上市公司會(huì)議室管理制度一、總則1.目的為規(guī)范上市公司會(huì)議室的使用，提高會(huì)議室的使用效率，確保公司各類(lèi)會(huì)議及活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部各部門(mén)、下屬子公司及分公司在公司內(nèi)使用會(huì)議室的相關(guān)活動(dòng)。3.基本原則統(tǒng)一管理原則：會(huì)議室由公司行政部門(mén)統(tǒng)一管理和調(diào)配，確保資源的合理利用。先申請(qǐng)先使用原則：根據(jù)申請(qǐng)時(shí)間先后順序安排會(huì)議室使用，特殊情況除外。高效利用原則：鼓勵(lì)充分利用會(huì)議室資源，提高使用效率，避免資源閑置。安全規(guī)范原則：使用會(huì)議室時(shí)應(yīng)遵守相關(guān)安全規(guī)定，保持會(huì)議室環(huán)境整潔、設(shè)備完好。二、會(huì)議室分類(lèi)及設(shè)施配備1.會(huì)議室分類(lèi)大型會(huì)議室：可容納[X]人以上，適用于公司年度會(huì)議、大型培訓(xùn)、重要客戶接待等活動(dòng)。中型會(huì)議室：可容納[X][X]人，常用于部門(mén)會(huì)議、業(yè)務(wù)研討會(huì)、項(xiàng)目匯報(bào)等。小型會(huì)議室：可容納[X]人以下，主要用于小組討論、一對(duì)一溝通等較為私密的會(huì)議。特殊會(huì)議室：如視頻會(huì)議室、多功能會(huì)議室等，具備特定的功能設(shè)施，滿足不同的會(huì)議需求。2.設(shè)施配備基本設(shè)施：各會(huì)議室均配備桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板、書(shū)寫(xiě)筆、紙張等基本會(huì)議用品。特殊設(shè)施：視頻會(huì)議室配備高清攝像頭、麥克風(fēng)、視頻會(huì)議終端等設(shè)備；多功能會(huì)議室根據(jù)其功能需求，可能配備舞臺(tái)燈光、音響系統(tǒng)、電子顯示屏等特殊設(shè)施。三、會(huì)議室使用申請(qǐng)1.申請(qǐng)流程填寫(xiě)申請(qǐng)表：使用部門(mén)或個(gè)人需提前填寫(xiě)《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明會(huì)議主題、時(shí)間、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)、參會(huì)人數(shù)、特殊需求等信息。提交申請(qǐng)：將申請(qǐng)表提交至公司行政部門(mén)。行政部門(mén)可接受紙質(zhì)申請(qǐng)或通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)提交的電子申請(qǐng)。審批：行政部門(mén)根據(jù)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行審批。一般申請(qǐng)由行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；涉及重要會(huì)議或跨部門(mén)會(huì)議的申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批結(jié)果將及時(shí)反饋給申請(qǐng)部門(mén)或個(gè)人。2.申請(qǐng)時(shí)間原則上應(yīng)提前[X]個(gè)工作日提交會(huì)議室使用申請(qǐng)，以便行政部門(mén)做好安排。對(duì)于緊急會(huì)議，應(yīng)盡量提前[X]小時(shí)申請(qǐng)，并說(shuō)明緊急原因。3.取消或變更申請(qǐng)如因特殊情況需要取消或變更會(huì)議室使用申請(qǐng)，申請(qǐng)部門(mén)或個(gè)人應(yīng)提前[X]小時(shí)通知行政部門(mén)。否則，將按照未取消申請(qǐng)?zhí)幚恚⒏鶕?jù)實(shí)際占用情況收取相應(yīng)費(fèi)用（如有）。四、會(huì)議室安排與使用1.行政部門(mén)安排行政部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)情況，結(jié)合會(huì)議室的使用狀態(tài)和資源情況，合理安排會(huì)議室。如遇多個(gè)申請(qǐng)沖突，將根據(jù)會(huì)議的重要性、緊急程度等因素進(jìn)行協(xié)調(diào)。對(duì)于重要會(huì)議或大型活動(dòng)，行政部門(mén)應(yīng)提前與相關(guān)部門(mén)溝通，做好會(huì)議室的布置、設(shè)備調(diào)試等準(zhǔn)備工作。2.使用部門(mén)責(zé)任使用部門(mén)應(yīng)按照申請(qǐng)時(shí)間準(zhǔn)時(shí)使用會(huì)議室，不得擅自更改。如需延長(zhǎng)使用時(shí)間，應(yīng)提前向行政部門(mén)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。使用人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，保持會(huì)議室整潔衛(wèi)生。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)清理會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，關(guān)閉設(shè)備電源，將桌椅擺放整齊。在會(huì)議室使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或其他問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)進(jìn)行維修處理。五、會(huì)議室設(shè)備管理1.設(shè)備維護(hù)行政部門(mén)負(fù)責(zé)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。建立設(shè)備維護(hù)檔案，記錄設(shè)備的維護(hù)情況、維修歷史等信息。對(duì)于重要設(shè)備，應(yīng)制定詳細(xì)的維護(hù)計(jì)劃和操作規(guī)程。使用人員在使用設(shè)備前，應(yīng)熟悉設(shè)備的操作方法，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常，應(yīng)立即停止使用，并通知行政部門(mén)。2.設(shè)備報(bào)修如會(huì)議室設(shè)備出現(xiàn)故障，使用人員應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《會(huì)議室設(shè)備報(bào)修單》，注明故障現(xiàn)象、設(shè)備名稱、所在會(huì)議室等信息，提交給行政部門(mén)。行政部門(mén)接到報(bào)修單后，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。對(duì)于緊急故障，應(yīng)優(yōu)先處理，確保盡快恢復(fù)設(shè)備正常使用。3.設(shè)備更新與升級(jí)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和會(huì)議室使用需求，行政部門(mén)應(yīng)適時(shí)提出會(huì)議室設(shè)備更新與升級(jí)計(jì)劃，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。在設(shè)備更新與升級(jí)過(guò)程中，應(yīng)做好設(shè)備的選型、采購(gòu)、安裝調(diào)試等工作，確保新設(shè)備能夠滿足公司會(huì)議及活動(dòng)的需要。六、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生管理1.日常清潔每次會(huì)議結(jié)束后，使用部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔，包括清理桌面、地面、垃圾桶，擦拭桌椅、設(shè)備等，確保會(huì)議室整潔衛(wèi)生。行政部門(mén)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行全面清潔，包括墻面、天花板、門(mén)窗等的清潔，保持會(huì)議室環(huán)境良好。2.衛(wèi)生檢查行政部門(mén)定期對(duì)會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生進(jìn)行檢查，對(duì)于不符合衛(wèi)生要求的會(huì)議室，責(zé)令使用部門(mén)及時(shí)整改。將會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生情況納入部門(mén)績(jī)效考核體系，對(duì)環(huán)境衛(wèi)生保持良好的部門(mén)進(jìn)行適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不達(dá)標(biāo)的部門(mén)進(jìn)行相應(yīng)處罰。七、會(huì)議室安全管理1.安全制度制定會(huì)議室安全管理制度，明確安全責(zé)任，確保會(huì)議室使用過(guò)程中的人員和財(cái)產(chǎn)安全。加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室使用人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止發(fā)生火災(zāi)、觸電、失竊等安全事故。2.消防設(shè)施在會(huì)議室配備必要的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓等，并確保其處于良好的備用狀態(tài)。定期對(duì)消防設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能完好。同時(shí)，組織相關(guān)人員進(jìn)行消防知識(shí)培訓(xùn)和應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)火災(zāi)事故的能力。3.用電安全規(guī)范會(huì)議室用電行為，嚴(yán)禁私拉亂接電線，嚴(yán)禁使用大功率電器設(shè)備。定期對(duì)會(huì)議室電氣設(shè)備進(jìn)行檢查，確保用電安全。如發(fā)現(xiàn)電氣設(shè)備存在安全隱患，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修或更換。八、會(huì)議室費(fèi)用管理1.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)會(huì)議室的類(lèi)型、使用時(shí)長(zhǎng)等因素，制定合理的會(huì)議室使用費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)如下：大型會(huì)議室：[X]元/小時(shí)中型會(huì)議室：[X]元/小時(shí)小型會(huì)議室：[X]元/小時(shí)特殊會(huì)議室：根據(jù)其功能和使用情況另行定價(jià)對(duì)于公司內(nèi)部會(huì)議，原則上不收取費(fèi)用，但如因特殊情況需要使用外部會(huì)議室或產(chǎn)生額外費(fèi)用的，按照實(shí)際發(fā)生額收取。2.費(fèi)用結(jié)算行政部門(mén)定期統(tǒng)計(jì)會(huì)議室使用情況，按照費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算各部門(mén)的會(huì)議室使用費(fèi)用，并制作費(fèi)用清單。費(fèi)用清單經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核后，由行政部門(mén)通知各部門(mén)進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成費(fèi)用支付，逾期未支付的，將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。九、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定以下行為屬于違規(guī)使用會(huì)議室：未經(jīng)審批擅自使用會(huì)議室。未按申請(qǐng)時(shí)間使用會(huì)議室，擅自更改使用時(shí)間或占用其他會(huì)議室。在會(huì)議室使用過(guò)程中，損壞設(shè)施設(shè)備未及時(shí)報(bào)告或故意損壞。未保持會(huì)議室整潔衛(wèi)生，影響后續(xù)使用。違反會(huì)議室安全管理制度，造成安全事故。2.處理措施對(duì)于首次違規(guī)使用會(huì)議室的部門(mén)或個(gè)人，行政部門(mén)將給予口頭警告，并責(zé)令其立即整改。對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，行政部門(mén)將視情況給予書(shū)面警告、罰款、限制會(huì)議室使用權(quán)限等處罰，并在公司內(nèi)部進(jìn)行