為規范公司訂票管理制度一、總則1.目的為規范公司訂票管理工作，確保訂票流程的順暢、高效、準確，保障員工出差及業務活動的順利開展，同時合理控制訂票成本，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務需要進行的機票、火車票、汽車票等各類票務預訂。3.基本原則合規性原則：嚴格遵守國家相關法律法規、行業規定以及航空公司、鐵路部門、客運公司等票務供應商的規則。合理性原則：根據實際工作需要和出行情況，合理選擇訂票方式、航班/車次/班次等，確保出行安排合理。經濟性原則：在滿足工作要求的前提下，優先選擇經濟實惠的票務產品，降低訂票成本。便捷性原則：簡化訂票流程，提高訂票效率，為員工提供便捷的訂票服務。二、訂票申請與審批1.訂票申請員工因公務需要訂票時，應提前填寫《訂票申請表》，詳細注明出行日期、出發地、目的地、出行人數、行程目的、預計返回日期等信息。如有特殊要求，如指定航班/車次、座位類型等，也應在申請表中明確說明。2.審批流程部門負責人審批：員工所在部門負責人收到訂票申請表后，應根據工作實際情況，對訂票的必要性、合理性進行審核，并簽署審批意見。對于涉及重要業務或大額訂票費用的申請，部門負責人應重點關注并確保符合公司相關規定。分管領導審批：部門負責人審批通過后，申請表需提交至分管領導處。分管領導根據公司整體業務安排和資源情況，對訂票申請進行最終審批。審批通過后，申請表返回給申請人。緊急訂票情況：如遇緊急公務需要立即訂票，無法按照正常審批流程進行時，員工可先口頭向部門負責人和分管領導說明情況，經同意后先行訂票，但事后需在一個工作日內補齊《訂票申請表》及審批手續。三、訂票渠道與選擇1.公司協議訂票渠道公司與部分信譽良好、服務優質的票務代理機構、航空公司、鐵路部門等建立了合作關系，作為優先訂票渠道。員工訂票時應優先選擇這些協議渠道，以享受更優惠的價格、更好的服務以及更便捷的操作流程。2.其他訂票渠道在特殊情況下，如協議渠道無法提供合適的票務產品或服務時，員工可通過正規的票務銷售網站、手機APP等方式訂票，但需確保所選擇的渠道合法合規、信譽良好。同時，員工應妥善保存訂票憑證及相關支付記錄，以備查驗。3.訂票選擇原則價格比較：在訂票前，員工應通過多種途徑對不同渠道、不同航班/車次/班次的票價進行比較，選擇性價比最高的票務產品。對于可選擇的航班/車次/班次，應優先考慮直飛/直達、飛行/行駛時間較短、價格適中的選項。服務質量：除價格因素外，還應綜合考慮航空公司、鐵路部門、客運公司等提供的服務質量，如航班準點率、機上服務、行李托運規定、座位舒適度等。對于需要轉機或換乘的行程，應合理安排銜接時間，避免因航班延誤、晚點等原因導致行程受阻。特殊要求滿足：對于有特殊需求的員工，如孕婦、老人、兒童、殘疾人士等，應選擇能夠提供相應特殊服務的航班/車次/班次，并提前與票務代理機構或相關部門溝通協調，確保特殊需求得到滿足。四、訂票信息確認與變更1.訂票信息確認員工在完成訂票操作后，應仔細核對訂票信息的準確性，包括出行日期、出發地、目的地、姓名、身份證號碼、座位信息等。如有任何錯誤或遺漏，應及時與票務代理機構或相關部門聯系進行更正，以免影響出行。2.訂票信息變更如因特殊原因需要變更訂票信息，員工應按照以下規定辦理：出行日期變更：在航班/車次/班次起飛/開車前[x]小時以上提出變更申請的，可根據票務代理機構或相關部門的規定辦理改簽手續，但可能需要支付一定的改簽費用。如在起飛/開車前[x]小時以內提出變更申請，可能無法辦理改簽，具體情況以各票務供應商規定為準。出發地、目的地變更：原則上，出發地、目的地變更需重新訂票，并按照訂票申請與審批流程進行操作。但在某些情況下，票務代理機構可能提供特殊的變更服務，員工可咨詢相關機構了解具體操作流程和費用。其他信息變更：如姓名、身份證號碼等信息變更，員工應提供有效證明文件，并按照票務代理機構或相關部門的要求辦理變更手續。五、訂票費用結算1.費用標準公司根據不同的出行目的、出行地區、出行時間等因素，制定了相應的訂票費用標準。具體標準如下：國內出差：[詳細說明不同級別員工、不同地區的國內出差訂票費用上限，例如經濟艙、高鐵二等座等標準]。國際出差：[根據不同國家和地區，分別列出訂票費用標準，如商務艙、頭等艙的大致價格范圍等]。業務活動：[針對因業務活動需要訂票的情況，制定相應的費用標準]。2.報銷流程員工完成訂票后，應按照公司財務報銷制度的要求，及時整理并提交訂票憑證、《訂票申請表》、審批文件等相關資料進行報銷。財務部門在收到報銷申請后，應嚴格按照本制度及公司財務制度的規定進行審核，對符合要求的訂票費用予以報銷，對不符合規定的費用不予報銷，并注明原因。3.費用支付方式公司訂票費用的支付方式主要包括銀行轉賬、支票支付等。具體支付方式由公司財務部門根據實際情況與票務代理機構或相關部門協商確定，并按照公司財務管理制度的規定進行操作。六、退票與退款1.退票規定員工因各種原因需要退票時，應按照以下規定辦理：自愿退票：在航班/車次/班次起飛/開車前[x]小時以上申請退票的，按照票務代理機構或相關部門的規定收取退票手續費后辦理退票手續。退票手續費標準以各票務供應商規定為準，通常根據票價、退票時間等因素計算。如在起飛/開車前[x]小時以內申請退票，可能無法退票或退票手續費較高，具體情況需咨詢相關機構。非自愿退票：因航空公司航班取消、延誤、鐵路部門晚點等非員工自身原因導致需要退票的，員工應及時與票務代理機構或相關部門聯系，按照其規定辦理退票手續，無需支付退票手續費，相關退票款項將按照原支付渠道退還。2.退款流程退票手續辦理完成后，票務代理機構或相關部門應按照規定將退票款項及時退還至公司指定賬戶或員工原支付賬戶。財務部門收到退款后，應及時核對退款金額，并按照公司財務管理制度的規定進行處理。如因特殊原因導致退款未及時到賬，財務部門應及時與相關機構溝通協調，確保員工權益不受影響。七、票務管理與監督1.票務檔案管理公司設立專門的票務檔案管理崗位，負責對員工的訂票申請表、訂票憑證、支付記錄、退票憑證等相關資料進行整理、歸檔和保管。票務檔案應按照時間順序、員工姓名或業務部門等方式進行分類，確保檔案資料的完整性和可查閱性。檔案保存期限為[具體年限]，以便日后審計、查詢等需要。2.定期盤點與核對財務部門應定期對公司訂票費用的支出情況進行盤點和核對，確保訂票費用的支出合理、合規。同時，應與票務代理機構或相關部門定期核對訂票信息、支付情況、退票情況等，及時發現并解決可能存在的問題。3.監督與檢查公司審計部門應不定期對訂票管理工作進行監督和檢查，重點檢查訂票流程的執行情況、訂票費用的合理性、票務檔案的管理情況等。對于發現的違規行為，應及時責令整改，并按照公司相關規定進行嚴肅處理。八、責任追究1.員工責任員工在訂票過程中，如因故意隱瞞信息、提供虛假信息、違反訂票規定等原因導致公司遭受損失的，應承擔相應的賠償責任。同時，公司將根據情節輕重，給予相應的紀律處分，直至解除勞動合同。2.部門負責人責任部門負責人在審批訂票申請時，應認真審核，確保訂票的必要性和合理性。如因審核不嚴、把關不力導致出現違規訂票情況的，部門負責人應承擔相應的管理責任。公司將根據情節輕重，對部門負責人進行批評教育、績效考核扣分等處理。3.相關工作人員責任公司票務管理、財務報銷等相關工作人員應嚴格按照本制度及公司其他相關規定履行職責。如因工作失誤、違規操作等原因導致訂票信息錯誤、費用報銷不實、退款不及時等問題的，相關工作人員應承擔相應的責任。公司將根據情節輕重，給予相應的紀律處分和經濟處罰。九、附則1.解釋權本制度由公司人力資源部負責解釋。如有未盡事宜或與國家法律法規、行業規定相沖突的地方