物業檔案管管理制度一、總則（一）目的為加強物業檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在物業管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬物業管理項目所形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司設立專門的檔案管理部門或指定專人負責檔案管理工作，對各類檔案實行集中統一管理。2.真實性原則：檔案應如實反映物業管理活動的全過程，確保檔案內容真實可靠。3.完整性原則：全面收集物業管理過程中形成的各種文件資料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規定，對涉及公司機密和業主隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和公司的檔案管理制度。2.制定和完善公司檔案管理工作的各項規章制度和業務流程。3.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和統計工作。4.建立健全檔案檢索系統，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。5.對檔案的鑒定、銷毀工作進行監督和指導，確保檔案的安全。6.組織開展檔案管理業務培訓，提高檔案管理人員的業務水平。7.積極開發利用檔案信息資源，為公司的決策、管理和服務提供支持。（二）各部門職責1.負責本部門形成檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案的及時收集和妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用和鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規章制度，保守檔案機密。2.認真做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等工作，確保檔案質量。3.積極為檔案的查閱、利用提供服務，及時準確地查找和提供所需檔案。4.定期對檔案進行檢查和核對，發現問題及時處理，并做好記錄。5.負責檔案管理設備的維護和管理，保證檔案管理工作的正常開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司行政管理文件，包括上級文件、公司發文、會議紀要、工作計劃與總結等。2.物業管理項目文件，如物業服務合同、業主規約、裝修管理規定、工程圖紙、設備檔案等。3.財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.人力資源檔案，如員工入職登記表、勞動合同、培訓記錄、績效考核資料等。5.客戶檔案，包括業主信息、投訴處理記錄、維修服務記錄等。6.其他與物業管理相關的文件資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.檔案收集應遵循真實性、完整性、準確性的原則，不得遺漏重要文件。3.對于電子文件，應同時收集其對應的紙質文件或打印件，并確保兩者內容一致。4.檔案收集過程中，應做好記錄，注明檔案的名稱、數量、來源、收集時間等信息。（三）整理原則1.遵循文件形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：根據檔案的內容和性質，將檔案分為行政管理類、物業管理類、財務類、人力資源類、客戶類等類別。2.編號：為每個類別下的檔案編制唯一的編號，編號應具有系統性和邏輯性。3.編目：對每份檔案進行編目，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、起止日期等信息。四、檔案的分類與編號（一）分類標準1.行政管理類：包括公司行政事務、黨團工作、工會工作等方面的文件。2.物業管理類：涵蓋物業服務合同、物業項目規劃與設計、房屋及設施設備管理、環境衛生管理、安全保衛管理等文件。3.財務類：包含會計憑證、賬簿、報表、財務審計等文件。4.人力資源類：涉及員工招聘、培訓、考核、薪酬福利、勞動關系等文件。5.客戶類：包括業主信息、客戶投訴處理、客戶滿意度調查等文件。6.其他類：不屬于上述類別的其他文件。（二）編號規則1.檔案編號采用“類別代碼+年份+順序號”的形式。2.類別代碼：用大寫字母表示，如“XG”表示行政管理類，“WY”表示物業管理類，“CW”表示財務類，“RL”表示人力資源類，“KH”表示客戶類，“QT”表示其他類。3.年份：用四位數字表示，如“2023”。4.順序號：從“001”開始依次編號，位數根據檔案數量確定。例如，一份行政管理類檔案，編號為“XG2023001”；一份物業管理類檔案，編號為“WY2023002”。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權益、重要歷史事件、長期保存有價值的檔案。2.定期保管：分為3年、5年、10年、15年、20年等期限，根據檔案的性質和重要程度確定。（二）保管要求1.檔案應存放在專門的檔案庫房內，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和管理。3.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質應妥善保管，定期進行檢查和更新。4.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。5.嚴格控制檔案庫房的訪問權限，非檔案管理人員未經允許不得進入庫房。（三）檔案的借閱與歸還1.借閱檔案應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續。2.檔案管理人員應根據申請表的內容，對借閱檔案進行登記，并提供檔案。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。如需復印檔案，應經檔案管理部門同意，并在復印件上注明用途。4.借閱期限屆滿，借閱人員應及時歸還檔案。如需延期借閱，應重新辦理借閱手續。5.檔案歸還時，檔案管理人員應認真核對檔案的數量和完整性，確認無誤后在借閱登記表上簽字注銷。（四）檔案的查閱1.因工作需要查閱檔案的人員，應填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應根據申請表的內容，提供相應的檔案，并在查閱現場進行監督。3.查閱人員應在指定的地點查閱檔案，不得將檔案帶出檔案管理部門。如需摘抄或復印檔案，應經檔案管理部門同意，并在復印件上注明用途。4.查閱結束后，查閱人員應將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關檔案保管期限的規定為依據，結合公司實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應全面、客觀、公正，確保檔案的真實性和完整性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.對檔案的內容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考同類檔案的保管期限和利用情況，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，報公司領導審批。2.經批準銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、數量等信息。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理部門和相關業務部門共同派員監銷。4.監銷人員應認真核對銷毀檔案的數量和內容，確保銷毀徹底，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。5.《檔案銷毀清冊》應長期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的物業檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行分類、編目、存儲。2.檔案管理系統建設：開發或選用適合公司的檔案管理軟件，實現檔案的錄入、查詢、借閱、統計等功能。3.數據安全管理：采取數據備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數據的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管