關法律法規及公司運營管理的要求。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司建立合作關系的外部人員，包括但不限于供應商、合作伙伴、客戶等。3.基本原則合法性原則：公司在處理員工個人信息時，嚴格遵守國家法律法規的規定，確保信息處理活動合法合規。正當性原則：公司僅在為實現合法的業務目的所必需的范圍內收集、使用員工個人信息，且確保信息處理行為具有正當性。必要性原則：公司收集、使用員工個人信息時，僅收集與業務相關的必要信息，避免過度收集。保密性原則：公司采取適當的安全措施，保護員工個人信息不被泄露、篡改或未經授權的訪問，確保信息的保密性。完整性原則：公司確保所處理的員工個人信息準確、完整，并及時更新，以保證信息的質量。透明性原則：公司向員工明確告知其個人信息處理的目的、方式、范圍等相關信息，確保員工的知情權。個人信息的收集1.收集范圍基本信息：包括員工的姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯系方式（如電話號碼、電子郵箱）等。入職信息：學歷、學位、畢業院校、專業、工作經歷、入職時間、職位等。薪酬福利信息：工資、獎金、津貼、補貼、福利政策等。考勤休假信息：考勤記錄、請假情況、加班記錄等。培訓與發展信息：參加的培訓課程、培訓成績、職業發展規劃等。績效考核信息：績效考核結果、業績評估等。其他信息：因工作需要收集的其他必要信息，如緊急聯系人信息等。2.收集方式入職登記：員工在入職時，需填寫《員工入職登記表》，提供上述基本信息及入職相關信息。日常工作記錄：各部門通過工作流程、系統記錄等方式，收集員工的考勤、業績、培訓等相關信息。主動提供：員工根據公司要求，主動提交個人相關信息，如學歷證書、職業資格證書等。系統錄入：公司將員工提供的信息錄入相關的人力資源管理系統或其他業務系統，確保信息的準確與及時更新。3.收集限制公司僅在法律允許的范圍內收集員工個人信息，不得強迫員工提供無關或超出業務必要的信息。對于敏感信息（如宗教信仰、政治觀點等），未經員工明確同意，公司不得收集。個人信息的使用1.使用目的人力資源管理：用于員工的招聘、錄用、培訓、績效考核、薪酬福利管理、職業發展規劃等人力資源管理活動。業務運營：為實現公司的業務目標，如客戶服務、項目管理、數據分析等，使用員工個人信息。合規要求：按照法律法規及監管要求，使用員工個人信息進行合規報告、審計等工作。2.使用方式內部共享：公司各部門之間根據工作需要，在授權范圍內共享員工個人信息，以確保工作的順利開展。例如，人力資源部門與財務部門共享員工薪酬信息，以便進行工資核算與發放；業務部門與人力資源部門共享員工業績信息，用于績效考核。數據分析：公司通過對員工個人信息進行匯總、分析，生成統計數據和分析報告，為公司的決策提供支持。例如，分析員工的培訓需求，制定針對性的培訓計劃；分析員工績效數據，優化績效考核體系。業務關聯方共享：在與供應商、合作伙伴、客戶等業務關聯方合作過程中，根據合作協議的約定，在必要范圍內共享員工個人信息，但需確保業務關聯方遵守保密義務。例如，與供應商共享員工的采購需求信息，以便供應商提供相應的產品或服務。3.使用限制公司使用員工個人信息僅用于實現上述明確的目的，不得將信息用于其他未經員工同意的用途。在使用員工個人信息時，不得泄露、出售或非法提供給第三方，除非獲得員工的明確授權或符合法律法規的規定。個人信息的存儲1.存儲方式公司采用安全可靠的信息技術手段存儲員工個人信息，包括但不限于服務器存儲、數據庫存儲等。存儲設備具備數據備份、災難恢復等功能，以確保數據的安全性與完整性。對于重要的個人信息，公司采取加密存儲措施，防止信息在存儲過程中被竊取或篡改。2.存儲期限公司按照法律法規及業務需要，確定員工個人信息的存儲期限。一般情況下，員工離職后，與勞動關系相關的個人信息將保留一定期限，以滿足離職手續辦理、勞動爭議處理等需求。對于其他個人信息，公司將在實現既定業務目的所需的最短時間內予以存儲，并在存儲期限屆滿后及時刪除或進行匿名化處理。3.存儲安全管理公司建立嚴格的存儲安全管理制度，限制訪問員工個人信息存儲設備的人員范圍，僅授權經過培訓且具有相應權限的人員進行操作。定期對存儲設備進行維護、檢查和更新，確保存儲系統的穩定性和安全性。及時安裝安全補丁，防范網絡攻擊、病毒感染等安全風險。制定數據備份計劃，定期對員工個人信息進行備份，并將備份數據存儲在安全的異地位置，以防止因自然災害、設備故障等原因導致數據丟失。個人信息的保護1.安全措施物理安全：對存儲員工個人信息的服務器、數據庫等設備，采取物理隔離、訪問控制、防火、防盜、防潮等措施，確保設備的安全運行。網絡安全：采用防火墻、入侵檢測系統、加密技術等網絡安全防護手段，防止外部非法網絡訪問和數據泄露。對公司內部網絡進行分段管理，限制不同人員的網絡訪問權限。數據安全：對員工個人信息進行分類分級管理，根據信息的敏感程度采取相應的安全保護措施。對涉及員工隱私的敏感信息，嚴格限制訪問和使用權限。人員安全：加強對員工的信息安全培訓，提高員工的信息安全意識，規范員工的信息處理行為。與員工簽訂保密協議，明確員工在信息保護方面的責任與義務。2.訪問控制公司建立完善的訪問控制機制，根據員工的工作職責和權限，賦予相應的個人信息訪問權限。員工只能訪問與其工作相關的個人信息，嚴禁越權訪問。對于高敏感信息，實行多級審批制度，只有經過授權的特定人員在必要情況下方可訪問，并進行詳細的操作記錄。定期對員工的訪問權限進行審查和調整，確保權限的合理性與必要性。當員工離職或崗位變動時，及時撤銷其不再需要的訪問權限。3.數據加密公司在傳輸和存儲員工個人信息時，采用加密技術對數據進行加密處理，確保數據在傳輸過程中和存儲狀態下均為密文形式，防止信息被竊取或篡改。對于涉及員工隱私的重要信息，如身份證號碼、工資信息等，使用高強度加密算法進行加密保護。在與業務關聯方共享個人信息時，要求對方采取相應的加密措施，確保信息在共享過程中的安全性。4.應急處理公司制定個人信息安全事件應急預案，明確應急處理流程和責任分工。一旦發生個人信息泄露、丟失或其他安全事件，能夠迅速啟動應急預案，采取有效的應急措施，最大限度地減少損失和影響。及時向員工通報安全事件的情況，并按照法律法規的要求向相關部門報告。積極配合相關部門進行調查和處理，采取措施防止事件的進一步擴大。對安全事件進行總結分析，查找原因，總結經驗教訓，及時完善信息安全管理制度和措施，防止類似事件再次發生。個人信息權限管理1.權限分類系統管理員權限：負責對人力資源管理系統等相關信息系統進行維護、管理和權限設置，確保系統的正常運行和數據安全。系統管理員可以進行系統配置、用戶管理、數據備份與恢復等操作，但一般不直接訪問員工個人敏感信息。部門主管權限：部門主管有權訪問和管理本部門員工的個人信息，包括基本信息、考勤業績、培訓發展等方面的信息。部門主管主要負責對本部門員工的工作情況進行監督、考核和管理，并根據工作需要進行信息的查詢與統計。普通員工權限：普通員工僅能訪問和查看自己的個人信息，如基本資料、薪酬明細、考勤記錄等。員工在權限范圍內可以對自己的部分信息進行修改和更新，如聯系方式、緊急聯系人信息等。特殊權限：對于某些涉及公司機密或特殊業務需求的個人信息訪問權限，如涉及公司核心項目的員工信息、財務敏感信息等，公司將根據具體情況，授予特定人員特殊權限，并嚴格進行權限審批和監控。2.權限申請與審批員工因工作需要申請超出其默認權限范圍的個人信息訪問權限時，需填寫《個人信息權限申請表》，詳細說明申請權限的原因、目的及所需訪問的信息內容。申請表提交至所在部門主管進行初審，部門主管根據員工的工作實際需求進行審核，并簽署意見。對于涉及跨部門或特殊業務需求的權限申請，還需提交相關業務部門負責人進行會簽。經部門主管及相關業務部門負責人審核通過后，申請表提交至人力資源部門進行最終審批。人力資源部門綜合考慮公司信息安全政策、業務需求及員工權限的合理性等因素，決定是否批準權限申請。對于特殊權限的申請，需經公司高層領導審批同意后方可授予。審批過程中，需嚴格審查申請的必要性和合法性，確保權限授予符合公司的整體利益和信息安全要求。3.權限變更與撤銷當員工的工作職責發生變動、崗位晉升或離職等情況時，其個人信息訪問權限應相應進行變更或撤銷。員工所在部門應及時通知人力資源部門員工的崗位變動情況，人力資源部門根據變動情況調整員工的權限，并在系統中進行相應的操作記錄。對于離職員工，人力資源部門在辦理離職手續時，應立即撤銷其所有的個人信息訪問權限，確保離職員工無法再訪問公司的員工個人信息。如有員工長期未使用超出默認權限范圍的個人信息訪問權限，人力資源部門有權對其權限進行審查和調整，以確保權限設置的合理性和有效性。員工權利與義務1.員工權利知情權：員工有權了解公司收集、使用、存儲其個人信息的目的、方式、范圍等相關信息，公司應向員工提供清晰、明確的信息說明。訪問權：員工有權按照本制度規定的權限范圍，訪問自己的個人信息，包括基本資料、薪酬明細、考勤記錄等。對于員工的訪問申請，公司應在合理時間內予以響應和處理。修改權：員工發現其個人信息存在錯誤或不完整時，有權要求公司及時進行更正和補充。公司應在收到員工修改申請后的合理時間內，對相關信息進行核實并修改。刪除權：在符合法律法規規定的情況下，員工有權要求公司刪除其個人信息。公司應在收到員工刪除申請后的合理時間內，按照規定程序對相關信息進行刪除處理。投訴權：員工如發現公司存在違反本制度或法律法規規定處理其個人信息的行為，有權向公司提出投訴，公司應及時進行調查和處理，并向員工反饋處理結果。2.員工義務配合提供信息義務：員工應按照公司要求，如實提供個人信息，確保所提供信息的真實性、準確性和完整性。保密義務：員工應對公司因工作需要而知曉的其他員工個人信息予以保密，不得泄露、傳播或非法使用。在離職后，仍需遵守與公司簽訂的保密協議，履行保密義務。遵守制度義務：員工應遵守公司制定的個人信息權限與管理制度，不得擅自越權訪問、篡改或刪除個人信息，不得利用個人信息從事任何損害公司利益或其他員工權益的行為。監督與檢查1.內部監督公司成立由人力資源部門牽頭，各相關部門參與的個人信息管理監督小組，定期對公司個人信息的收集、使用、存儲、保護及權限管理情況進行內部監督檢查。監督小組通過查閱文件資料、系統審計、實地檢查等方式，檢查各部門是否嚴格遵守本制度規定，是否存在信息安全隱患和違規操作行為。對于監督檢查中發現的問題，監督小組應及時向相關部門發出整改通知，要求限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。2.外部審計公司定期聘請專業的第三方審計機構對公司個人信息管理情況進行審計，確保公司的信息處理活動符合法律法規及監管要求。外部審計機構應根據審計準則和相關法律法規，對公司個人信息的收集、使用、存儲、保護及權限管理等方面進行全面審計，并出具審計報告。公司應認真對待外部審計機構提出的意見和建議，及時采取措施進行改進和完善，不斷提升公司個人信息管理水平。3.違規處理