大學行政印章使用登記制度?

一、目的為了規范大學行政印章的使用與管理，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護學校的正常管理秩序和權益，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于大學內各部門、各學院、各直屬單位對行政印章的使用與登記管理。三、印章管理職責分工1.學校辦公室-負責學校行政印章（包括學校公章、校長印章等）的統一管理和監督使用。-制定印章使用流程和規范，并對各部門印章使用情況進行定期檢查和指導。-負責保管學校行政印章使用的相關文件和記錄。2.各部門、學院及直屬單位-負責本部門行政印章的日常管理，指定專人擔任印章管理員，負責印章的保管、使用和登記工作。-嚴格按照學校規定和本部門工作需要，規范使用印章，并及時做好使用登記。四、印章的啟用與廢止1.啟用-新印章刻制完成后，需由學校辦公室統一組織啟用儀式，并發布啟用通知。通知應明確印章的名稱、規格、啟用時間等信息。-印章啟用前，學校辦公室應留存印模，并做好相關備案工作。2.廢止-因機構變更、名稱更改等原因導致印章不再使用時，使用部門應及時將印章交回學校辦公室。-學校辦公室對廢止印章進行登記，并按照規定進行封存或銷毀處理。銷毀印章時，應做好記錄，記錄內容包括印章名稱、銷毀時間、銷毀方式等，并有專人監銷。五、印章使用原則1.合法性原則印章的使用必須符合國家法律法規、學校規章制度以及相關文件要求，不得違規使用印章。2.嚴肅性原則印章代表學校或部門的正式授權，使用時應嚴肅認真，確保用印事項真實、準確、有效。3.審批原則印章使用必須經過規定的審批流程，未經審批不得擅自用印。六、印章使用審批流程1.常規文件用印-一般性公文、函件等常規文件需使用學校行政印章的，由文件起草部門負責人審核簽字后，報學校辦公室主任審批，經批準后方可用印。-各部門內部文件使用本部門行政印章的，由部門負責人審批。2.重要合同、協議用印-涉及學校重大利益的合同、協議等文件需使用學校行政印章的，由承辦部門負責提供合同草案，并經學校法律顧問審核、相關職能部門會簽、分管校領導審批后，報校長或校長授權的校領導批準，方可到學校辦公室用印。-合同、協議用印前，承辦部門應確保合同條款完整、準確，涉及的權利義務明確，避免潛在風險。3.特殊情況用印-如遇緊急情況或特殊事項需使用印章，而相關審批人員無法及時簽字審批的，使用部門應通過電話、短信等方式向審批人員報告，經同意后可先行用印，但事后必須及時補辦審批手續。七、印章使用登記要求1.登記內容-每次使用印章時，印章管理員都必須認真填寫《行政印章使用登記表》，登記內容應包括用印日期、用印部門、用印事項、文件名稱及文號、批準人、用印人、印章名稱等信息。-對于合同、協議等重要文件，還應登記合同編號、對方單位名稱、合同金額等關鍵信息。2.登記方式-印章使用登記可采用紙質登記和電子登記相結合的方式。紙質登記表應妥善保管，以備查閱；電子登記表應定期備份，確保數據安全。-印章管理員應在每次用印后及時進行登記，確保登記信息的準確性和完整性。八、印章使用的監督與檢查1.定期檢查學校辦公室應定期對各部門行政印章的使用和登記情況進行檢查，檢查周期為每學期至少一次。檢查內容包括印章保管是否安全、使用是否符合規定、登記是否規范等。2.不定期抽查學校辦公室可根據工作需要，對各部門印章使用情況進行不定期抽查。對于發現的問題，應及時提出整改意見，并督促相關部門限期整改。3.責任追究對違反本制度規定，擅自使用印章或因管理不善導致印章丟失、損壞、被盜用等情況，學校將視情節輕重，對相關責任人給予批評教育、紀律處分；造成經濟損失或不良影響的