大學財務檔案管理制度?

一、總則1.為加強大學財務檔案管理，保證財務檔案的安全、完整，充分發揮財務檔案在學校財務管理和經濟活動中的作用，根據《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》等相關法律法規，結合本校實際情況，制定本制度。2.本制度適用于大學內各級財務部門所形成的財務檔案管理工作。二、財務檔案的范圍1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。3.財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。4.其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、財務預算、財務收支計劃、經濟合同、財務文件等與財務管理活動相關的資料。三、財務檔案的管理職責1.財務部門職責-負責財務檔案的收集、整理、裝訂、歸檔、保管和利用等工作。-按照規定的期限和要求，對財務檔案進行整理歸檔，編制財務檔案保管清冊。-定期對財務檔案進行清查盤點，確保檔案的安全、完整。-按照規定的程序，辦理財務檔案的查閱、復制和借閱手續。-負責對超過保管期限的財務檔案進行鑒定，提出銷毀意見，并按照規定的程序進行銷毀。2.檔案管理部門職責-負責對財務檔案管理工作進行指導、監督和檢查。-負責接收財務部門移交的已整理歸檔的財務檔案，并按照規定進行保管。-配合財務部門做好財務檔案的查閱、復制和借閱等利用工作。四、財務檔案的整理與歸檔1.整理要求-會計憑證應按照記賬憑證的編號順序，連同所附的原始憑證折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份和起訖日期、憑證種類、起訖號碼，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。-會計賬簿應在年度終了后，按照賬簿類別整理立卷，加上封面、封底，裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、所屬年度，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。-財務報告應按照年度、季度、月度整理裝訂，加上封面、封底，注明單位名稱、報告所屬年度、季度、月份，由編制人在封面上簽名或蓋章。-其他財務資料應按照類別、時間順序整理裝訂，加上封面、封底，注明資料名稱、所屬年度、月份，由整理人在封面上簽名或蓋章。2.歸檔時間-當年形成的財務檔案，在會計年度終了后，可暫由財務部門保管一年，期滿之后，應當由財務部門編制移交清冊，移交本單位檔案管理部門統一保管。-財務部門在向檔案管理部門移交財務檔案時，應確保檔案的完整性和準確性，并辦理交接手續，雙方簽字確認。五、財務檔案的保管1.保管期限-財務檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。-各類財務檔案的具體保管期限，按照《會計檔案管理辦法》等相關規定執行。2.保管設施-檔案管理部門應設置專門的財務檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防塵、防光等設施，確保財務檔案的安全保管。-財務檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度、濕度適宜。3.保管方式-財務檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。-檔案管理部門應建立財務檔案保管清冊，詳細記錄財務檔案的名稱、數量、存放位置、保管期限等信息，并定期進行核對和更新。六、財務檔案的查閱與借閱1.查閱規定-本校內部人員因工作需要查閱財務檔案的，應填寫《財務檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。-查閱財務檔案時，應在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出查閱地點，不得在檔案上涂畫、拆封和抽換。-查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《財務檔案查閱登記表》上簽字確認。2.借閱規定-本校內部人員因工作需要借閱財務檔案的，應填寫《財務檔案借閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。-借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續借手續。-借閱人員應妥善保管所借財務檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂畫、拆封和抽換。借閱期滿后，應及時歸還檔案，并在《財務檔案借閱登記表》上簽字確認。-外單位人員因特殊原因需要查閱或借閱本校財務檔案的，應持有單位介紹信，并經本校財務部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可按照規定辦理查閱或借閱手續。七、財務檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作-檔案管理部門應定期會同財務部門對超過保管期限的財務檔案進行鑒定，提出銷毀意見。-鑒定工作應由檔案管理部門、財務部門的相關人員組成鑒定小組，對財務檔案進行逐卷審查，確定是否仍有保存價值。2.銷毀程序-對經鑒定可以銷毀的財務檔案，應由檔案管理部門編制《財務檔案銷毀清冊》，詳細記錄擬銷毀財務檔案的名稱、數量、存放位置、保管期限等信息。-《財務檔案銷毀清冊》應報經單位負責人審批后，由檔案管理部門和財務部門共同派員監銷。-銷毀財務檔案時，監銷人員應在銷毀現場進行監督，確保檔案銷毀徹底，并在《財務檔案銷毀清冊》上簽字確認。-銷毀后，《財務檔案銷毀清冊》應永久保存。八、監督與檢查1.學校審計部門應定期對財務檔案管理工作進行審計監督，檢查財務檔案管理制度的執行情況，發現問題及時提出整改意見。2.財務部門和檔案