培訓機構備用金管理制度一、總則（一）目的為規范培訓機構備用金的使用與管理，提高資金使用效率，保障培訓業務的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本培訓機構內涉及備用金使用的所有部門和人員。（三）基本原則1.專款專用原則：備用金應專門用于與培訓業務直接相關的臨時性、緊急性支出，不得挪作他用。2.限額管理原則：根據各部門業務需求和實際情況，設定合理的備用金限額，嚴格控制備用金規模。3.規范審批原則：備用金的支取、使用和報銷均需按照規定的審批流程進行，確保手續完備、合規。4.及時核銷原則：備用金使用者應在規定時間內辦理報銷手續，及時核銷備用金，不得長期掛賬。二、備用金的設立與限額（一）設立部門及人員1.培訓項目執行部門：主要負責培訓課程現場所需的一些臨時性費用支出，如小額辦公用品采購、培訓資料的緊急印刷等。2.市場推廣部門：用于在市場活動中突發的小額費用，如宣傳資料的臨時補充、活動現場的物料采購等。3.行政后勤部門：處理一些日常辦公中不可預見的小額維修、應急采購等費用。（二）備用金限額設定1.根據各部門的業務規模和歷史支出情況，綜合考慮培訓項目的頻次、市場活動的規模以及行政后勤工作的復雜程度，確定以下備用金限額：培訓項目執行部門：每次培訓項目備用金限額為[X]元。市場推廣部門：每月備用金限額為[X]元。行政后勤部門：每季度備用金限額為[X]元。三、備用金的支取（一）支取流程1.備用金申請人填寫《備用金申請表》，詳細說明支取備用金的用途、金額，并附上相關的預算或費用預估明細。2.將申請表提交至所在部門負責人審批，部門負責人需對申請事項的真實性、必要性進行審核，并簽署意見。3.部門負責人審批通過后，申請表流轉至財務部門。財務部門根據備用金限額及相關規定進行復核，確認無誤后，由財務負責人簽字批準。4.申請人憑經批準的《備用金申請表》到財務部門領取備用金。財務人員按照批準金額支付現金或通過銀行轉賬方式將備用金轉入申請人指定的賬戶。（二）支取注意事項1.備用金申請人必須為培訓機構正式員工，且具備完全民事行為能力。2.申請表內容應填寫完整、清晰，不得涂改。如有涂改，需重新填寫申請表并按流程審批。3.支取備用金時，原則上應采用銀行轉賬方式支付至申請人賬戶。如確需支取現金，應嚴格遵守現金管理規定，確保資金安全。四、備用金的使用（一）使用范圍1.培訓業務相關培訓場地布置所需的小額裝飾材料、道具等費用。培訓過程中臨時發生的學員獎品、證書制作費用。培訓教師的臨時交通、餐飲補貼等。2.市場推廣活動活動現場的小型道具、宣傳禮品采購費用。市場調研過程中的小額資料費、調研人員的交通補貼等。3.行政后勤保障辦公設備的緊急維修費用，如打印機墨盒更換、電腦硬件小故障維修等。日常辦公文具、耗材的臨時采購費用。突發的水電費、通訊費等小額費用支出。（二）使用要求1.備用金使用者應嚴格按照申請用途使用備用金，不得擅自改變用途。如因特殊情況需要變更用途，必須重新填寫《備用金申請表》，并按規定流程審批。2.每一筆備用金支出都應取得合法、有效的原始憑證，如發票、收據等。原始憑證應注明支出日期、內容、金額、付款單位等信息，并加蓋收款單位公章或財務專用章。3.備用金使用者應妥善保管好備用金支出的相關憑證，以便及時辦理報銷手續。五、備用金的報銷（一）報銷流程1.備用金使用者在完成相關業務后，應及時整理備用金支出的原始憑證，并填寫《備用金報銷單》。報銷單應詳細列出每筆支出的日期、用途、金額、對應的原始憑證號碼等信息。2.將填寫好的《備用金報銷單》及原始憑證一并提交至所在部門負責人進行初審。部門負責人需對報銷事項的真實性、合理性進行審核，并簽署意見。3.部門負責人初審通過后，報銷單流轉至財務部門。財務人員按照財務制度和相關規定對報銷憑證進行審核，重點審核憑證的真實性、合法性、完整性以及報銷金額是否符合預算和規定標準。審核無誤后，由財務負責人簽字批準。4.財務部門根據批準的報銷金額，以現金或銀行轉賬方式將報銷款項支付給備用金使用者，同時沖減其備用金借款。（二）報銷期限1.備用金使用者應在業務完成后的[X]個工作日內辦理報銷手續。如遇特殊情況無法及時報銷，應提前向財務部門說明原因，并獲得批準。2.超過報銷期限未辦理報銷手續的，財務部門將從備用金使用者的工資中扣除相應金額，直至備用金借款核銷完畢。（三）報銷注意事項1.報銷憑證必須真實、合法、有效。如發現虛假報銷行為，將按照公司相關規定嚴肅處理，追回已報銷款項，并追究當事人的責任。2.報銷金額應與備用金借款金額一致。如有差額，應說明原因并經相關領導批準后進行調整。3.原始憑證應粘貼整齊、牢固，便于審核和查閱。如原始憑證較多，可使用粘貼單進行粘貼。六、備用金的盤點與清查（一）盤點周期1.財務部門每月末對各部門的備用金進行盤點，確保備用金賬實相符。2.每年年末，組織一次全面的備用金清查工作，對全年備用金的使用情況進行詳細審查。（二）盤點方法1.實地盤點：財務人員與備用金使用者共同對備用金進行實地清點，核對現金余額與備用金借款余額是否一致。2.賬目核對：檢查備用金的收支記錄是否完整、準確，與相關憑證和報銷單據進行核對。（三）清查結果處理1.如發現備用金賬實不符，應及時查明原因。屬于正常業務支出未及時報銷的，應督促備用金使用者盡快辦理報銷手續；屬于現金短缺或其他違規行為的，應按照公司規定進行處理，并追究相關人員的責任。2.對于備用金清查中發現的問題，應形成書面報告，提交給公司管理層。報告內容應包括清查情況、問題分析、處理建議等。七、備用金的監督與檢查（一）內部監督1.財務部門負責對備用金的使用和管理進行日常監督，定期檢查備用金的收支情況、報銷憑證的合規性等。2.審計部門不定期對備用金進行專項審計，審查備用金管理制度的執行情況，發現問題及時提出整改意見。（二）外部監督1.接受稅務、審計等相關部門的監督檢查，確保備用金的使用符合國家法律法規和財務制度的要求。2.積極配合外部監督檢查工作，如實提供備用金的相關資料和信息。八、違規處理（一）違規行為界定1.未經批準擅自支取備用金。2.挪用備用金用于非規定用途。3.虛假報銷備用金。4.未按規定期限辦理備用金報銷手續。5.備用金保管不善，導致現金丟失或損壞。（二）處理措施1.對于首次發生違規行為且情節較輕的，給予警告處分，并責令其限期改正。2.對于多次發生違規行為或情節嚴重的，除追回違規使用的備用金外，給予相應的經濟處罰，如扣除績效獎金、罰款等，并視情節輕重給予降職、撤職等行政處分。3.如違規行為給公司造成經濟損失的