施工項(xiàng)目文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)施工項(xiàng)目文件管理，確保項(xiàng)目文件的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于文件的查閱、利用和保存，提高項(xiàng)目管理效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有施工項(xiàng)目文件的管理，包括項(xiàng)目前期文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件等各類與項(xiàng)目相關(guān)的文件資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則項(xiàng)目文件由項(xiàng)目綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保文件的歸口清晰，便于查找和使用。2.全過程管理原則文件管理貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的全過程，從項(xiàng)目策劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收，每個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件都應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集、整理和歸檔。3.真實(shí)性和完整性原則文件應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，內(nèi)容完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全。4.便于利用原則文件的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等應(yīng)便于查詢和利用，滿足項(xiàng)目管理和后期維護(hù)的需要。二、文件管理職責(zé)（一）項(xiàng)目綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善項(xiàng)目文件管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督項(xiàng)目各部門、各參建單位的文件管理工作。3.負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)和保管等工作。4.負(fù)責(zé)建立項(xiàng)目文件目錄索引和電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的信息化管理。5.負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目文件的借閱、查閱和歸還工作，并做好記錄。6.負(fù)責(zé)項(xiàng)目竣工文件的審核、整理和歸檔工作，向公司檔案管理部門移交項(xiàng)目檔案。（二）項(xiàng)目各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生文件的收集、整理和初步審核工作，并定期移交項(xiàng)目綜合管理部門。2.協(xié)助項(xiàng)目綜合管理部門做好文件的分類、編號(hào)、裝訂等工作。3.按照規(guī)定的程序和要求，及時(shí)辦理文件的借閱、查閱手續(xù)。4.負(fù)責(zé)本部門文件的保密工作，防止文件丟失、損壞和泄露。（三）項(xiàng)目參建單位職責(zé)1.按照合同要求和本制度規(guī)定，負(fù)責(zé)本單位產(chǎn)生文件的收集、整理、歸檔工作，并向項(xiàng)目綜合管理部門移交。2.配合項(xiàng)目綜合管理部門做好項(xiàng)目文件的審核、整理和歸檔工作。3.遵守項(xiàng)目文件管理的各項(xiàng)規(guī)定，接受項(xiàng)目綜合管理部門的監(jiān)督和檢查。三、文件分類與編號(hào)（一）文件分類施工項(xiàng)目文件分為以下幾類：1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件等。2.施工過程文件施工管理文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、施工進(jìn)度計(jì)劃等。施工技術(shù)文件：施工圖紙、技術(shù)規(guī)范、施工記錄、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。施工安全文件：安全管理制度、安全檢查記錄、安全教育培訓(xùn)資料、安全事故報(bào)告等。施工質(zhì)量文件：質(zhì)量管理體系文件、質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定資料、質(zhì)量問題處理記錄等。施工物資文件：物資采購(gòu)計(jì)劃、物資進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收記錄、物資質(zhì)量證明文件等。3.竣工驗(yàn)收文件包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖紙、工程質(zhì)量保修書、工程結(jié)算資料等。4.其他文件與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、來往信函、合同協(xié)議、審計(jì)報(bào)告等。（二）文件編號(hào)1.文件編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和可擴(kuò)展性的原則。2.編號(hào)格式為：項(xiàng)目名稱分類代碼年份順序號(hào)。項(xiàng)目名稱：填寫項(xiàng)目全稱。分類代碼：按照文件分類，用大寫字母表示，如“QP”表示項(xiàng)目前期文件，“SG”表示施工過程文件等。年份：用四位數(shù)字表示文件產(chǎn)生的年份。順序號(hào)：按照文件產(chǎn)生的先后順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字依次編號(hào)。3.示例：[項(xiàng)目名稱]SG2023001，表示該文件是[項(xiàng)目名稱]施工過程文件中的第1份文件，產(chǎn)生于2023年。四、文件的形成與收集（一）文件形成1.項(xiàng)目各部門、各參建單位應(yīng)按照項(xiàng)目管理的要求和工作流程，及時(shí)形成各類文件。文件內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定，語言規(guī)范，字跡清晰，簽字蓋章齊全。2.文件形成過程中，應(yīng)確保文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，嚴(yán)禁偽造、篡改文件內(nèi)容。（二）文件收集1.項(xiàng)目各部門、各參建單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的收集工作，定期將本部門、本單位產(chǎn)生的文件收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件應(yīng)包括紙質(zhì)文件和電子文件，電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。3.對(duì)于外來文件，如上級(jí)部門的文件、設(shè)計(jì)單位的圖紙、供應(yīng)商的資料等，應(yīng)及時(shí)簽收、登記，并進(jìn)行分類整理。五、文件的整理與歸檔（一）文件整理1.項(xiàng)目綜合管理部門收到各部門、各參建單位移交的文件后，應(yīng)按照文件分類和編號(hào)要求，對(duì)文件進(jìn)行進(jìn)一步整理。2.整理文件時(shí)，應(yīng)檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的文件應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.對(duì)于同一事項(xiàng)的文件，應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，確保文件的連貫性和系統(tǒng)性。（二）文件歸檔1.整理后的文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，歸檔文件應(yīng)一式兩份，一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行裝訂、編目，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明項(xiàng)目名稱、文件類別、年份等信息。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，便于查詢和管理。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、文件的保管與存儲(chǔ)（一）保管要求1.項(xiàng)目綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的文件保管場(chǎng)所，確保文件的安全存放。保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.對(duì)重要文件應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等，防止文件泄露或損壞。3.定期對(duì)文件進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保文件的數(shù)量和完整性。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞或變質(zhì)，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)文件應(yīng)按照檔案管理的規(guī)范進(jìn)行存儲(chǔ)，采用檔案盒、檔案柜等方式進(jìn)行分類存放。2.電子文件應(yīng)按照文件分類和編號(hào)，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)。存儲(chǔ)格式應(yīng)便于計(jì)算機(jī)讀取和處理，如PDF、DOC、XLS等。3.對(duì)于大型項(xiàng)目或文件數(shù)量較多的項(xiàng)目，可采用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，實(shí)現(xiàn)文件的電子化檢索和利用。七、文件的借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱項(xiàng)目文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交項(xiàng)目綜合管理部門審批。2.項(xiàng)目綜合管理部門對(duì)《文件借閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，對(duì)于涉及項(xiàng)目機(jī)密或重要文件的借閱，應(yīng)報(bào)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批。3.經(jīng)審批同意后，借閱人到項(xiàng)目綜合管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取借閱文件。借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還文件，如需延期，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、損壞或丟失。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向項(xiàng)目綜合管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）查閱1.因工作需要查閱項(xiàng)目文件的，可直接到項(xiàng)目綜合管理部門查閱。查閱人應(yīng)填寫《文件查閱登記表》，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.項(xiàng)目綜合管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，協(xié)助查閱人查找所需文件。查閱人應(yīng)在規(guī)定的場(chǎng)所查閱文件，不得擅自將文件帶出查閱場(chǎng)所。3.查閱人如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)項(xiàng)目綜合管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。復(fù)印或摘錄的文件應(yīng)注明出處，并妥善保管。八、文件的保密與銷毀（一）保密1.項(xiàng)目文件涉及項(xiàng)目機(jī)密、商業(yè)秘密等重要信息，所有接觸項(xiàng)目文件的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露文件內(nèi)容。2.對(duì)涉及保密的文件，應(yīng)在文件上加蓋“保密”標(biāo)識(shí)，并采取相應(yīng)的保密措施，如限制查閱范圍、加密存儲(chǔ)等。3.加強(qiáng)對(duì)文件管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，防止因人員疏忽導(dǎo)致文件泄露。（二）銷毀1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的項(xiàng)目文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀文件前，應(yīng)填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批。2.項(xiàng)目綜合管理部門負(fù)責(zé)組織文件的銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息。3.文件銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)。銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。九、文件管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目文件管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保項(xiàng)目文件管理符合本制度要求。2.項(xiàng)目綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目各部門、各參建單位的文件管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.文件管理制度的執(zhí)行情況，包括文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、借閱、查閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)。2.文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，檢查文件內(nèi)容是否齊全、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、簽字蓋章是否完備等。3.文件管理設(shè)施的配備和使用情況，如保管場(chǎng)所的條件、存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀況等。4.文件管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心，檢查文件管理人員是否熟悉文件管理流程和規(guī)定，是否認(rèn)真履行職責(zé)。（三）問題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)《文件管理整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)存在的問題，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，按時(shí)完成