子公司檔案分級管理制度一、總則（一）目的為加強子公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，根據國家有關法律法規和公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司下屬各子公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統一管理原則：子公司檔案由子公司綜合管理部門集中統一管理，確保檔案管理工作的規范性和一致性。2.分類管理原則：根據檔案的形成領域、內容和載體形式等進行分類，便于檔案的整理、保管和利用。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：優化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為子公司各項工作提供便捷的檔案服務。二、檔案分級標準（一）一級檔案1.公司章程、股東會議記錄、董事會決議、監事會決議等公司治理文件。2.年度財務預算、決算報告，財務審計報告，稅務資料等重要財務檔案。3.公司重大投資項目文件，包括項目可行性研究報告、投資協議、合同等。4.公司重要人事任免文件，員工勞動合同、薪酬福利文件等核心人事檔案。5.公司知識產權文件，如專利證書、商標注冊文件、著作權登記文件等。6.涉及公司重大訴訟、仲裁案件的文件。（二）二級檔案1.子公司年度工作計劃、總結，各部門工作計劃、總結等工作規劃性文件。2.各類業務合同，包括銷售合同、采購合同、租賃合同等，金額較大或涉及重要業務的合同。3.重要客戶資料，如客戶檔案、合作協議等，對公司業務有重大影響的客戶相關文件。4.公司內部規章制度、管理辦法等規范性文件。5.公司固定資產檔案，包括購置合同、產權證書、使用記錄等。6.公司參與的重要行業會議、研討會的文件資料。（三）三級檔案1.一般性業務文件，如業務報表、統計數據、工作匯報等。2.日常行政文件，如通知、通報、請示、批復等。3.一般性人事文件，如員工考勤記錄、培訓記錄、績效考核表等。4.一般性合同文件，金額較小、業務常規的合同。5.公司一般性活動的文件資料，如會議紀要、活動照片等。（四）四級檔案1.臨時性文件，如一次性的工作方案、臨時通知等。2.一般性資料，如宣傳資料、產品說明書等。3.已過保管期限且無留存價值的文件。三、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.負責制定和完善子公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理子公司各類檔案，指導和監督各部門的檔案管理工作。3.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作。4.建立檔案檢索系統，負責檔案的查詢、借閱、歸還等服務工作。5.定期對檔案進行鑒定，提出檔案保管期限的調整意見，對已過保管期限且無留存價值的檔案進行銷毀處理。6.負責檔案庫房的管理，確保檔案存儲環境安全、整潔。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案資料的完整、準確。2.按照檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交應歸檔的檔案。3.配合綜合管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作，在規定范圍內提供檔案資料。4.負責本部門檔案的安全保管，采取必要的防護措施，防止檔案丟失、損壞和泄密。四、檔案收集與整理（一）收集范圍各部門應按照檔案分級標準，及時收集本部門在工作活動中形成的各種文件材料，包括紙質文件、電子文件、圖表、聲像資料等。（二）收集要求1.歸檔的文件材料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章手續完備。2.電子文件應采用通用格式存儲，確保長期可讀，并按照檔案管理要求進行命名和分類。3.聲像資料應配有文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息。（三）整理方法1.按照檔案分級標準進行分類，同一級別的檔案再按照年度、保管期限等進行排列。2.對每份文件材料進行編號，編制檔案目錄，包括文件題名、編號、日期、保管期限等信息。3.紙質文件應進行裝訂，保持整齊、牢固，便于保管和查閱。五、檔案保管（一）庫房建設1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節設備、防蟲藥品等設施。（二）檔案上架1.按照檔案分類順序，將整理好的檔案上架存放，便于查找和管理。2.建立檔案存放位置索引，標明檔案的類別、年度、保管期限等信息，方便快速定位。（三）保管期限1.一級檔案保管期限為永久。2.二級檔案保管期限為[X]年。3.三級檔案保管期限為[X]年。4.四級檔案保管期限為[X]年。（四）定期檢查1.綜合管理部門應定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，每季度進行一次抽查。2.檢查內容包括檔案的保管狀況、數量、完整性等，發現問題及時采取措施進行處理。六、檔案利用（一）借閱權限1.一級檔案的借閱需經子公司總經理批準。2.二級檔案的借閱需經子公司分管領導批準。3.三級檔案的借閱需經部門負責人批準。4.四級檔案的借閱需經綜合管理部門負責人批準。（二）借閱手續1.借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數量、用途、借閱期限等信息。2.經批準后，借閱人到綜合管理部門辦理借閱手續，領取檔案。3.借閱人應對借閱的檔案妥善保管，不得轉借、涂改、污損、丟失，按時歸還。（三）查閱利用1.因工作需要查閱檔案的，查閱人應填寫《檔案查閱登記表》，經批準后在綜合管理部門指定地點查閱。2.查閱檔案時，應保持安靜，愛護檔案，不得在檔案上圈劃、批注、抽取、撤換等。3.如需復印檔案，應經綜合管理部門負責人批準，并按規定辦理復印手續。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人、相關業務部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限、重要程度、現實利用價值等因素，對檔案進行鑒定。2.對已過保管期限且無留存價值的檔案，經鑒定小組審核后，提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、數量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經子公司總經理批準后，由綜合管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告子公司總經理。八、檔案信息化管理（一）系統建設建立子公司檔案管理信息系統，實現檔案的電子化管理，包括檔案的錄入、存儲、檢索、借閱等功能。（二）數據錄入1.綜合管理部門負責將紙質檔案和電子檔案的相關信息錄入檔案管理信息系統，確保數據準確、完整。2.定期對檔案管理信息系統的數據進行備份，防止數據丟失。（三）系統維護1.安排專人負責檔案管理信息系統的日常維護和管理，確保系