生鮮店采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范生鮮店采購工作，確保采購活動的順利進行，保證生鮮產(chǎn)品的質量，降低采購成本，提高采購效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于生鮮店所有采購活動，包括但不限于各類生鮮食品、生鮮加工原料等的采購。（三）基本原則1.質量優(yōu)先原則：采購的生鮮產(chǎn)品必須符合國家相關質量標準和行業(yè)規(guī)范，確保消費者的食品安全。2.成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高店鋪的經(jīng)濟效益。3.公開公正原則：采購過程應公開透明，遵循公正、公平的競爭機制，杜絕不正當交易行為。4.效率原則：優(yōu)化采購流程，提高采購工作的效率，確保生鮮產(chǎn)品及時供應，滿足店鋪運營和顧客需求。二、采購組織與職責（一）采購部門設置根據(jù)生鮮店的規(guī)模和業(yè)務需求，設立采購部，采購部設采購經(jīng)理一名，采購專員若干。（二）采購經(jīng)理職責1.全面負責采購部的日常管理工作，制定采購部工作計劃和目標，并組織實施。2.建立和完善采購管理制度和流程，確保采購工作規(guī)范、有序進行。3.負責與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，確保采購價格合理、交貨期準確、質量有保障。4.組織采購專員進行市場調研，收集供應商信息，評估供應商資質，建立供應商檔案。5.定期分析采購數(shù)據(jù)，評估采購績效，提出改進措施，不斷優(yōu)化采購工作。6.協(xié)調采購部與其他部門之間的工作關系，確保采購工作與店鋪整體運營相銜接。7.負責采購人員的培訓和考核，提高采購團隊的業(yè)務素質和工作能力。（三）采購專員職責1.根據(jù)采購計劃，具體實施采購工作，包括尋找供應商、詢價、比價、議價、下單等。2.負責與供應商溝通協(xié)調，跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保按時、按質、按量交貨。3.收集供應商的報價單、發(fā)票等相關資料，整理歸檔，建立采購臺賬。4.協(xié)助采購經(jīng)理進行市場調研，提供有關采購價格、產(chǎn)品質量等方面的信息和建議。5.完成采購經(jīng)理交辦的其他臨時性工作任務。三、采購流程（一）采購計劃制定1.采購專員每月末根據(jù)店鋪的銷售數(shù)據(jù)、庫存情況以及市場需求預測，制定次月采購計劃。采購計劃應包括采購產(chǎn)品的種類、數(shù)量、規(guī)格、預計采購時間等內(nèi)容。2.采購計劃報采購經(jīng)理審核，采購經(jīng)理根據(jù)店鋪的整體運營情況和預算安排，對采購計劃進行調整和完善，報店長審批。3.店長審批通過后的采購計劃作為正式采購依據(jù)，采購專員按照計劃組織采購工作。（二）供應商選擇與評估1.采購專員通過多種渠道收集供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)展會、供應商推薦、同行交流等。對收集到的供應商信息進行整理和分析，初步篩選出符合要求的供應商。2.采購專員向初步篩選的供應商發(fā)送詢價函，要求供應商提供產(chǎn)品報價、質量標準、交貨期、售后服務等方面的信息。3.根據(jù)供應商的報價和提供的其他信息，采購專員進行比價和議價，選擇報價合理、質量可靠、信譽良好的供應商作為潛在合作伙伴。4.采購經(jīng)理組織采購專員對潛在供應商進行實地考察，評估供應商的生產(chǎn)能力、質量控制體系、物流配送能力、售后服務水平等方面的情況。考察結束后，采購專員填寫供應商評估報告，采購經(jīng)理根據(jù)評估結果確定最終的供應商名單。5.與選定的供應商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務，包括產(chǎn)品價格、質量標準、交貨期、付款方式、售后服務等條款。（三）采購訂單下達1.采購專員根據(jù)采購計劃和確定的供應商，向供應商下達采購訂單。采購訂單應詳細注明采購產(chǎn)品的種類、數(shù)量、規(guī)格、價格、交貨期、交貨地點等信息。2.在采購訂單下達后，采購專員與供應商確認訂單內(nèi)容，確保雙方對訂單條款理解一致。如發(fā)現(xiàn)訂單信息有誤或需要變更，應及時與供應商溝通協(xié)商，進行修改和調整。3.采購專員將采購訂單的副本分別發(fā)送給倉庫、財務等相關部門，以便各部門做好收貨、付款等準備工作。（四）采購過程跟蹤1.采購專員定期與供應商溝通，跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，了解產(chǎn)品的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)問題或異常情況，及時與供應商協(xié)商解決。2.對于需要提前安排運輸?shù)纳r產(chǎn)品，采購專員應與供應商協(xié)調物流配送事宜，確保產(chǎn)品能夠按時、安全送達店鋪。3.在產(chǎn)品交貨前，采購專員通知倉庫做好收貨準備，包括安排收貨人員、清理收貨場地、準備收貨工具等。（五）貨物驗收1.產(chǎn)品到貨后，倉庫收貨人員按照采購訂單和相關標準對貨物進行驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、質量、外觀等方面。2.如發(fā)現(xiàn)貨物數(shù)量短缺、質量不合格或與采購訂單不符等情況，收貨人員應及時填寫驗收不合格報告，并通知采購專員。采購專員與供應商聯(lián)系，協(xié)商解決處理辦法，如補貨、換貨、退貨等。3.對于驗收合格的貨物，收貨人員在送貨單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員按照規(guī)定的存儲方式和位置對貨物進行存放，做好庫存管理工作。（六）采購付款1.財務部門根據(jù)采購合同和驗收合格的送貨單，審核采購發(fā)票的真實性、合法性和準確性。審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時間安排付款。2.采購專員負責提供采購發(fā)票等相關付款資料，協(xié)助財務部門完成付款手續(xù)。如因特殊原因需要延期付款，采購專員應提前與供應商溝通協(xié)商，取得供應商的同意，并及時向財務部門反饋相關情況。3.財務部門定期對采購付款情況進行統(tǒng)計和分析，做好財務核算工作，確保采購付款的準確性和及時性。四、采購質量控制（一）質量標準制定1.采購部根據(jù)國家相關質量標準、行業(yè)規(guī)范以及店鋪的經(jīng)營定位和顧客需求，制定生鮮產(chǎn)品的質量標準。質量標準應包括產(chǎn)品的外觀、口感、營養(yǎng)成分、農(nóng)藥殘留、獸藥殘留、微生物指標等方面的具體要求。2.質量標準以書面形式明確，并向供應商進行傳達。采購專員在采購過程中，應嚴格按照質量標準對采購產(chǎn)品進行把控。（二）供應商質量管控1.定期對供應商的質量控制體系進行評估和審核，確保供應商具備有效的質量管理措施，能夠穩(wěn)定提供符合質量標準的產(chǎn)品。2.要求供應商提供產(chǎn)品的質量檢驗報告、合格證書等相關質量證明文件，作為采購產(chǎn)品質量的重要依據(jù)。3.在采購合同中明確質量違約責任，如因供應商提供的產(chǎn)品質量不合格給店鋪造成損失的，供應商應承擔相應的賠償責任。（三）進貨檢驗與抽檢1.嚴格執(zhí)行貨物驗收制度，倉庫收貨人員按照質量標準對每一批次采購的生鮮產(chǎn)品進行全面驗收。驗收合格后方可辦理入庫手續(xù)。2.采購部定期對采購入庫的生鮮產(chǎn)品進行抽檢，抽檢比例和頻次根據(jù)產(chǎn)品的性質、風險程度等因素確定。抽檢結果應記錄在案，如發(fā)現(xiàn)質量問題，及時采取相應的處理措施。（四）不合格品處理1.對于驗收不合格的生鮮產(chǎn)品，采購專員應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。如供應商拒絕處理，應按照采購合同的約定追究供應商的責任。2.對不合格品進行分類標識和隔離存放，防止不合格品流入市場。不合格品的處理方式包括退貨、報廢、降價處理等，應根據(jù)不合格品的具體情況和對店鋪造成的影響程度進行合理選擇。3.分析不合格品產(chǎn)生的原因，采取相應的改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。對因采購環(huán)節(jié)導致的質量問題，應追究相關采購人員的責任。五、采購成本控制（一）成本預算編制1.采購部根據(jù)店鋪的年度經(jīng)營計劃和采購計劃，編制年度采購成本預算。采購成本預算應包括各項采購產(chǎn)品的預計采購金額、采購費用等內(nèi)容。2.采購成本預算報財務部門審核，財務部門結合店鋪的整體預算情況，對采購成本預算進行調整和平衡，報管理層審批。3.將審批后的采購成本預算分解到月度和季度，作為采購成本控制的目標和考核依據(jù)。（二）價格談判與優(yōu)化1.采購專員在采購過程中，應充分了解市場價格動態(tài)，通過與多家供應商進行比價、議價，爭取獲得最優(yōu)惠的采購價格。2.定期與供應商進行價格談判，根據(jù)市場變化、采購數(shù)量、合作期限等因素，要求供應商調整價格。對于長期合作的供應商，可以通過建立價格調整機制，確保采購價格的合理性和穩(wěn)定性。3.分析采購價格的構成，優(yōu)化采購成本結構。例如，合理選擇采購渠道、優(yōu)化運輸方式、降低庫存成本等，以降低采購總成本。（三）采購費用管理1.嚴格控制采購過程中的各項費用支出，如運輸費、差旅費、通訊費等。采購專員應在保證采購工作順利進行的前提下，盡量節(jié)約費用。2.對于大額采購費用支出，應按照店鋪的審批流程進行申請和審批。采購部定期對采購費用進行統(tǒng)計和分析，評估采購費用的合理性和效益性。3.通過與供應商協(xié)商，爭取一些費用優(yōu)惠政策，如降低運輸成本、減少包裝費用等。同時，優(yōu)化采購合同條款，避免因合同糾紛導致的額外費用支出。（四）成本分析與考核1.定期對采購成本進行分析，對比采購成本預算與實際支出情況，找出成本偏差的原因。分析內(nèi)容包括采購產(chǎn)品的價格變動、采購數(shù)量變化、采購費用增減等方面。2.根據(jù)成本分析結果，提出改進措施和建議，不斷優(yōu)化采購成本控制工作。采購部建立采購成本考核制度，對采購人員的成本控制績效進行考核評價。3.將采購成本考核結果與采購人員的薪酬、獎金、晉升等掛鉤，激勵采購人員積極主動地做好成本控制工作。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同由采購部負責起草，采購經(jīng)理審核，店長審批。合同內(nèi)容應符合國家法律法規(guī)的要求，明確雙方的權利和義務，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.在簽訂采購合同前，采購專員應仔細審查合同條款，確保合同內(nèi)容準確、完整、合法，并能夠有效維護店鋪的利益。如發(fā)現(xiàn)合同條款存在疑問或不合理之處，應及時與采購經(jīng)理溝通協(xié)商，進行修改和調整。3.采購合同簽訂后，采購專員應及時將合同副本分別發(fā)送給倉庫、財務等相關部門，以便各部門按照合同要求做好相關工作。（二）合同執(zhí)行1.采購專員負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，確保供應商按照合同約定的條款履行義務。如發(fā)現(xiàn)供應商有違約行為，應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取補救措施，并按照合同約定追究供應商的違約責任。2.在合同執(zhí)行過程中，如因市場變化、政策調整等原因需要變更合同條款的，采購專員應及時與供應商協(xié)商，簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應報采購經(jīng)理審核，店長審批后生效。3.定期對采購合同的執(zhí)行情況進行檢查和總結，分析合同執(zhí)行過程中存在的問題和經(jīng)驗教訓，不斷完善合同管理工作。（三）合同歸檔與保管1.采購專員負責采購合同的歸檔工作，將合同原件及相關附件按照合同編號、簽訂日期等順序進行整理歸檔，建立合同檔案。合同檔案應妥善保管，便于查詢和使用。2.合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和店鋪的相關規(guī)定執(zhí)行。在保管期限屆滿后，按照規(guī)定的程序進行銷毀或存檔處理。3.財務部門在處理采購付款等業(yè)務時，應依據(jù)采購合同進行操作，確保付款的準確性和合規(guī)性。同時，財務部門應定期與采購部核對合同執(zhí)行情況和付款情況，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通解決。七、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、法律風險等方面。2.分析風險產(chǎn)生的原因和可能帶來的影響，評估風險的發(fā)生概率和風險程度。根據(jù)風險評估結果，確定風險等級，以便采取相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險應對：關注市場動態(tài)和價格波動，建立市場信息監(jiān)測機制，及時調整采購策略和采購計劃。通過與供應商簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.質量風險應對：嚴格執(zhí)行質量控制制度，加強對供應商的質量管控，提高進貨檢驗和抽檢比例。與供應商簽訂質量保證協(xié)議，明確質量違約責任，要求供應商提供質量擔保或質量保險。3.供應商風險應對：建立供應商評估和管理體系，定期對供應商進行評估和審核，淘汰不合格供應商。與多家供應商建立合作關系，避免過度依賴單一供應商。加強與供應商的溝通與合作，建立良好的合作氛圍，及時了解供應商的經(jīng)營狀況和財務狀況，防范供應商違約風險。4.合同風險應對：加強合同管理，嚴格審查合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性。在合同履行過程中，加強跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和處理合同糾紛。建立合同風險預警機制，對可能出現(xiàn)的合同風險進行提前預警，采取相應的防范措施。5.法律風險應對：加強對采購人員的法律法規(guī)培訓，提高采購人員的法律意識和法律素養(yǎng)。在采購過程中，嚴格遵守國家法律法規(guī)的要求，確保采購活動的合法性。對于重大采購決策和合同簽訂，咨詢法律顧問的意見，避免法律風險。（三）風險監(jiān)控與預警1.建立采購風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控和評估。采購專員負責收集和整理采購風險相關信息，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。2.設定風險預警指標和閾值，當風險指標達到預警閾值時，及時發(fā)出預警信號。采購部根據(jù)預警信號，迅速采取相應的風險應對措施，降低風險損失。3.定期對采購風險監(jiān)控和預警工作進行總結和分析，評估風險應對措施的有效性，不斷完善風險管理制度和流程。八、信息管理與溝通（一）采購信息系統(tǒng)建設1.建立采購信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)采購計劃制定、供應商管理、采購訂單下達、采購過程跟蹤、貨物驗收、采購付款等采購業(yè)務流程的信息化管理。2.在采購信息系統(tǒng)中，記錄采購相關的各類數(shù)據(jù)和信息，包括供應商信息、采購訂單信息、產(chǎn)品質量檢驗報告、采購發(fā)票等，確保信息的準確性、完整性和及時性。3.采購專員應熟練掌握采購信息系統(tǒng)的操作使用，及時錄入和更新采購信息，通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)采購工作的高效協(xié)同和信息共享。（二）內(nèi)部溝通協(xié)調1.采購部與倉庫、財務、銷售等部門建立定期溝通協(xié)調機制