供暖工程資料管理制度總則1.目的為加強供暖工程資料的規范化管理，確保工程資料真實、完整、準確、有效，便于工程的順利進行、驗收結算以及后期維護管理，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有供暖工程資料的管理，包括但不限于工程前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等。3.管理職責工程管理部門負責組織工程資料的收集、整理、歸檔工作。對工程資料的完整性、準確性、規范性進行審核。負責向相關部門移交工程資料。項目經理負責具體工程項目資料管理工作的組織與實施。確保項目資料與工程進度同步，及時督促資料員完成資料整理。資料員負責工程資料的具體收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。建立工程資料臺賬，對資料的流轉情況進行記錄。協助工程管理部門和項目經理做好資料的審核、移交等工作。其他部門在各自職責范圍內，配合工程管理部門做好相關工程資料的提供與管理工作。工程資料的分類與內容1.工程前期文件項目立項文件包括項目建議書、可行性研究報告及批復、環境影響評價報告及批復等。工程報建文件建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、施工許可證等。招投標文件招標文件、投標文件、中標通知書等。合同文件工程施工合同、設計合同、監理合同等。2.施工過程文件施工管理資料施工組織設計、施工方案、技術交底等。工程開工報告、工程復工報告、工程暫停令等。施工技術資料施工圖紙會審記錄、設計變更通知單、工程洽商記錄等。施工測量放線記錄、地基驗槽記錄、基礎及主體結構驗收記錄等。材料、構配件、設備質量證明文件及檢驗報告，包括原材料、管材、管件、保溫材料、閥門等。施工試驗記錄，如管材打壓試驗記錄、保溫材料導熱系數檢測報告等。施工記錄隱蔽工程驗收記錄、分項工程質量驗收記錄、分部（子分部）工程質量驗收記錄等。施工安全與環境管理資料安全生產許可證、安全技術措施、安全檢查記錄、文明施工資料、環境保護措施及相關記錄等。3.竣工驗收文件工程竣工驗收報告工程竣工結算文件工程質量保修書工程竣工圖包括建筑、結構、水暖、電氣等專業竣工圖。工程資料的收集與整理1.收集要求各部門和崗位應按照職責及時收集各自工作中形成的工程資料，并移交資料員。工程資料應隨工程進度同步收集，確保資料的完整性和時效性。收集的資料應真實有效，簽字蓋章齊全。2.整理原則遵循工程資料的形成規律和內在聯系，保持資料的系統性。按照分類標準進行分類整理，便于查找和利用。資料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章完整。3.整理方法資料員按照工程資料的分類，對收集到的資料進行逐一核對、分類、編號。同一類資料應按照時間順序或重要程度進行排列。對紙張大小不一致的資料進行折疊，使其統一為A4幅面。對于電子資料，應建立相應的文件夾結構，按照分類進行存儲，并命名規范，便于查找。工程資料的歸檔1.歸檔范圍涵蓋本制度規定的工程前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等所有工程資料。2.歸檔時間工程前期文件在文件形成后及時歸檔。施工過程中的階段性資料，如每月、每季度的工程資料，應在下一階段開始前歸檔。竣工驗收文件在工程竣工驗收合格后30個工作日內歸檔。3.歸檔要求歸檔資料應裝訂成冊，一式多份，具體份數根據公司規定和相關部門要求確定。編制歸檔目錄，注明資料名稱、編號、日期、頁碼等信息，便于查閱。歸檔資料應裝入檔案盒，并在檔案盒上標明工程名稱、資料類別、歸檔日期等。電子資料應與紙質資料同步歸檔，存儲介質應妥善保存，注明存儲內容和日期。工程資料的借閱與使用1.借閱流程因工作需要借閱工程資料的，應填寫《工程資料借閱申請表》，注明借閱資料名稱、借閱目的、借閱時間等。申請表經所在部門負責人簽字同意后，交工程管理部門負責人審批。工程管理部門負責人審批通過后，資料員根據申請表提供資料，并做好借閱登記。2.借閱期限一般借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱時間，應提前辦理續借手續。3.使用要求借閱人應妥善保管借閱的工程資料，不得損壞、遺失、涂改。未經允許，借閱人不得將工程資料轉借他人或帶出公司。借閱人使用完畢后，應及時歸還資料員，資料員對歸還資料進行檢查，如發現問題及時與借閱人溝通。工程資料的保管與存儲1.保管責任工程管理部門負責工程資料的統一保管，確保資料的安全與完整。2.存儲環境資料檔案室應保持干燥、通風、清潔，溫度和濕度應符合檔案保管要求。3.存儲方式紙質資料應分類存放在檔案架上，按照檔案盒順序排列，便于查找。電子資料應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并定期進行備份，防止數據丟失。對重要的電子資料，可采用光盤刻錄等方式進行雙備份，并異地存放。工程資料的保密措施1.保密范圍涉及工程技術秘密、商業秘密、客戶信息等資料均屬于保密范圍。2.保密責任所有接觸工程資料的人員應簽訂保密協議，明確保密責任。工程管理部門和資料員應加強對資料的保密管理，防止資料泄露。3.保密措施資料檔案室應設置門禁系統，限制無關人員進入。對保密資料應進行標識，注明保密等級。借閱保密資料應嚴格按照借閱流程，并在借閱申請表中注明保密要求。嚴禁在互聯網等公共網絡傳輸保密資料。工程資料的銷毀1.銷毀范圍已過保管期限且無留存價值的工程資料，經相關部門審批后可進行銷毀。2.銷毀流程工程管理部門提出工程資料銷毀申請，注明銷毀資料名稱、數量、保管期限等。申請經工程管理部門負責人、公司分管領導審批同意后，由資料員負責組織銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等。銷毀記錄應與銷毀申請一并存檔。工程資料的考核與獎懲1.考核內容工程資料的完整性、準確性、規范性。工程資料的收集、整理、歸檔及時性。工程資料的借閱與使用管理情況。工程資料的保密工作落實情況。2.考核方式定期檢查與不定期抽查相結合。工程管理部門對各項目工程資料管理情況進行檢查評估，并形成檢查報告。3.獎懲措施對工程資料管理工作