研究生檔案編目整理規定?

一、總則1.為加強我校研究生檔案管理工作，實現研究生檔案編目整理的規范化、標準化，確保檔案的完整性、準確性和系統性，便于檔案的保管、利用和查詢，特制定本規定。2.本規定適用于我校所有研究生檔案的編目整理工作，包括全日制研究生、非全日制研究生等各類研究生檔案。3.研究生檔案編目整理工作由研究生院負責組織實施，各學院（系、所）協助完成相關工作。檔案管理人員應嚴格遵守本規定，認真履行職責，確保檔案編目整理工作的質量。二、檔案收集1.收集范圍-研究生入學材料，包括報考登記表、政治審查表、體檢表、復試材料等。-學習成績材料，如成績單、課程論文、學位論文等。-在校期間的獎懲材料，包括各類獎學金、榮譽稱號、違紀處分等相關文件。-黨團組織關系材料，如入黨志愿書、入團申請書、思想匯報等。-就業材料，如就業協議書、派遣證、就業推薦表等。-其他具有保存價值的材料，如學術活動記錄、社會實踐報告等。2.收集要求-各學院（系、所）應指定專人負責研究生檔案材料的收集工作，確保材料的及時、完整收集。-檔案材料應真實、準確，內容完整，手續完備。凡歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料，簽字蓋章等手續應齊全。-收集的檔案材料應按照類別進行初步分類，便于后續整理工作。三、檔案整理1.整理原則-遵循檔案形成的規律，保持檔案材料之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。-以研究生個人為單位進行整理，確保每個研究生的檔案材料完整、有序。2.整理步驟-初步分類：將收集到的檔案材料按照上述收集范圍的類別進行初步分類。-排序編號：對每一類檔案材料進行排序，按照時間先后、重要程度等合理順序排列，并為每份材料編寫編號。編號應具有唯一性，便于識別和管理。-編目登記：根據整理好的檔案材料，編制檔案目錄。目錄應包含檔案材料的編號、名稱、日期、來源等信息，確保信息準確無誤。-裝訂成冊：對于紙張較多、需要長期保存的檔案材料，如學位論文等，應進行裝訂成冊，便于保管和查閱。裝訂應整齊、牢固，不影響材料的閱讀和使用。-裝盒存放：將整理好的個人檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明研究生的姓名、學號、專業、入學時間等信息，便于查找和管理。四、檔案編目1.編目內容-檔案編號：為每份檔案材料編制唯一的編號，編號應遵循一定的編碼規則，便于識別和管理。-檔案名稱：準確填寫檔案材料的名稱，應與材料的實際內容相符。-日期：填寫檔案材料形成的日期，精確到年、月、日。-來源：注明檔案材料的提供部門或個人，確保檔案來源可追溯。-保管期限：根據檔案材料的重要性和保存價值，確定保管期限，分為短期（1-5年）、中期（5-10年）、長期（10年以上）等不同級別。2.編目格式-檔案編目應采用統一的格式，可使用電子表格或專門的檔案管理軟件進行編目。電子表格應包含上述編目內容的各項字段，便于數據的錄入、查詢和統計。-編目完成后，應打印紙質目錄，并與檔案材料一同保存。紙質目錄應清晰、整潔，簽字蓋章手續完備。五、數字化處理1.數字化要求-為提高檔案管理的效率和利用價值，逐步推進研究生檔案的數字化處理工作。數字化處理應符合國家相關標準和規范，確保檔案信息的真實性、完整性和安全性。-對重要的、利用率較高的檔案材料應優先進行數字化處理，如學位論文、獲獎證書等。2.數字化流程-掃描：使用專業的掃描設備對檔案材料進行掃描，掃描分辨率應不低于300dpi，確保圖像清晰可讀。掃描后的圖像應保存為常見的圖像格式，如JPEG、TIFF等。-圖像處理：對掃描后的圖像進行去噪、糾偏、裁剪等圖像處理操作，確保圖像質量符合要求。-數據掛接：將數字化后的檔案圖像與檔案編目信息進行掛接，建立起一一對應的關系，便于查詢和利用。-存儲備份：將數字化后的檔案信息存儲在專門的服務器或存儲設備中，并定期進行備份，防止數據丟失。六、質量檢查1.檢查內容-檔案材料的完整性：檢查檔案材料是否齊全，是否有遺漏或缺失的情況。-檔案整理的規范性：檢查檔案材料的分類、排序、編號、編目等是否符合本規定的要求。-檔案數字化的準確性：檢查數字化處理后的檔案圖像與原始材料是否一致，數據掛接是否準確無誤。2.檢查方式-檔案管理人員應定期對檔案編目整理工作進行自查，發現問題及時整改。-研究生院將不定期對各學院（系、所）的檔案編目整理工作進行抽查，對不符合要求的情況提出整改意見，并督促落實。七、安全保密1.安全措施-檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案的安全保存。-對數字化檔案信息應采取數據加密、訪問控制等安全技術措施，防止數據泄露和被篡改。2.保密制度-檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。未經授權，任何人不得查閱、復制、傳播研究生檔案信息。