大學(xué)宿舍檔案管理制度?

大學(xué)宿舍檔案管理制度一、總則1.目的：為加強大學(xué)宿舍管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化，全面記錄宿舍管理相關(guān)信息，更好地服務(wù)學(xué)生，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于學(xué)校所有學(xué)生宿舍區(qū)域及相關(guān)管理活動形成的檔案管理。3.管理原則：遵循真實性、完整性、保密性、實用性原則，確保檔案資料真實反映宿舍管理情況，便于查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)分工1.宿舍管理部門-負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)宿舍檔案管理工作。-制定和完善宿舍檔案管理的規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。-負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用宿舍管理過程中產(chǎn)生的各類檔案資料。2.各學(xué)院-配合宿舍管理部門開展檔案管理工作，負(fù)責(zé)提供本學(xué)院學(xué)生宿舍相關(guān)信息。-協(xié)助整理本學(xué)院學(xué)生在宿舍中的表現(xiàn)等相關(guān)檔案資料，并定期報送宿舍管理部門。3.宿管員-負(fù)責(zé)及時記錄和收集所管轄宿舍區(qū)域內(nèi)的日常管理信息，如學(xué)生入住、退宿情況，宿舍衛(wèi)生檢查結(jié)果，設(shè)施設(shè)備維修記錄等，并定期上報宿舍管理部門。三、檔案收集范圍1.學(xué)生基本信息檔案-學(xué)生入住登記表，包含學(xué)生姓名、性別、年級、專業(yè)、宿舍號、聯(lián)系方式等信息。-學(xué)生宿舍調(diào)整記錄，記錄學(xué)生宿舍變更的時間、原因等情況。2.宿舍衛(wèi)生與安全檔案-定期衛(wèi)生檢查記錄，包括檢查日期、宿舍號、衛(wèi)生評分、存在問題等內(nèi)容。-違規(guī)用電、違規(guī)使用電器等安全檢查記錄，記錄違規(guī)事件發(fā)生時間、宿舍號、違規(guī)情況描述、處理結(jié)果等。-宿舍設(shè)施設(shè)備安全檢查記錄，涵蓋檢查時間、宿舍號、設(shè)施設(shè)備名稱、檢查結(jié)果、維修情況等信息。3.宿舍文化建設(shè)檔案-宿舍文化活動策劃方案、活動照片、活動總結(jié)等資料。-文明宿舍評選資料，包括評選標(biāo)準(zhǔn)、評選過程記錄、獲獎宿舍名單等。4.宿舍管理工作檔案-宿舍管理工作計劃、總結(jié)，包含學(xué)期、年度工作計劃與執(zhí)行情況總結(jié)。-宿舍管理會議記錄，記錄會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容和決議等。-宿舍管理員工作記錄，如值班記錄、巡查記錄等。四、檔案整理要求1.分類整理：按照檔案收集范圍進行分類，設(shè)立學(xué)生基本信息類、衛(wèi)生與安全類、文化建設(shè)類、管理工作類等類別。每個類別下再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分小項，如學(xué)生基本信息類可分為入住登記、宿舍調(diào)整等小項。2.編號裝訂：對整理好的檔案資料進行編號，編號應(yīng)遵循一定規(guī)律，便于查找。將紙張規(guī)格統(tǒng)一的檔案資料按編號順序進行裝訂，對于紙張規(guī)格不一致的資料，應(yīng)進行折疊或粘貼處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.編制目錄：為每類檔案編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包含檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。目錄應(yīng)置于檔案冊首頁，方便查閱。五、檔案保管1.保管設(shè)施：設(shè)立專門的檔案庫房，配備檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。2.保管期限-學(xué)生基本信息檔案、宿舍管理工作檔案中涉及重要決策、長期管理規(guī)劃等資料長期保管。-宿舍衛(wèi)生與安全檔案、宿舍文化建設(shè)檔案等保管期限為3-5年，根據(jù)實際情況可適當(dāng)調(diào)整。3.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，每季度至少進行一次全面檢查，查看檔案是否有損壞、丟失等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并記錄。六、檔案查閱與利用1.查閱申請：校內(nèi)各部門因工作需要查閱宿舍檔案，需填寫《宿舍檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案類別、查閱時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交宿舍管理部門審批。2.審批流程：宿舍管理部門收到查閱申請后，對申請內(nèi)容進行審核，對于符合規(guī)定的申請，予以批準(zhǔn)；對于涉及學(xué)生個人隱私等特殊情況的申請，需經(jīng)學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。3.查閱要求：查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中應(yīng)愛護檔案資料，不得涂改、圈劃、抽取、撕毀檔案。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)另行申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可復(fù)印，復(fù)印資料應(yīng)按規(guī)定用途使用，不得擅自傳播。七、檔案銷毀1.銷毀鑒定：檔案保管期限屆滿后，宿舍管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對檔案進行鑒定，確定是否仍有保存價值。對確無保存價值的檔案，填寫《宿舍檔案銷毀鑒定表》，詳細(xì)記錄檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.銷毀審批：《宿舍檔案銷毀鑒定表》經(jīng)宿舍管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀執(zhí)行：經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)采用合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在《宿舍檔案銷毀執(zhí)行記錄》上簽字確認(rèn)。八、保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對涉及學(xué)生個人隱私、學(xué)校管理機密等信息，應(yīng)予以嚴(yán)格保密。2.檔案查閱過程中，查閱人員不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。違反保密規(guī)定的，將按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。九、培訓(xùn)與監(jiān)督1.培訓(xùn)：宿舍管理部門應(yīng)定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。同時，對宿管員等相關(guān)人員進行檔案收集、整理等基礎(chǔ)