辦公室合理設(shè)備管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司辦公室設(shè)備的管理，確保設(shè)備的正常使用，提高設(shè)備的使用效率，降低設(shè)備的損耗，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有辦公室設(shè)備，包括但不限于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀、辦公家具等。3.管理原則遵循“統(tǒng)一管理、合理調(diào)配、定期維護(hù)、節(jié)約使用”的原則，確保設(shè)備資源的有效利用和資產(chǎn)的安全完整。設(shè)備采購(gòu)與配置1.需求申請(qǐng)各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公室設(shè)備需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至行政部門。2.采購(gòu)審批行政部門收到需求申請(qǐng)后，進(jìn)行匯總整理，并根據(jù)公司預(yù)算和實(shí)際情況進(jìn)行初步審核。對(duì)于金額較大或重要設(shè)備的采購(gòu)，需提交公司管理層審批。3.采購(gòu)實(shí)施經(jīng)審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)按照公司采購(gòu)流程進(jìn)行設(shè)備采購(gòu)。優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。采購(gòu)過程中要嚴(yán)格控制成本，確保所采購(gòu)設(shè)備符合公司要求。4.設(shè)備配置設(shè)備采購(gòu)到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，按照各部門的需求進(jìn)行合理配置，并填寫《辦公室設(shè)備配置登記表》，記錄設(shè)備的型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、配置時(shí)間、使用部門等信息。設(shè)備使用與維護(hù)1.使用規(guī)范各部門負(fù)責(zé)本部門設(shè)備的日常使用管理，指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備的操作和維護(hù)。使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或拆卸設(shè)備部件。保持設(shè)備的清潔衛(wèi)生，定期擦拭設(shè)備表面，防止灰塵、污漬等影響設(shè)備性能。設(shè)備使用過程中如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)通知行政部門安排維修。嚴(yán)禁在設(shè)備故障未排除的情況下繼續(xù)使用，以免造成更大的損壞。2.維護(hù)保養(yǎng)行政部門制定設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容包括設(shè)備清潔、檢查、調(diào)試、更換零部件等，確保設(shè)備處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。對(duì)于重要設(shè)備或關(guān)鍵設(shè)備，應(yīng)建立維護(hù)保養(yǎng)檔案，記錄設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)情況、維修記錄、更換零部件等信息。根據(jù)設(shè)備的使用情況和使用壽命，及時(shí)對(duì)設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，確保公司辦公設(shè)備的先進(jìn)性和適用性。3.維修管理設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)填寫《辦公室設(shè)備維修申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、使用設(shè)備的部門及人員等信息，提交至行政部門。行政部門接到維修申請(qǐng)后，及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。對(duì)于一般性故障，維修人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)修復(fù)；對(duì)于復(fù)雜故障或需更換零部件的情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，確保設(shè)備盡快恢復(fù)正常使用。維修完成后，維修人員應(yīng)填寫《辦公室設(shè)備維修記錄單》，記錄維修情況、更換零部件等信息，并由使用人員簽字確認(rèn)。維修費(fèi)用由行政部門統(tǒng)一結(jié)算，對(duì)于因人為原因造成設(shè)備損壞的，維修費(fèi)用由責(zé)任人承擔(dān)。設(shè)備借用與歸還1.借用申請(qǐng)因工作需要借用公司辦公室設(shè)備的，需填寫《辦公室設(shè)備借用申請(qǐng)表》，注明借用設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、借用時(shí)間、借用用途及預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至行政部門。2.借用審批行政部門收到借用申請(qǐng)后，根據(jù)設(shè)備的使用情況和借用需求進(jìn)行審批。對(duì)于重要設(shè)備或影響正常辦公的設(shè)備，需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后方可借用。3.借用手續(xù)借用申請(qǐng)經(jīng)審批通過后，借用人員到行政部門辦理借用手續(xù)，領(lǐng)取設(shè)備。行政部門應(yīng)向借用人員詳細(xì)說明設(shè)備的使用注意事項(xiàng)，并要求借用人員在《辦公室設(shè)備借用登記表》上簽字確認(rèn)。4.歸還要求借用人員應(yīng)按照借用申請(qǐng)表上注明的歸還時(shí)間及時(shí)歸還設(shè)備。歸還時(shí)，行政部門應(yīng)對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備有損壞或丟失情況，借用人員應(yīng)照價(jià)賠償。設(shè)備盤點(diǎn)與清查1.定期盤點(diǎn)行政部門定期組織對(duì)公司辦公室設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)，原則上每半年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、型號(hào)、規(guī)格、使用狀態(tài)、存放地點(diǎn)等信息。2.盤點(diǎn)方法采用實(shí)地盤點(diǎn)的方法，對(duì)設(shè)備逐一進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)。盤點(diǎn)過程中，要認(rèn)真填寫《辦公室設(shè)備盤點(diǎn)表》，記錄設(shè)備的實(shí)際情況。3.清查結(jié)果處理盤點(diǎn)結(jié)束后，行政部門對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行匯總分析，編制《辦公室設(shè)備盤點(diǎn)報(bào)告》。對(duì)于盤盈、盤虧的設(shè)備，要查明原因，提出處理意見，報(bào)公司管理層審批后進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。設(shè)備報(bào)廢與處置1.報(bào)廢條件符合下列條件之一的辦公室設(shè)備，可申請(qǐng)報(bào)廢：已超過規(guī)定使用年限，且設(shè)備性能嚴(yán)重下降，無法正常使用的；因技術(shù)進(jìn)步或其他原因，已被淘汰且無使用價(jià)值的；設(shè)備損壞嚴(yán)重，經(jīng)維修后仍無法正常使用的；因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е略O(shè)備損壞，已無修復(fù)價(jià)值的。2.報(bào)廢申請(qǐng)各部門填寫《辦公室設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明設(shè)備報(bào)廢原因、設(shè)備名稱、型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置時(shí)間、使用情況等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至行政部門。3.報(bào)廢鑒定行政部門收到報(bào)廢申請(qǐng)后，組織相關(guān)技術(shù)人員對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的設(shè)備進(jìn)行鑒定。鑒定人員應(yīng)根據(jù)設(shè)備的實(shí)際情況，出具鑒定意見，確認(rèn)設(shè)備是否符合報(bào)廢條件。4.報(bào)廢審批經(jīng)鑒定符合報(bào)廢條件的設(shè)備，行政部門填寫《辦公室設(shè)備報(bào)廢審批表》，連同報(bào)廢申請(qǐng)及鑒定意見一并提交公司管理層審批。5.報(bào)廢處置設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，行政部門負(fù)責(zé)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處置。報(bào)廢設(shè)備可采取變賣、捐贈(zèng)、拆解等方式進(jìn)行處理，處置收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門。設(shè)備檔案管理1.檔案建立行政部門負(fù)責(zé)建立公司辦公室設(shè)備檔案，對(duì)每臺(tái)設(shè)備的采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、借用記錄、盤點(diǎn)報(bào)告、報(bào)廢申請(qǐng)及審批文件等資料進(jìn)行歸檔管理。2.檔案內(nèi)容設(shè)備檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：設(shè)備基本信息：設(shè)備名稱、型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置時(shí)間、生產(chǎn)廠家、購(gòu)置價(jià)格等；設(shè)備配置信息：設(shè)備配置時(shí)間、使用部門、使用人員等；設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄：維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、維護(hù)保養(yǎng)情況、更換零部件記錄等；設(shè)備維修記錄：維修申請(qǐng)表、維修記錄單、維修費(fèi)用結(jié)算等；設(shè)備借用記錄：借用申請(qǐng)表、借用登記表、歸還記錄等；設(shè)備盤點(diǎn)記錄：盤點(diǎn)表、盤點(diǎn)報(bào)告等；設(shè)備報(bào)廢記錄：報(bào)廢申請(qǐng)表、鑒定意見、報(bào)廢審批表、報(bào)廢處置記錄等。3.檔案保管與查閱設(shè)備檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案資料的完整和安全。因工作需要查閱設(shè)備檔案的，需填寫《辦公室設(shè)備檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱人員不得擅自復(fù)印、涂改、損毀檔案資料。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自使用、損壞、丟失公司辦公室設(shè)備的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于批評(píng)教育、罰款、賠償損失等。2.對(duì)于因管理不善導(dǎo)致公司辦公室設(shè)備出現(xiàn)重大損