企業(yè)郵箱使用規(guī)范及管理制度總則1.目的為規(guī)范公司企業(yè)郵箱的使用，確保信息傳遞的準(zhǔn)確、及時和安全，提高工作效率，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.郵箱管理原則合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及公司的各項規(guī)章制度，確保郵箱使用合法合規(guī)。安全性原則：采取必要的安全措施，保障郵箱賬號及郵件內(nèi)容的安全，防止信息泄露、丟失或被篡改。高效性原則：鼓勵員工充分利用企業(yè)郵箱進行工作溝通和協(xié)作，提高工作效率和質(zhì)量。郵箱賬號管理1.賬號申請與開通新員工入職時，由人力資源部門負責(zé)在公司郵件系統(tǒng)中為其申請開通企業(yè)郵箱賬號。賬號命名規(guī)則為員工姓名全拼，初始密碼由系統(tǒng)隨機生成，并通過短信發(fā)送至員工預(yù)留的手機號碼。員工應(yīng)及時登錄郵箱，修改初始密碼，設(shè)置強度較高的密碼，包含字母、數(shù)字和特殊字符，長度不少于[X]位。2.賬號使用與保管員工對自己的郵箱賬號負有保密責(zé)任，不得將賬號借予他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號存在異常登錄情況或安全風(fēng)險，員工應(yīng)立即聯(lián)系公司IT部門進行處理，并及時修改密碼。3.賬號停用與刪除員工離職或調(diào)動至其他部門不再需要使用原郵箱賬號時，所在部門負責(zé)人應(yīng)及時通知人力資源部門，由人力資源部門協(xié)調(diào)IT部門在郵件系統(tǒng)中停用該賬號。停用后的賬號數(shù)據(jù)將保留[X]個月，以備后續(xù)可能的查詢和審計需要。超過保留期限后，由IT部門負責(zé)刪除該賬號及相關(guān)郵件數(shù)據(jù)。郵件收發(fā)規(guī)范1.郵件主題郵件主題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確概括郵件主要內(nèi)容，避免使用無意義或模糊的主題。重要郵件應(yīng)在主題前標(biāo)注“[重要]”字樣。主題長度一般不宜超過[X]個字符，以便收件人快速了解郵件大致內(nèi)容。2.郵件正文郵件正文應(yīng)條理清晰，邏輯連貫，表述準(zhǔn)確。開頭應(yīng)禮貌稱呼收件人，結(jié)尾應(yīng)注明發(fā)件人姓名和部門。對于重要事項或需要對方回復(fù)的郵件，應(yīng)在正文中明確闡述目的、要求和截止時間等關(guān)鍵信息。避免在正文中使用過多的表情符號、特殊字體或顏色，保持郵件內(nèi)容的嚴肅性和專業(yè)性。如果郵件內(nèi)容較長，應(yīng)分段表述，便于閱讀。必要時可使用項目符號或編號進行內(nèi)容梳理。3.郵件附件應(yīng)盡量避免在郵件中添加過大的附件，如確有必要，應(yīng)先對附件進行壓縮處理。附件大小一般不宜超過[X]MB。附件命名應(yīng)規(guī)范，與郵件主題相關(guān)，便于收件人識別和查找。例如：“項目報告[項目名稱][日期].docx”。在郵件正文中應(yīng)明確說明附件的內(nèi)容和用途，以便收件人在查看郵件時能夠快速了解附件情況。4.郵件發(fā)送對象嚴格控制郵件發(fā)送范圍，確保郵件僅發(fā)送給與工作相關(guān)的人員，避免不必要的信息干擾。在發(fā)送郵件前，應(yīng)仔細核對收件人地址，確保發(fā)送準(zhǔn)確無誤。如有多人同時需要接收郵件，可使用郵件群組功能，但應(yīng)確保群組人員與郵件內(nèi)容相關(guān)且必要。5.郵件抄送與密送抄送（CC）：如果郵件內(nèi)容需要讓其他相關(guān)人員知曉，但不要求其進行回復(fù)或采取行動，應(yīng)使用抄送功能。抄送人員應(yīng)在郵件正文中清晰列出，注明“抄送：[抄送人員姓名及部門]”。密送（BCC）：應(yīng)謹慎使用密送功能，只有在特殊情況下，如需要秘密發(fā)送郵件給特定人員且不希望其他收件人知曉時方可使用。密送人員應(yīng)在郵件正文中明確說明密送的原因和目的。郵件處理流程1.收件處理員工應(yīng)每天定時查看企業(yè)郵箱，及時處理收到的郵件。對于緊急郵件，應(yīng)在收到后[X]小時內(nèi)予以回復(fù)或采取相應(yīng)行動。根據(jù)郵件內(nèi)容和重要程度，對收件進行分類標(biāo)注，如“待辦事項”“參考資料”“已處理”等，以便于后續(xù)跟蹤和管理。2.回復(fù)要求對于需要回復(fù)的郵件，應(yīng)在收到后的[X]個工作日內(nèi)給予回復(fù)。如有特殊情況無法及時回復(fù)，應(yīng)向發(fā)件人說明原因，并告知預(yù)計回復(fù)時間。回復(fù)郵件時，應(yīng)針對發(fā)件人的問題進行準(zhǔn)確回答，如有需要，可提供詳細的解釋、說明或解決方案。如果回復(fù)內(nèi)容涉及多個方面，應(yīng)按照邏輯順序進行組織，確保條理清晰，易于理解。3.轉(zhuǎn)發(fā)與存檔如果郵件內(nèi)容需要轉(zhuǎn)發(fā)給其他人員，應(yīng)在轉(zhuǎn)發(fā)前確認轉(zhuǎn)發(fā)的必要性，并確保轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。轉(zhuǎn)發(fā)時應(yīng)注明轉(zhuǎn)發(fā)原因，并在郵件正文中對轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容進行必要的說明和解釋。對于重要的郵件，員工應(yīng)進行存檔備份，以便日后查閱和參考。存檔方式可根據(jù)個人習(xí)慣進行，但應(yīng)確保能夠方便、快捷地找到所需郵件。信息安全與保密1.保密責(zé)任員工應(yīng)嚴格遵守公司的信息安全和保密制度，對通過企業(yè)郵箱收發(fā)的各類信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。嚴禁利用企業(yè)郵箱發(fā)送涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息、國家機密等內(nèi)容的郵件。2.安全防護員工應(yīng)定期更新郵箱密碼，并安裝必要的殺毒軟件和防火墻，防止病毒、木馬等惡意軟件入侵郵箱系統(tǒng)，確保信息安全。注意防范網(wǎng)絡(luò)釣魚郵件，不輕易點擊郵件中的鏈接或下載附件，如有疑問，應(yīng)及時聯(lián)系公司IT部門核實。3.數(shù)據(jù)備份IT部門應(yīng)定期對企業(yè)郵箱數(shù)據(jù)進行備份，備份周期為[X]天。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。員工個人也應(yīng)定期對重要郵件進行本地備份，如使用外部存儲設(shè)備或云存儲服務(wù)等。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制公司設(shè)立郵箱使用監(jiān)督小組，由人力資源部門、IT部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負責(zé)對員工郵箱使用情況進行定期檢查和不定期抽查。監(jiān)督小組有權(quán)查看員工的郵件收發(fā)記錄、賬號使用情況等，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，有權(quán)責(zé)令其立即整改，并記錄在案。2.考核指標(biāo)郵箱使用的合規(guī)性：包括是否遵守郵件收發(fā)規(guī)范、信息安全與保密規(guī)定等，占考核總分的[X]%。郵件處理的及時性：按時回復(fù)郵件、及時處理待辦事項等，占考核總分的[X]%。郵件溝通的有效性：郵件內(nèi)容是否清晰、準(zhǔn)確、有條理，是否能夠達到溝通目的，占考核總分的[X]%。3.考核結(jié)果應(yīng)用考核結(jié)果將與員工的績效評估、薪酬調(diào)整、晉升等掛鉤。對于郵箱使用表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予適當(dāng)?shù)莫剟睿粚τ诖嬖谶`規(guī)行為或使用不當(dāng)?shù)膯T工，將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、績效扣分等處罰。培訓(xùn)與支持1.培訓(xùn)計劃人力資源部門和IT部門應(yīng)定期組織企業(yè)郵箱使用培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括郵箱基本操作、收發(fā)規(guī)范、安全注意事項等。新員工入職時應(yīng)參加入職培訓(xùn)，了解企業(yè)郵箱的使用方法。根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和郵箱系統(tǒng)升級情況，適時開展針對性的培訓(xùn)課程，確保員工能夠熟練掌握并運用企業(yè)郵箱進行工作。2.技術(shù)支持IT部門設(shè)立專門的郵箱技術(shù)支持熱線或在線服務(wù)渠道，員工在使用郵箱過程中遇到問題或困難時，可隨時聯(lián)系技術(shù)支持人員尋求幫助。技術(shù)支持人員應(yīng)及時響應(yīng)員工的咨詢和求助，確保問題得到快速解決。對于普遍性的問題，應(yīng)及時整理并發(fā)布解決方案，供員工參考。附則1.