燃油及維修管理制度一、總則1.目的為加強公司車輛燃油及維修管理，合理控制費用支出，提高車輛使用效率，確保車輛安全、正常運行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有公務車輛及因工作需要配備的其他車輛。3.基本原則嚴格預算控制原則：根據公司年度預算安排，合理確定燃油及維修費用額度，確保費用支出在預算范圍內。規范操作原則：明確燃油采購、車輛維修審批、維修過程監督等各環節的操作流程和規范，確保各項工作有序進行。節約高效原則：倡導節約意識，優化車輛使用安排，提高燃油及維修資源的利用效率，降低成本。二、燃油管理1.燃油采購采購計劃制定車隊管理人員應根據車輛行駛里程、油耗情況以及未來工作安排，每月末制定次月燃油采購計劃。采購計劃應詳細列出各車輛預計燃油需求量，并報部門負責人審核。部門負責人審核采購計劃時，應結合公司業務實際和預算情況，確保計劃合理可行。審核通過后的采購計劃報公司財務部門備案。供應商選擇與管理公司應通過招標、詢價等方式選擇信譽良好、價格合理、供應穩定的燃油供應商。與選定的供應商簽訂采購合同，明確燃油質量標準、價格、交貨方式、付款方式等條款。定期對供應商進行評估，評估內容包括燃油質量、交貨及時性、價格合理性、售后服務等方面。如發現供應商存在問題，應及時與其溝通協商解決，必要時更換供應商。采購流程車隊管理人員根據審核通過的采購計劃，向選定的供應商下達采購訂單。采購訂單應注明燃油品種、數量、交貨時間、交貨地點等詳細信息。供應商按照采購訂單要求將燃油送至公司指定地點。車隊管理人員或指定專人負責驗收，驗收內容包括燃油數量、質量、品種等。驗收合格后，填寫驗收單，并由驗收人員簽字確認。財務部門根據驗收單和采購合同，辦理付款手續。付款時應嚴格審核相關憑證，確保付款金額準確無誤。2.燃油儲存公司應設置專門的燃油儲存設施，儲存設施應符合安全、環保要求。燃油儲存設施應具備防火、防爆、防泄漏等功能，并定期進行檢查和維護。燃油儲存應分類存放，不同品種、不同標號的燃油應分開儲存，并有明顯的標識。儲存設施應保持清潔，防止雜質混入燃油。建立燃油儲存臺賬，詳細記錄燃油的出入庫數量、儲存時間、儲存位置等信息。臺賬應定期核對，確保賬實相符。3.燃油使用車輛加油實行定點加油制度。公司應確定固定的加油站點，并與加油站點簽訂合作協議，爭取優惠價格。車輛加油時，駕駛員應持公司統一發放的加油卡到指定加油站點加油。加油卡應專人專用，不得轉借他人。駕駛員加油后，應要求加油站點開具正規發票，并在發票上注明車輛牌號、加油時間、加油金額等信息。發票應及時交車隊管理人員審核，審核無誤后交財務部門報銷。嚴格控制燃油消耗，車隊管理人員應定期統計各車輛的燃油消耗情況，分析油耗變化原因。對于油耗異常的車輛，應及時查明原因，并采取相應措施進行處理。鼓勵駕駛員節約燃油，在確保行車安全的前提下，合理規劃行車路線，避免不必要的空駛和急加速、急剎車等行為。三、維修管理1.維修計劃與預算車輛維修實行計劃管理。車隊管理人員應定期對車輛進行檢查和維護，根據車輛技術狀況和行駛里程，制定年度、季度和月度維修計劃。維修計劃應明確維修項目、維修時間、維修預算等內容。維修預算應根據維修項目的難易程度、所需材料和工時等因素進行合理估算，并報部門負責人審核。部門負責人審核維修計劃時，應結合公司預算情況和車輛實際需求，嚴格控制維修費用。對于超出預算的維修項目，應詳細說明原因，并報公司領導審批。2.維修審批車輛維修前，駕駛員應填寫《車輛維修申請表》，詳細說明車輛故障情況、維修項目、預計維修費用等信息，并提交車隊管理人員審核。車隊管理人員接到《車輛維修申請表》后，應及時對車輛進行檢查，核實故障情況和維修項目的合理性。對于簡單故障，車隊管理人員可直接安排維修；對于復雜故障或較大維修項目，應組織技術人員進行評估，并提出維修建議。經車隊管理人員審核同意的維修申請，報部門負責人審批。部門負責人應根據維修計劃和預算情況進行審批，審批通過后方可安排維修。對于超出維修計劃或預算的維修項目，必須經公司領導審批后方可進行維修。未經審批擅自維修的，費用自理。3.維修廠家選擇公司應建立合格維修廠家名錄，維修廠家應具備合法經營資質、良好的信譽、專業的維修技術和完善的售后服務體系。選擇維修廠家時，應通過招標、詢價、實地考察等方式進行綜合評估，選擇價格合理、維修質量高的廠家作為合作伙伴。與選定的維修廠家簽訂維修合同，明確維修質量標準、維修價格、維修期限、售后服務等條款。定期對維修廠家進行評估，評估內容包括維修質量、維修價格、維修效率、售后服務等方面。如發現維修廠家存在問題，應及時與其溝通協商解決，必要時更換維修廠家。4.維修過程監督車輛維修時，車隊管理人員應安排專人到維修廠家進行監督，確保維修項目按審批要求進行維修，維修質量符合標準。監督人員應及時了解維修進度，檢查維修過程中使用的材料和配件是否符合要求，是否存在以次充好、虛報維修項目等問題。如發現問題，應及時要求維修廠家整改。維修完成后，監督人員應會同駕駛員對車輛進行驗收。驗收內容包括維修項目是否完成、維修質量是否合格、車輛外觀是否受損等。驗收合格后，填寫《車輛維修驗收單》，并由驗收人員簽字確認。5.維修費用結算維修廠家完成維修后，應及時開具維修發票，并附上維修清單、維修合同等相關資料。發票和維修清單應詳細注明維修項目、維修費用、材料費用、工時費用等信息。駕駛員將維修發票、維修清單、維修合同、《車輛維修申請表》、《車輛維修驗收單》等資料一并提交車隊管理人員審核。車隊管理人員審核無誤后，報財務部門報銷。財務部門應嚴格審核維修費用報銷憑證，確保費用支出真實、合理、合規。對于不符合規定的維修費用，財務部門有權拒絕報銷。四、車輛保養1.定期保養計劃根據車輛使用說明書和公司實際情況，制定車輛定期保養計劃。定期保養計劃應明確保養項目、保養周期、保養時間等內容。車輛定期保養分為一級保養、二級保養和三級保養。一級保養每[X]公里或[X]月進行一次，主要內容包括車輛外觀清潔、輪胎檢查、機油更換、濾清器清洗等；二級保養每[X]公里或[X]月進行一次，主要內容包括發動機檢查、底盤檢查、制動系統檢查、電氣系統檢查等；三級保養每[X]公里或[X]年進行一次，主要內容包括發動機大修、底盤大修、車身翻新等。2.保養實施車輛保養應按照定期保養計劃在指定的維修廠家或公司內部維修車間進行。保養過程中，應嚴格按照保養規范和操作規程進行操作，確保保養質量。保養完成后，應填寫《車輛保養記錄單》，詳細記錄保養項目、保養時間、保養人員等信息。《車輛保養記錄單》應妥善保存，作為車輛檔案的重要組成部分。3.保養費用管理車輛保養費用納入公司維修費用預算管理，按照維修費用審批流程進行審批。保養費用應嚴格控制在預算范圍內，不得超支。保養費用結算時，應按照維修費用結算流程進行操作。財務部門應審核保養費用報銷憑證，確保費用支出真實、合理、合規。五、監督與考核1.監督檢查公司財務部門應定期對燃油及維修費用支出情況進行檢查，核實費用支出是否符合預算、審批流程是否規范、發票是否真實有效等。如發現問題，應及時要求相關部門整改。公司審計部門應定期對燃油及維修管理情況進行審計，審查管理制度的執行情況、費用支出的合理性、內部控制的有效性等。如發現違規行為，應依法依規進行處理。車隊管理人員應加強對車輛燃油及維修使用情況的日常監督，定期檢查車輛加油記錄、維修記錄、保養記錄等，確保各項工作規范有序進行。2.考核機制建立燃油及維修管理考核制度，對各部門和駕駛員在燃油及維修管理方面的工作進行考核。考核內容包括燃油消耗指標、維修費用控制、