大學行政印章停用銷毀制度?

大學行政印章停用銷毀制度一、目的為規范大學行政印章停用與銷毀的管理流程，確保學校印章管理的嚴肅性、安全性和規范性，防止印章在停用后被不當使用，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于大學內所有行政印章，包括學校行政公章、各職能部門行政印章、各學院行政印章等。三、職責分工1.學校辦公室：作為學校行政印章管理的牽頭部門，負責統籌行政印章的停用與銷毀工作，審核印章停用與銷毀申請，組織實施銷毀工作，并做好相關記錄與存檔。2.使用部門：負責提出本部門行政印章的停用申請，配合學校辦公室做好印章停用與銷毀的相關工作，確保印章在停用前的正常使用及停用后的妥善保管。3.審計部門：對印章停用與銷毀過程進行監督審計，確保整個流程合法合規，防止出現違規操作。四、印章停用（一）停用情形1.學校機構調整、更名，原印章名稱與新機構名稱不符的。2.印章損壞，無法正常使用且經專業機構鑒定無法修復或修復成本過高的。3.因印章使用管理規定變更，原印章不符合新規定要求的。4.其他經學校研究決定需要停用印章的情形。（二）停用申請1.當出現上述停用情形時，使用部門應填寫《大學行政印章停用申請表》，詳細說明印章停用的原因、印章名稱、印章編號、啟用時間等信息，并由部門負責人簽字確認。2.將填寫完整的申請表提交至學校辦公室。（三）審核批準1.學校辦公室收到申請表后，對申請內容進行審核，核實停用原因及相關情況。2.審核通過后，報學校主管領導審批。經主管領導批準同意后，方可進行印章停用操作。（四）停用執行1.學校辦公室在獲得批準后，正式通知印章使用部門停止使用該印章，并明確停用日期。2.使用部門在接到通知后，立即停止使用相關印章，并將印章妥善保管，等待下一步銷毀安排。同時，使用部門應告知相關業務往來單位及人員該印章已停用，避免因信息不暢導致的業務問題。五、印章銷毀（一）銷毀申請1.對于已停用的印章，學校辦公室應根據實際情況適時提出銷毀申請，填寫《大學行政印章銷毀申請表》，注明擬銷毀印章的詳細信息，包括印章名稱、編號、數量、停用時間等，并說明銷毀方式和計劃銷毀時間。2.將申請表提交審計部門進行審計。（二）審計監督1.審計部門對印章銷毀申請進行審計，審查申請事項的真實性、合規性以及印章管理過程的合法性。2.審計部門在審計通過后，在申請表上簽署審計意見。（三）審批決定1.經審計通過的銷毀申請表，報學校主管領導審批。學校主管領導根據實際情況做出是否批準銷毀的決定。2.若主管領導批準銷毀，學校辦公室應按照批準意見組織實施銷毀工作。（四）銷毀實施1.確定銷毀方式：根據印章的材質和實際情況，選擇合適的銷毀方式，如切割、粉碎、熔毀等，確保印章無法恢復使用。2.組織銷毀工作：學校辦公室負責組織專門人員進行印章銷毀工作，銷毀過程應在審計部門或其他監督人員的監督下進行。3.銷毀記錄：在銷毀過程中，要做好詳細的記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員、銷毀方式等信息。同時，對銷毀現場進行拍照或錄像留存，作為銷毀工作的證明材料。（五）存檔備案1.印章銷毀完成后，學校辦公室應將《大學行政印章停用申請表》《大學行政印章銷毀申請表》、審計意見、銷毀記錄（照片、錄像等）等相關資料整理歸檔，長期保存，以備查閱。2.學校辦公室將印章銷毀情況以適當方式在學校內部進行公示，確保相關信息公開透明。六、責任追究1.對違反本制度，擅自停用、銷毀行政印章或在印章停用、銷毀過程中存在違規操作的單位和個人，學校將視情節輕重，依據相關規定給予批評教育、紀律處分；造成嚴重后果的，依法追究相關責任人的法律責任。2.對因印章停用、銷毀信息傳達不及時，導致學?；蚱渌麊挝?、個人利益受損的，相關責任部門和責任人應承擔相應的責任。七、附則1.本制度自發布