文件級(jí)安全管理制度一、總則（一）目的為了確保公司文件的安全性、完整性和保密性，規(guī)范文件的管理流程，防止文件信息泄露、篡改或丟失，特制定本文件級(jí)安全管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及文件的創(chuàng)建、使用、存儲(chǔ)、傳輸、共享、銷毀等環(huán)節(jié)，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、郵件、數(shù)據(jù)庫記錄等。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)公司文件中的敏感信息，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問、披露。2.完整性原則：確保文件內(nèi)容在整個(gè)生命周期內(nèi)不被篡改，保持其原始真實(shí)性。3.可用性原則：保證文件在需要時(shí)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地被授權(quán)人員獲取和使用。4.合規(guī)性原則：遵守國家法律法規(guī)以及公司內(nèi)部相關(guān)規(guī)定，合法管理文件。二、文件分類與標(biāo)識(shí)（一）文件分類1.行政文件：包括公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、通知、報(bào)告等行政事務(wù)相關(guān)文件。2.業(yè)務(wù)文件：與公司具體業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的文件，如項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)合同、市場調(diào)研報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)文件：涉及公司財(cái)務(wù)收支、預(yù)算、審計(jì)等方面的文件。4.人事文件：員工檔案、考勤記錄、績效評(píng)估、培訓(xùn)資料等人事相關(guān)文件。5.技術(shù)文件：公司的技術(shù)研發(fā)文檔、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。（二）文件標(biāo)識(shí)1.對于紙質(zhì)文件，在文件首頁右上角加蓋文件類別章，注明文件所屬類別。2.電子文件以文件名前綴或后綴的方式進(jìn)行標(biāo)識(shí)，如“[行政]_年度工作總結(jié)報(bào)告.docx”。3.重要文件應(yīng)標(biāo)注密級(jí)，密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。絕密文件表示最重要且極度敏感的信息，泄露會(huì)對公司造成重大損失；機(jī)密文件涉及重要業(yè)務(wù)信息，泄露會(huì)帶來較大危害；秘密文件包含一般敏感信息，需適當(dāng)保護(hù)。密級(jí)標(biāo)識(shí)應(yīng)在文件首頁顯著位置注明。三、文件創(chuàng)建與審批（一）創(chuàng)建流程1.各部門根據(jù)工作需要確定文件的創(chuàng)建需求，由指定人員負(fù)責(zé)起草文件內(nèi)容。2.起草人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、完整，符合公司相關(guān)政策和格式要求。3.對于涉及多個(gè)部門協(xié)作的文件，起草人應(yīng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保各方意見得到充分考慮。（二）審批流程1.一般文件由部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后即可發(fā)布。2.重要文件、涉及公司重大決策或資金使用等文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.絕密級(jí)文件必須經(jīng)過公司最高管理層審批。4.文件審批人應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，對文件的準(zhǔn)確性、合規(guī)性和必要性負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)反饋起草人進(jìn)行修改，直至審批通過。四、文件存儲(chǔ)與保管（一）紙質(zhì)文件存儲(chǔ)1.設(shè)立專門的文件檔案室，用于存放紙質(zhì)文件。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.文件應(yīng)按照類別、年度、月份等進(jìn)行分類存放，建立清晰的索引目錄，便于查找。3.定期對紙質(zhì)文件進(jìn)行整理和歸檔，清理過期或無用文件，確保檔案室文件的有序性。（二）電子文件存儲(chǔ)1.公司應(yīng)建立電子文件存儲(chǔ)服務(wù)器，劃分不同的存儲(chǔ)區(qū)域用于存放各類電子文件。2.電子文件應(yīng)按照分類進(jìn)行文件夾結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)，文件名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于識(shí)別和管理。3.對重要電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶備份、磁盤陣列備份或云存儲(chǔ)備份等多種方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和測試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性。4.限制對電子文件存儲(chǔ)服務(wù)器的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的存儲(chǔ)區(qū)域。五、文件訪問與使用（一）訪問權(quán)限設(shè)置1.根據(jù)文件的密級(jí)和使用范圍，為不同人員設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。2.絕密文件僅限公司高層管理人員和極少數(shù)特定人員訪問；機(jī)密文件僅限相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)授權(quán)的人員訪問；秘密文件根據(jù)工作需要，由部門負(fù)責(zé)人確定可訪問人員范圍。3.對于共享文件，應(yīng)明確共享范圍和訪問權(quán)限，確保共享文件的安全性。（二）使用規(guī)范1.授權(quán)人員在訪問和使用文件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守文件的保密要求，不得擅自將文件內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。2.在使用電子文件時(shí)，應(yīng)注意防止病毒感染和數(shù)據(jù)丟失，不得隨意修改文件內(nèi)容。如需對文件進(jìn)行編輯，應(yīng)先進(jìn)行備份，編輯完成后經(jīng)審核確認(rèn)無誤后再覆蓋原文件。3.紙質(zhì)文件的借閱應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過規(guī)定時(shí)間。借閱人應(yīng)妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上隨意涂改、標(biāo)記。借閱期滿后應(yīng)及時(shí)歸還文件檔案室。六、文件傳輸與共享（一）傳輸安全1.公司內(nèi)部文件傳輸應(yīng)盡量通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，避免使用外部公共網(wǎng)絡(luò)傳輸敏感文件。2.如需通過外部網(wǎng)絡(luò)傳輸文件，應(yīng)采用加密傳輸方式，如使用加密軟件對文件進(jìn)行加密后再傳輸。3.在接收外部文件時(shí)，應(yīng)先進(jìn)行病毒查殺和安全檢查，確保文件的安全性。（二）文件共享1.公司內(nèi)部文件共享應(yīng)通過公司指定的文件共享平臺(tái)進(jìn)行，禁止通過個(gè)人郵箱、即時(shí)通訊工具等隨意共享文件。2.在文件共享平臺(tái)上共享文件時(shí)，應(yīng)設(shè)置合理的共享權(quán)限，確保共享文件的安全性。3.對于共享文件的更新和維護(hù)，應(yīng)由文件所有者負(fù)責(zé)，確保共享文件的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。七、文件保密措施（一）人員管理1.對涉及文件管理和使用的人員進(jìn)行背景審查和保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和責(zé)任感。2.與接觸重要文件的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。3.定期對員工的保密工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，對違反保密規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）物理安全1.文件檔案室應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)，限制非授權(quán)人員進(jìn)入。2.對存放重要文件的場所進(jìn)行監(jiān)控，確保文件的安全。3.加強(qiáng)對辦公區(qū)域的安全管理，防止文件在辦公過程中丟失或被盜。（三）技術(shù)措施1.采用加密技術(shù)對敏感文件進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，確保文件內(nèi)容在存儲(chǔ)和傳輸過程中的保密性。2.安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)軟件，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊導(dǎo)致文件信息泄露。3.定期對文件存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性。八、文件銷毀（一）銷毀原則1.文件在達(dá)到保存期限或已失去使用價(jià)值后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。2.銷毀文件應(yīng)遵循保密原則，防止文件信息泄露。（二）銷毀流程1.由文件管理部門提出文件銷毀申請，填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的名稱、數(shù)量、類別、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，文件管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施文件銷毀工作。紙質(zhì)文件可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；電子文件應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行徹底刪除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。4.文件銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、執(zhí)行人員等信息。記錄應(yīng)保存一定期限，以備查詢。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司設(shè)立文件安全管理監(jiān)督小組，定期對公司文件的管理情況進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查文件的分類、標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)、訪問、使用、傳輸、共享、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度要求。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）外部審計(jì)1.定期聘請外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對公司文件安全管理情況進(jìn)行審計(jì)，評(píng)估公司文件安全管理制度的有效性