企業erp系統管理制度一、總則（一）目的為了規范企業ERP系統的使用與管理，提高企業信息化水平，提升工作效率，加強內部控制，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于企業內部所有涉及ERP系統操作、維護、管理的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：ERP系統的使用與管理應符合國家法律法規和相關政策要求。2.安全性原則：確保系統數據的安全，防止數據泄露、篡改和丟失。3.準確性原則：保證系統數據的準確、及時錄入和更新，為企業決策提供可靠依據。4.效率性原則：通過合理配置資源，優化業務流程，提高系統使用效率，降低運營成本。5.全員參與原則：ERP系統的有效運行需要全體員工的積極參與和配合。二、職責分工（一）ERP系統管理小組1.由企業高層管理人員組成，負責ERP系統建設與應用的總體決策和指導。2.審議ERP系統的發展規劃、重大項目投資、管理制度等。（二）信息部門1.負責ERP系統的日常維護、技術支持和安全管理。2.制定系統操作手冊、維護計劃、備份策略等技術文檔。3.對系統用戶進行技術培訓，解答用戶在系統使用過程中遇到的技術問題。（三）各業務部門1.負責本部門ERP系統相關業務流程的梳理、優化和執行。2.確定本部門系統操作人員，并負責其權限申請和管理。3.及時、準確地錄入和更新本部門業務數據，確保數據質量。4.配合信息部門進行系統測試、升級等工作。（四）審計部門1.定期對ERP系統的運行情況進行審計，檢查系統操作的合規性、數據的準確性和安全性等。2.對發現的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。三、系統操作規范（一）用戶賬號管理1.信息部門負責為新入職員工創建ERP系統賬號，并根據其崗位權限分配相應的操作權限。2.員工離職時，所在部門應及時通知信息部門，信息部門在確認離職手續辦理完畢后，及時刪除其系統賬號。3.員工崗位變動時，所在部門應向信息部門提交權限變更申請，信息部門根據新崗位權限要求進行調整。4.員工應妥善保管個人賬號密碼，不得將賬號轉借他人使用。如發現賬號被盜用或密碼泄露，應立即通知信息部門進行處理。（二）系統登錄與退出1.員工登錄ERP系統時，應使用本人賬號和密碼，通過企業指定的登錄方式進行登錄。2.登錄系統后，應及時查看系統消息和待辦事項，確保工作任務得到及時處理。3.工作結束后，應按照系統提示正常退出，不得直接關閉系統頁面或終端設備。（三）數據錄入與維護1.各業務部門操作人員應嚴格按照業務流程和系統要求準確錄入數據，確保數據的真實性、完整性和準確性。2.對于重要數據的錄入和修改，應進行雙人核對或審批，以保證數據質量。3.定期對系統數據進行清理和維護，刪除無效數據和過期記錄，確保系統數據的有效性和及時性。（四）業務流程操作1.嚴格按照ERP系統設定的業務流程進行操作，不得擅自跳過或簡化流程步驟。2.在業務流程執行過程中，如發現異常情況或系統故障，應及時記錄并向信息部門報告，同時采取相應的應急措施，確保業務不受影響。3.對于跨部門的業務流程，各部門應密切配合，及時溝通協調，確保流程順暢執行。四、系統安全管理（一）網絡安全1.信息部門負責企業ERP系統網絡環境的安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統等安全設備，防止外部網絡攻擊。2.定期對網絡設備進行檢查和維護，確保網絡設備的正常運行。3.限制內部網絡訪問權限，根據員工崗位需求開放相應的網絡端口和服務。（二）數據安全1.建立完善的數據備份機制，定期對系統數據進行全量備份和增量備份，并將備份數據存儲在安全的介質上，異地存放。2.對數據備份進行定期檢查和恢復測試，確保備份數據的可用性。3.加強對數據訪問的權限控制，根據員工崗位和業務需求分配不同的數據訪問級別，嚴格限制對敏感數據的訪問。4.采用數據加密技術，對重要數據在傳輸和存儲過程中進行加密處理，防止數據泄露。（三）系統安全審計1.信息部門應建立系統安全審計機制，記錄和監控系統操作日志，包括登錄時間、操作內容、數據修改等信息。2.審計部門定期對系統安全審計記錄進行審查，發現異常操作或安全隱患及時進行調查和處理。3.根據系統安全審計結果，不斷完善系統安全策略和管理制度。（四）安全事件應急處理1.制定ERP系統安全事件應急預案，明確安全事件的報告流程、應急處理措施和責任分工。2.一旦發生安全事件，如數據泄露、系統癱瘓等，相關人員應立即按照應急預案進行處理，及時采取措施恢復系統正常運行，減少損失，并向上級報告。3.對安全事件進行事后分析和總結，找出問題根源，采取改進措施，防止類似事件再次發生。五、系統培訓與支持（一）培訓計劃1.信息部門應根據企業業務發展和員工崗位需求，制定年度ERP系統培訓計劃。2.培訓計劃應包括培訓目標、培訓內容、培訓方式、培訓時間和培訓對象等。（二）培訓內容1.系統基礎知識培訓，包括系統架構、功能模塊、操作界面等。2.業務流程培訓，結合企業實際業務流程，講解如何在系統中進行操作。3.操作技能培訓，如數據錄入技巧、報表查詢與生成等。4.系統新功能培訓，當系統進行升級或新增功能時，及時組織相關培訓。（三）培訓方式1.集中培訓：針對全體員工或特定崗位員工進行集中授課培訓。2.在線培訓：通過企業內部網絡平臺提供在線學習課程，供員工自主學習。3.一對一輔導：對個別操作困難的員工進行一對一的現場指導。（四）培訓考核1.對參加培訓的員工進行考核，考核方式可以包括理論考試、實際操作考核等。2.考核成績作為員工崗位技能評估和晉升的參考依據之一。3.對于考核不合格的員工，應安排補考或再次培訓，直至合格為止。（五）系統支持1.信息部門設立系統支持熱線或在線服務平臺，及時解答員工在系統使用過程中遇到的問題。2.對于一般性問題，應在規定時間內給予回復和解決；對于復雜問題，應及時組織技術人員進行分析和處理，并向員工反饋處理進度。3.定期收集員工對系統的意見和建議，對系統進行優化和改進，以滿足企業業務發展的需求。六、系統升級與維護（一）升級計劃1.信息部門應根據ERP系統供應商提供的升級信息和企業自身業務發展需求，制定系統升級計劃。2.升級計劃應包括升級時間、升級內容、升級風險評估、回退方案等。（二）升級測試1.在系統升級前，信息部門應組織相關人員進行升級測試，包括功能測試、性能測試、數據兼容性測試等。2.測試過程中應模擬實際業務場景，確保升級后的系統能夠正常運行，各項功能符合要求。3.對測試過程中發現的問題及時記錄并反饋給系統供應商或技術團隊進行修復。（三）升級實施1.在升級測試通過后，按照預定的升級計劃進行系統升級實施。2.升級實施過程中應密切關注系統運行狀態，及時處理出現的問題。3.升級完成后，對系統進行全面檢查和驗證，確保系統升級成功。（四）維護管理1.信息部門應建立系統維護管理制度，定期對系統進行檢查、維護和優化。2.維護內容包括系統性能優化、數據清理、程序漏洞修復等。3.對系統維護過程中涉及的重要操作和修改，應進行詳細記錄，以便追溯和審計。七、系統使用監督與考核（一）監督機制1.審計部門定期對ERP系統的使用情況進行監督檢查，重點檢查系統操作的合規性、數據的準確性和完整性等。2.信息部門負責對系統運行日志進行日常監控，及時發現異常操作和系統故障，并進行處理。3.各業務部門負責人對本部門員工的系統使用情況進行日常監督，確保業務流程的正常執行。（二）考核指標1.系統操作的準確性：考核員工錄入數據的準確率、業務流程執行的合規率等。2.系統使用效率：考核員工完成各項業務操作的時間、系統響應時間等。3.數據質量：考核系統數據的完整性、及時性、一致性等。4.系統問題反饋與解決：考核員工對系統問題的反饋及時性和信息部門對問題的解決效率。（三）考核方式1.定期考核：每月或每季度對員工的系統使用情況進行考核評分。2.不定期抽查：審計部門或信息部門不定期對員工的系統操作進行