物業(yè)分包方管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)對(duì)物業(yè)分包方的管理，規(guī)范分包方的服務(wù)行為，確保物業(yè)服務(wù)質(zhì)量，保障業(yè)主的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于與本公司簽訂物業(yè)分包合同的所有分包方，包括但不限于保潔服務(wù)分包方、綠化養(yǎng)護(hù)分包方、安保服務(wù)分包方、設(shè)施設(shè)備維修保養(yǎng)分包方等。（三）管理原則1.合法合規(guī)原則：分包方的選擇、管理和服務(wù)活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。2.公平公正原則：在分包方的選擇、考核、評(píng)價(jià)等過程中，應(yīng)遵循公平、公正的原則，確保所有分包方享有平等的機(jī)會(huì)。3.質(zhì)量第一原則：以保障物業(yè)服務(wù)質(zhì)量為核心目標(biāo)，對(duì)分包方的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理。4.合作共贏原則：加強(qiáng)與分包方的溝通與合作，建立良好的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏。二、分包方的選擇與準(zhǔn)入（一）選擇標(biāo)準(zhǔn)1.具有獨(dú)立法人資格，具備合法有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等相關(guān)證件。2.具有良好的商業(yè)信譽(yù)，近三年內(nèi)無重大違法違規(guī)行為記錄。3.具備相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)能力和服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，能夠滿足物業(yè)服務(wù)的需求。4.擁有足夠的專業(yè)人員和設(shè)備，能夠保證服務(wù)的正常開展。5.具有完善的質(zhì)量管理體系和服務(wù)流程，能夠確保服務(wù)質(zhì)量的穩(wěn)定和提升。（二）選擇流程1.需求評(píng)估：根據(jù)物業(yè)服務(wù)的需求，確定分包項(xiàng)目的具體要求和標(biāo)準(zhǔn)。2.供應(yīng)商推薦與自薦：通過多種渠道收集分包方信息，包括供應(yīng)商推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦等，同時(shí)接受分包方的自薦。3.初步篩選：對(duì)收集到的分包方信息進(jìn)行初步篩選，剔除不符合基本條件的分包方。4.實(shí)地考察：對(duì)初步篩選合格的分包方進(jìn)行實(shí)地考察，了解其公司規(guī)模、人員配備、設(shè)備狀況、管理水平、服務(wù)質(zhì)量等情況。5.資質(zhì)審核：審核分包方的相關(guān)資質(zhì)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照等證件的真實(shí)性和有效性。6.報(bào)價(jià)評(píng)審：要求分包方提供詳細(xì)的報(bào)價(jià)清單，對(duì)其報(bào)價(jià)進(jìn)行評(píng)審，綜合考慮價(jià)格、服務(wù)質(zhì)量、信譽(yù)等因素。7.合同談判：與選定的分包方進(jìn)行合同談判，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、付款方式、違約責(zé)任等條款。8.合同簽訂：經(jīng)公司審批同意后，與分包方簽訂正式的物業(yè)分包合同。（三）準(zhǔn)入管理1.新的分包方在簽訂合同后，由公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)辦理準(zhǔn)入手續(xù)，建立分包方檔案。2.分包方檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明、聯(lián)系方式、服務(wù)合同、報(bào)價(jià)清單、實(shí)地考察報(bào)告、業(yè)績(jī)證明等。3.定期對(duì)分包方檔案進(jìn)行更新和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。三、合同管理（一）合同簽訂1.物業(yè)分包合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司的要求。3.合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門和人員，以便于執(zhí)行和監(jiān)督。（二）合同執(zhí)行1.分包方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)期限提供服務(wù)。2.公司相關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)分包方的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)要求分包方整改。3.如因特殊情況需要變更合同內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。（三）合同結(jié)算1.按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行結(jié)算，確保付款的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.結(jié)算前，應(yīng)要求分包方提供完整的服務(wù)發(fā)票和相關(guān)結(jié)算資料，經(jīng)審核無誤后辦理結(jié)算手續(xù)。3.對(duì)結(jié)算過程中出現(xiàn)的爭(zhēng)議，應(yīng)及時(shí)與分包方溝通協(xié)商，如協(xié)商不成，可通過法律途徑解決。（四）合同終止1.合同期滿后，如雙方不再續(xù)簽合同，應(yīng)按照合同約定辦理終止手續(xù)。2.在合同履行過程中，如一方違反合同約定，另一方有權(quán)提前解除合同，并要求違約方承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。3.合同終止后，應(yīng)及時(shí)對(duì)分包方的服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，結(jié)清相關(guān)費(fèi)用，辦理交接手續(xù)。四、服務(wù)質(zhì)量管理（一）服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制定1.根據(jù)物業(yè)服務(wù)的需求和特點(diǎn)，制定詳細(xì)的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程，明確各項(xiàng)服務(wù)的質(zhì)量要求和考核指標(biāo)。2.服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括但不限于服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)頻率、服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)急處理措施等。3.定期對(duì)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)估和修訂，確保其合理性和有效性。（二）服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督1.建立服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)分包方的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.監(jiān)督方式包括日常巡查、定期檢查、不定期抽查、業(yè)主滿意度調(diào)查等。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向分包方發(fā)出整改通知，要求其限期整改，并跟蹤整改情況。（三）服務(wù)質(zhì)量考核1.制定服務(wù)質(zhì)量考核辦法，明確考核的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、方式和頻率。2.考核結(jié)果與分包方的費(fèi)用結(jié)算、續(xù)簽合同等掛鉤，對(duì)服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的分包方，應(yīng)扣減相應(yīng)的服務(wù)費(fèi)用，情節(jié)嚴(yán)重的可提前解除合同。3.定期對(duì)服務(wù)質(zhì)量考核情況進(jìn)行總結(jié)和分析，針對(duì)存在的問題制定改進(jìn)措施，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。五、人員管理（一）人員配備1.分包方應(yīng)根據(jù)服務(wù)項(xiàng)目的需求，配備足夠數(shù)量的專業(yè)人員，并確保人員具備相應(yīng)的資質(zhì)和技能。2.人員配備情況應(yīng)報(bào)公司相關(guān)部門備案，如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知公司。（二）人員培訓(xùn)1.分包方應(yīng)定期組織員工培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識(shí)。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括物業(yè)服務(wù)知識(shí)、技能培訓(xùn)、安全培訓(xùn)、職業(yè)道德培訓(xùn)等。3.公司可根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)分包方的員工培訓(xùn)提供必要的支持和指導(dǎo)。（三）人員考核1.建立人員考核機(jī)制，對(duì)分包方員工的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核。2.考核內(nèi)容包括工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、專業(yè)技能、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面。3.考核結(jié)果與員工的薪酬、晉升等掛鉤，激勵(lì)員工提高工作積極性和工作質(zhì)量。六、安全管理（一）安全制度建立1.分包方應(yīng)建立健全安全管理制度，明確安全責(zé)任，確保服務(wù)過程中的安全。2.安全管理制度應(yīng)包括但不限于安全生產(chǎn)責(zé)任制、安全操作規(guī)程、安全檢查制度、安全教育培訓(xùn)制度、應(yīng)急預(yù)案等。（二）安全培訓(xùn)教育1.對(duì)員工進(jìn)行定期的安全培訓(xùn)教育，提高員工的安全意識(shí)和安全技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括安全法律法規(guī)、安全操作規(guī)程、安全事故案例分析等。3.新員工入職前應(yīng)進(jìn)行專門的安全培訓(xùn)，經(jīng)考試合格后方可上崗。（三）安全檢查與隱患排查1.定期進(jìn)行安全檢查和隱患排查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.安全檢查應(yīng)包括日常巡查、定期檢查、專項(xiàng)檢查等，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取有效的措施進(jìn)行整改。3.對(duì)重大安全隱患應(yīng)立即停止相關(guān)服務(wù)活動(dòng)，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，采取有效的防范措施，確保安全。（四）應(yīng)急預(yù)案制定與演練1.制定完善的應(yīng)急預(yù)案，包括火災(zāi)、地震、盜竊、突發(fā)疾病等各類突發(fā)事件的應(yīng)急處置措施。2.定期組織員工進(jìn)行應(yīng)急預(yù)案演練，提高員工的應(yīng)急處置能力。3.演練后應(yīng)及時(shí)對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，針對(duì)存在的問題進(jìn)行修訂和完善。七、財(cái)務(wù)管理（一）費(fèi)用核算1.按照合同約定的價(jià)格和結(jié)算方式，對(duì)分包方的服務(wù)費(fèi)用進(jìn)行準(zhǔn)確核算。2.費(fèi)用核算應(yīng)包括服務(wù)費(fèi)用、水電費(fèi)、管理費(fèi)、稅金等各項(xiàng)費(fèi)用。3.定期對(duì)費(fèi)用核算情況進(jìn)行核對(duì)和審計(jì)，確保費(fèi)用的準(zhǔn)確性和合理性。（二）費(fèi)用支付1.嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時(shí)間支付分包方的服務(wù)費(fèi)用。2.付款前應(yīng)要求分包方提供完整的服務(wù)發(fā)票和相關(guān)結(jié)算資料，經(jīng)審核無誤后辦理付款手續(xù)。3.對(duì)費(fèi)用支付情況進(jìn)行記錄和跟蹤，確保付款的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）財(cái)務(wù)監(jiān)督1.建立財(cái)務(wù)監(jiān)督機(jī)制，對(duì)分包方的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行定期檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督內(nèi)容包括財(cái)務(wù)報(bào)表、費(fèi)用支出、資金使用等方面。3.發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)要求分包方整改，確保財(cái)務(wù)活動(dòng)的合法合規(guī)。八、檔案管理（一）檔案建立1.為每個(gè)分包方建立獨(dú)立的檔案，檔案內(nèi)容應(yīng)包括合同文件、服務(wù)記錄、考核評(píng)價(jià)資料、財(cái)務(wù)資料、人員信息等。2.檔案應(yīng)按照類別進(jìn)行分類整理，便于查詢和管理。（二）檔案更新與維護(hù)1.定期對(duì)分包方檔案進(jìn)行更新和維護(hù)，確保檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.如分包方的基本信息、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等發(fā)生變化，應(yīng)及時(shí)在檔案中進(jìn)行記錄和更新。（三）檔案查閱與使用1.公司相關(guān)部門和人員因工作需要可查閱分包方檔案，但應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。2.查閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。九、溝通與協(xié)調(diào)（一）建立溝通機(jī)制1.建立公司與分包方之間的定期溝通機(jī)制，及時(shí)解決服務(wù)過程中出現(xiàn)的問題。2.溝通方式包括會(huì)議、報(bào)告、電話、郵件等。（二）信息共享1.定期向分包方通報(bào)物業(yè)服務(wù)的相關(guān)信息，包括工作計(jì)劃、業(yè)主需求、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等。2.要求分包方及時(shí)反饋服務(wù)過程中的問題和建議，實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)共享。（三）協(xié)調(diào)解決問題1.對(duì)服務(wù)過程中出現(xiàn)的問題，及時(shí)組織相關(guān)部門和分包方進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。2.明確各方的責(zé)任和義務(wù)，制定解決方案，跟蹤落實(shí)情況，確保問題得到妥善解決。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立健全監(jiān)督機(jī)制，對(duì)分包方的服務(wù)質(zhì)量、安全管理、財(cái)務(wù)管理等方面進(jìn)行全面監(jiān)督。2.監(jiān)督方式包括日常巡查、定期檢查、不定期抽查、業(yè)主滿意度調(diào)查等。（二）考核評(píng)價(jià)1.定期對(duì)分包方進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核評(píng)價(jià)結(jié)果作為費(fèi)用結(jié)算、續(xù)簽合同等的重要依據(jù)