合同與采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范公司合同與采購管理流程，加強風險控制，確保公司合法權益，提高經濟效益，保障公司各項業務的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門涉及的合同簽訂、履行以及采購活動，包括但不限于物資采購、服務采購、工程采購等各類經濟活動。3.基本原則合法性原則：合同與采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。公平公正原則：在合同簽訂和采購過程中，應遵循公平、公正的原則，維護公司與合作方的合法權益。誠實守信原則：各方應誠實守信，嚴格履行合同約定和采購程序，確保交易的真實性和可靠性。效益原則：在保證質量和滿足需求的前提下，優化采購流程，降低采購成本，提高公司經濟效益。二、合同管理合同簽訂流程1.合同立項業務部門根據工作需要提出合同立項申請，詳細說明合同的性質、標的、金額、履行期限、對方當事人等基本情況，并提交相關背景資料和初步需求說明。立項申請經部門負責人審核同意后，報分管領導審批。2.合同起草由業務部門負責合同文本的起草工作。合同文本應明確雙方的權利義務、標的、數量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等主要條款。涉及重大合同或法律關系復雜的合同，可由公司法律顧問協助起草或審核。3.合同審核合同起草完成后，提交至公司法務部門進行法律審核。法務部門重點審查合同的合法性、合規性、完整性以及潛在的法律風險，并出具審核意見。合同同時需提交財務部門進行財務審核，財務部門主要審核合同的價款、支付方式、結算周期等財務條款的合理性和可行性，確保公司財務利益不受損害。根據合同性質和金額大小，還可能需提交其他相關部門進行專業審核，如涉及技術條款的合同需技術部門審核。各審核部門應在規定時間內完成審核，并簽署審核意見。4.合同審批經各部門審核通過的合同，按照公司審批權限進行審批。一般合同由部門負責人、分管領導審批；重大合同或涉及金額較大的合同，需經總經理或董事長審批。審批人應認真審查合同內容，對合同的真實性、合法性、合理性負責，并簽署審批意見。如審批人有修改意見，業務部門應根據意見對合同進行修改后重新提交審核和審批。5.合同簽署合同經審批通過后，由業務部門負責與對方當事人進行合同簽署。簽署前，應確保合同文本與審批通過的版本一致，雙方當事人的簽字蓋章齊全、有效。合同簽署過程中，應嚴格按照公司印章管理制度使用印章，確保印章使用的安全性和規范性。合同履行與變更1.合同履行合同生效后，業務部門負責組織合同的履行。應按照合同約定的條款和時間要求，全面履行己方義務，確保合同目標的實現。在合同履行過程中，業務部門應及時跟蹤合同執行情況，如發現問題或風險，應及時采取措施解決，并向相關領導和部門匯報。涉及多個部門協作履行的合同，各部門應密切配合，明確職責分工，共同推進合同的順利履行。2.合同變更合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同內容的，業務部門應及時提出變更申請，并說明變更的原因、內容及對合同履行的影響。合同變更申請經相關部門審核和審批后，按照合同簽訂流程重新簽訂變更協議或補充協議。變更協議或補充協議作為原合同的組成部分，與原合同具有同等法律效力。合同終止與結算1.合同終止合同履行完畢、雙方協商一致解除合同、因不可抗力或其他法定事由導致合同無法履行等情況下，合同終止。合同終止后，業務部門應及時清理合同履行過程中的相關文件、資料和資產，并辦理交接手續。2.合同結算合同履行完畢后，業務部門應按照合同約定及時辦理結算手續。結算申請應附合同執行情況說明、驗收報告、發票等相關資料。財務部門負責對結算申請進行審核，審核無誤后按照合同約定的支付方式和時間進行付款。合同檔案管理1.合同檔案的收集與整理業務部門負責在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中及時收集相關文件、資料，包括合同文本、審批文件、往來函件、驗收報告、結算憑證等，并進行整理歸檔。合同檔案應按照合同類別、時間順序等進行分類整理，確保檔案資料的完整性和系統性。2.合同檔案的保管與查閱合同檔案由公司檔案室統一保管，檔案室應建立健全檔案管理制度，確保合同檔案的安全存放和妥善保管。因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，經部門負責人批準后，到檔案室查閱。查閱人員應遵守檔案室的相關規定，不得擅自復印、涂改、損毀合同檔案。三、采購管理采購計劃制定1.需求預測各部門應根據業務發展規劃和實際工作需要，定期對物資、服務等采購需求進行預測。需求預測應綜合考慮市場變化、業務增長、庫存情況等因素，確保預測的準確性和合理性。需求預測結果應形成書面報告，提交至采購部門。2.采購計劃編制采購部門根據各部門提交的需求預測報告，結合公司庫存情況、采購預算等，編制年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應明確采購物資或服務的名稱、規格型號、數量、質量要求、預計采購時間等內容，并按照重要性和緊急程度進行分類排序。采購計劃編制完成后，應提交至相關部門審核和公司領導審批。采購供應商管理1.供應商選擇采購部門應建立供應商信息庫，收集、整理供應商的基本情況、經營業績、產品質量、價格水平、售后服務等信息。根據采購需求，從供應商信息庫中篩選出潛在供應商，并進行實地考察和評估。評估內容包括供應商的資質信譽、生產能力、技術水平、質量控制體系、價格競爭力等方面。經過評估后，選擇合適的供應商作為合作對象，并與其簽訂合作協議或采購合同。2.供應商考核采購部門應定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行考核評價。考核評價結果應記錄在供應商檔案中。根據考核結果，對表現優秀的供應商給予獎勵和優先合作機會；對表現不佳的供應商，應及時采取警告、整改、暫停合作或終止合作等措施。采購流程1.采購申請各部門根據采購計劃或實際工作需要，填寫采購申請表，詳細說明采購物資或服務的名稱、規格型號、數量、質量要求、預算金額、需求時間等內容，并提交至采購部門。采購申請表應經部門負責人審核簽字，對于金額較大或重要的采購申請，還需報分管領導審批。2.采購詢價與比價采購部門收到采購申請后，根據采購物資或服務的特點和市場情況，向多家供應商發出詢價函，要求供應商提供報價單。采購部門對供應商的報價進行整理和比較，分析各供應商的價格、質量、交貨期等因素，選擇最優供應商。在比價過程中，應確保公平、公正、公開，不得泄露供應商報價等信息。3.采購合同簽訂確定供應商后，采購部門按照合同管理流程與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利義務、標的、數量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等主要條款。采購合同簽訂前，需經法務部門、財務部門等相關部門審核通過，并按照公司審批權限進行審批。4.采購訂單下達采購合同簽訂后，采購部門向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資或服務的具體要求、交貨時間、交貨地點等內容，并要求供應商簽字確認。采購訂單下達后，采購部門應及時跟蹤訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。5.采購驗收采購物資或服務到貨后，采購部門應及時通知相關部門進行驗收。驗收人員應按照采購合同和相關標準對物資或服務的數量、質量、規格型號等進行檢驗。驗收合格后，驗收人員應簽署驗收報告；驗收不合格的，應及時與供應商溝通協商解決，如要求供應商補貨、換貨、退貨或承擔違約責任等。采購預算管理1.預算編制采購部門應根據公司年度經營計劃和采購計劃，編制采購預算。采購預算應明確各項采購項目的預算金額，并按照公司預算管理要求進行細化和分解。采購預算編制過程中，應充分考慮市場價格波動、業務需求變化等因素，確保預算的合理性和準確性。2.預算執行與控制采購部門應嚴格按照采購預算執行采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算的，應按照公司預算調整流程進行審批。財務部門負責對采購預算的執行情況進行監控和分析，定期向公司領導匯報采購預算執行情況，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。四、監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門定期對合同與采購管理情況進行審計監督，檢查合同簽訂、履行、采購流程執行、供應商管理、預算控制等方面的合規性和有效性，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.定期檢查與不定期抽查公司建立合同與采購管理定期檢查制度，由采購部門牽頭，會同相關部門對合同履行情況、采購業務開展情況等進行定期檢查。公司領導和相關部門可根據工作需要，對合同與采購管理進行不定期抽查，及時發現和糾正存在的問題。五、責任追究1.在合同與采購管理過程中，如因工作人員故意或重大過失導致公司利益受損的，公司