企業房屋租賃管理制度總則目的為規范公司房屋租賃行為，加強房屋租賃管理，保障公司合法權益，合理控制租賃成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有房屋租賃活動，包括辦公用房、員工宿舍、倉庫及其他經營性用房的租賃。原則1.合法性原則：房屋租賃活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.經濟性原則：在滿足公司業務需求的前提下，力求降低租賃成本，提高資金使用效益。3.規范性原則：嚴格按照規定的程序和流程進行房屋租賃操作，確保租賃活動規范有序。租賃需求管理需求提出1.各部門根據業務發展需要，提前向行政部門提交房屋租賃需求申請。申請內容應包括租賃房屋的用途、面積、位置、租賃期限、預計租金預算等詳細信息。2.行政部門對各部門提交的需求申請進行初步審核，結合公司實際情況，評估需求的合理性和必要性。需求審批1.行政部門將審核通過的需求申請提交公司管理層審批。審批流程根據公司授權體系執行，一般需求由分管領導審批，重大需求需經總經理辦公會或董事會審議決定。2.審批通過后的需求申請作為房屋租賃工作的依據，行政部門據此開展后續的租賃房源尋找、洽談等工作。房源尋找與洽談信息收集1.行政部門通過多種渠道收集房屋租賃信息，包括但不限于房產中介機構、房地產網站、社交媒體、行業論壇、熟人推薦等。2.對收集到的房源信息進行整理和篩選，建立房源信息庫，記錄房源的基本情況、業主信息、租金價格、配套設施等關鍵信息。實地考察1.根據房源信息庫，行政部門安排人員對意向房源進行實地考察。實地考察內容包括房屋的地理位置、周邊環境、房屋狀況、配套設施、安全情況等。2.實地考察人員應填寫《房屋實地考察報告》，詳細記錄考察情況，并提出初步意見和建議。洽談簽約1.行政部門與意向房源業主或中介機構進行洽談，就租賃價格、租賃期限、租金支付方式、房屋維修責任、違約責任等條款進行協商。2.在洽談過程中，行政部門應充分維護公司利益，爭取有利的租賃條件。洽談達成一致后，起草租賃合同，并提交公司法務部門審核。3.法務部門對租賃合同進行合法性審查，確保合同條款符合法律法規要求，不存在法律風險。審核通過后，由公司授權代表與業主簽訂租賃合同。租賃合同管理合同簽訂1.租賃合同簽訂前，行政部門應確保合同條款明確、具體、合法，雙方權利義務清晰。合同簽訂過程中，應嚴格按照公司授權流程辦理簽字蓋章手續。2.簽訂后的租賃合同原件由行政部門妥善保管，并建立租賃合同臺賬，記錄合同的基本信息、簽訂時間、履行情況等。合同履行1.行政部門負責跟蹤租賃合同的履行情況，及時與業主溝通協調相關事宜。如遇房屋維修、設施設備更換、租金調整等問題，應按照合同約定處理。2.財務部門按照租賃合同約定的租金支付方式和時間，及時支付租金，并做好租金支付記錄。合同變更與解除1.在租賃合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，行政部門應與業主協商一致，并簽訂書面補充協議。補充協議作為原租賃合同的附件，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除租賃合同，行政部門應提前按照合同約定的通知方式通知業主，并辦理相關解除手續。解除租賃合同后，應及時清理相關費用，確保公司權益不受損失。租金及費用管理租金支付1.財務部門根據租賃合同約定的租金支付方式和時間，提前做好資金安排，確保租金按時足額支付。2.租金支付前，財務部門應審核租賃合同及相關支付憑證，確保支付金額準確無誤。支付完成后，應及時進行賬務處理，并將支付情況反饋給行政部門。費用承擔1.租賃合同應明確約定租金以外的其他費用承擔方式，如物業費、水電費、取暖費、停車費等。行政部門應按照合同約定，及時與相關部門或單位溝通協調，確保費用按時足額繳納。2.對于應由公司承擔的費用，財務部門應按照公司財務制度進行報銷和核算。費用核算與分析1.財務部門定期對房屋租賃費用進行核算，分析租賃成本構成及變動情況。通過費用核算與分析，為公司決策提供數據支持，優化租賃資源配置，降低租賃成本。2.行政部門應配合財務部門做好費用核算與分析工作，提供相關租賃信息和數據。房屋使用與維護使用規范1.公司員工應按照租賃合同約定的用途使用租賃房屋，不得擅自改變房屋用途或進行違規使用。2.行政部門負責制定房屋使用規范，并向員工進行宣傳和培訓。員工應遵守房屋使用規范，愛護房屋及附屬設施設備，保持房屋整潔衛生。維護管理1.行政部門負責建立房屋維護管理制度，定期對租賃房屋及附屬設施設備進行檢查和維護，確保房屋及設施設備處于良好運行狀態。2.對于房屋及設施設備出現的故障或損壞，行政部門應及時安排維修人員進行維修。維修費用按照租賃合同約定執行，如合同未約定，由公司根據實際情況承擔。3.行政部門應督促業主履行房屋維修責任，如業主未及時履行維修義務，影響公司正常使用的，行政部門應采取必要措施，并按照合同約定追究業主責任。安全管理安全責任1.公司對租賃房屋的安全管理負責，行政部門應制定房屋安全管理制度，明確安全管理責任。2.各部門負責人為本部門租賃房屋安全管理的第一責任人，負責組織本部門員工學習安全知識，落實安全防范措施，確保租賃房屋安全。安全檢查1.行政部門定期組織對租賃房屋進行安全檢查，檢查內容包括消防設施設備、電氣設備、燃氣安全、房屋結構安全等。2.安全檢查人員應填寫《房屋安全檢查記錄》，對檢查中發現的安全隱患及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。應急管理1.行政部門應制定房屋安全應急預案，明確應急處置流程和責任分工。定期組織員工進行應急演練，提高員工應急處置能力。2.如發生安全事故，行政部門應立即啟動應急預案，采取有效措施進行救援和處置，并及時向上級主管部門報告。檔案管理檔案內容房屋租賃檔案包括租賃合同、房屋實地考察報告、租金支付記錄、維修記錄、安全檢查記錄、應急處置記錄等相關資料。檔案整理與保管1.行政部門負責對房屋租賃檔案進行整理和歸檔，確保檔案資料完整、準確、規范。2.檔案應按照類別和時間順序進行分類存放，便于查閱和管理。檔案保管期限按照公司檔案管理制度執行，期滿后按照規定進行銷毀或存檔。監督與考核監督檢查1.公司內部審計部門定期對房屋租賃業務進行監督檢查，檢查內容包括租賃流程合規性、租賃合同執行情況、租金及費用管理、房屋使用與維護等方面。2.對于監督檢查中發現的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。整改情況納入公司績效考核體系。績效考核1.行政部門負責制定房屋租賃業務績效考核指標，對相關工作人員的工作業績、工作態度、工作能力等方面進行考核評價。2.績效考核結果與員工薪酬、晉升、獎