職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)審計(jì)檔案管理工作實(shí)施辦法?

一、總則1.為加強(qiáng)學(xué)院財(cái)務(wù)審計(jì)檔案管理，保證財(cái)務(wù)審計(jì)檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)審計(jì)檔案在學(xué)院管理和決策中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，制定本實(shí)施辦法。2.財(cái)務(wù)審計(jì)檔案是指學(xué)院在財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算、審計(jì)監(jiān)督等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。3.財(cái)務(wù)審計(jì)檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保管、確保安全的原則，由學(xué)院財(cái)務(wù)部門(mén)和審計(jì)部門(mén)共同負(fù)責(zé)，檔案管理部門(mén)監(jiān)督指導(dǎo)。二、管理職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)-負(fù)責(zé)本部門(mén)財(cái)務(wù)審計(jì)檔案的收集、整理、立卷、裝訂和初步保管工作。-按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的財(cái)務(wù)審計(jì)檔案移交學(xué)院檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管。-協(xié)助檔案管理部門(mén)對(duì)財(cái)務(wù)審計(jì)檔案進(jìn)行查閱、利用等工作。2.審計(jì)部門(mén)職責(zé)-負(fù)責(zé)本部門(mén)審計(jì)項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷、裝訂和初步保管工作。-按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的審計(jì)檔案移交學(xué)院檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管。-對(duì)涉及審計(jì)事項(xiàng)的檔案利用提供專(zhuān)業(yè)支持和審核。3.檔案管理部門(mén)職責(zé)-負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)院財(cái)務(wù)審計(jì)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。-負(fù)責(zé)接收、保管財(cái)務(wù)部門(mén)和審計(jì)部門(mén)移交的財(cái)務(wù)審計(jì)檔案。-負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)審計(jì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目、上架等規(guī)范化管理，確保檔案存放有序，便于查閱。-負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)審計(jì)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。-負(fù)責(zé)辦理財(cái)務(wù)審計(jì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)，做好登記工作，確保檔案信息安全。-按照規(guī)定對(duì)超過(guò)保管期限的財(cái)務(wù)審計(jì)檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀處理。三、檔案的收集與整理1.財(cái)務(wù)檔案收集范圍-會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證、記賬憑證等。-會(huì)計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。-財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明等。-其他會(huì)計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等。2.審計(jì)檔案收集范圍-審計(jì)項(xiàng)目計(jì)劃、審計(jì)通知書(shū)、審計(jì)工作底稿、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定書(shū)、審計(jì)移送處理書(shū)等審計(jì)業(yè)務(wù)文書(shū)。-與審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的會(huì)議記錄、調(diào)查了解記錄、舉報(bào)材料、審計(jì)人員的工作日記等資料。-被審計(jì)單位的基本情況資料、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料、內(nèi)部控制制度等相關(guān)資料。3.檔案整理要求-財(cái)務(wù)部門(mén)和審計(jì)部門(mén)應(yīng)按照檔案形成的時(shí)間順序、項(xiàng)目類(lèi)別等進(jìn)行整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。-對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步篩選，剔除無(wú)關(guān)的資料，對(duì)破損、褪色的資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。-按照規(guī)定的格式和要求，對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案目錄、卷內(nèi)目錄等。-將整理好的檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。四、檔案的移交與保管1.檔案移交-財(cái)務(wù)部門(mén)和審計(jì)部門(mén)應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度整理好的財(cái)務(wù)審計(jì)檔案移交學(xué)院檔案管理部門(mén)。-移交時(shí)，雙方應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清冊(cè)，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、年份等信息，經(jīng)雙方負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，辦理交接手續(xù)。2.檔案保管-檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的財(cái)務(wù)審計(jì)檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。-對(duì)接收的財(cái)務(wù)審計(jì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，按照檔案的類(lèi)別、年份等進(jìn)行編號(hào)，建立檔案存放索引，便于查找和管理。-定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、檔案的查閱與利用1.查閱規(guī)定-學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)審計(jì)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)審計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。-查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、劃圈、批注等。-查閱檔案人員對(duì)查閱過(guò)程中涉及的機(jī)密信息負(fù)有保密義務(wù)，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.借閱規(guī)定-學(xué)院內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱財(cái)務(wù)審計(jì)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)審計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)或?qū)徲?jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人、學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。-借閱期限一般不超過(guò)[具體天數(shù)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。-檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱檔案的歸還情況進(jìn)行跟蹤檢查，如發(fā)現(xiàn)逾期未還或檔案有損壞等情況，應(yīng)及時(shí)催還并追究相關(guān)人員責(zé)任。3.復(fù)制規(guī)定-因工作需要復(fù)制財(cái)務(wù)審計(jì)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)審計(jì)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)或?qū)徲?jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理復(fù)制手續(xù)。-檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的范圍和內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制，并做好登記工作。復(fù)制件應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.檔案鑒定-檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)審計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每[具體年份]進(jìn)行一次。鑒定工作由檔案管理部門(mén)牽頭，會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員組成鑒定小組。-鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。-對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《財(cái)務(wù)審計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。2.檔案銷(xiāo)毀-《財(cái)務(wù)審計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀工作。-檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施，財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等派人監(jiān)督。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。-銷(xiāo)毀工作結(jié)束后，銷(xiāo)毀人員和監(jiān)督人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)審計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀清冊(cè)存檔保管。七、監(jiān)督與考核1.學(xué)院檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)和審計(jì)部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.學(xué)院將財(cái)務(wù)審計(jì)檔案管理工作納入部門(mén)和個(gè)人的績(jī)效考核體系，對(duì)