保險公司證件管理制度一、總則（一）目的為加強保險公司各類證件的管理，規范證件的申請、領取、使用、保管、變更及注銷等流程，確保公司證件的安全與有效使用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于保險公司全體員工及與公司有業務往來的外部合作機構人員涉及的各類證件，包括但不限于保險從業資格證、執業證書、展業證、營業執照、許可證等。（三）管理原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規及監管部門的相關規定，確保證件的管理與使用合法合規。2.安全性原則：采取有效措施保障證件的安全，防止證件丟失、損壞、被盜用等情況發生。3.有效性原則：保證證件在有效期內正常使用，及時辦理證件的延期、變更等手續。4.責任明確原則：明確各類證件管理環節的責任主體，做到責任到人。二、證件分類及管理職責（一）證件分類1.保險從業資格證：是從事保險行業工作的基本資格證明，包括保險代理從業人員資格證書、保險經紀從業人員資格證書、保險公估從業人員資格證書等。2.執業證書：由保險公司向已取得從業資格證書且在本公司執業的人員頒發，表明其具備在本公司從事相關保險業務的資格。3.展業證：是保險營銷員從事保險營銷活動的證明，由所屬保險公司發放和管理。4.公司資質類證件：如營業執照、經營保險業務許可證、分支機構營業執照等，是公司合法經營的憑證。5.其他相關證件：如行業協會會員證、培訓證書、榮譽證書等。（二）管理職責1.人力資源部門負責員工保險從業資格證的報名、考試組織及證書領取等工作。審核員工執業證書的申請，辦理執業證書的頒發、變更及注銷手續。建立員工證件管理檔案，記錄員工證件的相關信息。2.業務部門負責本部門員工展業證的申請、領取、使用及保管等工作，并督促員工規范使用展業證。協助人力資源部門做好其他相關證件的管理工作，如提供資質類證件的年檢資料等。對業務人員的證件使用情況進行監督檢查，發現問題及時上報。3.行政管理部門負責公司資質類證件的申請、辦理、年檢及保管等工作。制定公司證件管理制度并監督執行，對違反制度的行為進行處理。配合其他部門做好證件管理的相關工作，如提供辦公場地安全保障等。4.員工個人負責本人證件的申請、領取，并妥善保管，不得轉借、冒用他人證件。按照規定使用證件，在證件有效期屆滿前及時辦理延期或變更手續。如證件遺失、損壞或信息變更，應及時向所在部門及相關管理部門報告，并配合辦理相應手續。三、證件申請與領取（一）保險從業資格證1.員工因工作需要報考保險從業資格證的，應向人力資源部門提出申請，填寫《保險從業資格證報考申請表》。2.人力資源部門審核申請信息后，統一組織報名及繳費工作，并告知員工考試時間、地點等相關事宜。3.員工考試合格后，人力資源部門負責領取資格證書，并通知員工前來辦理領取手續。員工領取時需簽字確認，同時提交本人身份證復印件。（二）執業證書1.新員工入職后，所在部門應及時通知人力資源部門。人力資源部門在員工取得保險從業資格證且通過公司入職培訓后，為其辦理執業證書申請手續。2.申請時需填寫《執業證書申請表》，提交資格證書原件、身份證復印件、勞動合同等相關資料。3.人力資源部門審核申請資料無誤后，報上級主管領導審批，審批通過后頒發執業證書。4.執業證書由人力資源部門統一制作并發放，員工應在收到證書后妥善保管，如有遺失應及時掛失補辦。（三）展業證1.業務人員入職后，所在部門應指導其填寫《展業證申請表》，提交資格證書原件、身份證復印件、近期免冠一寸照片等資料。2.部門負責人審核申請資料后，報人力資源部門審核，審核通過后報當地保險行業協會備案。3.保險行業協會審核通過后，由公司統一領取展業證并發放給業務人員。業務人員領取展業證后，應在規定位置張貼本人照片，并在照片上加蓋公司公章。4.展業證實行一人一證，不得轉借、出租、涂改或偽造。業務人員離職時，所在部門應及時收回展業證，并交人力資源部門統一注銷。（四）公司資質類證件1.行政管理部門負責公司資質類證件的申請工作，根據相關法律法規及監管要求，準備齊全申請資料，并按規定程序提交申請。2.申請過程中，如需要提供公司相關證明材料或人員信息的，各部門應積極配合。3.資質類證件辦理完成后，行政管理部門應及時領取并妥善保管。對于需要年檢的證件，應在規定時間內準備好年檢資料，辦理年檢手續。（五）其他相關證件1.員工因工作需要申請行業協會會員證、培訓證書、榮譽證書等其他相關證件的，應向所在部門提出申請，填寫《其他證件申請表》。2.所在部門審核申請信息后，報人力資源部門審核，審核通過后由員工自行辦理申請手續。3.員工領取其他相關證件后，應及時交所在部門備案，并按照相關規定使用和保管。四、證件使用與保管（一）使用規定1.員工應在規定的業務范圍內使用證件，不得超出授權范圍從事業務活動。2.保險從業資格證、執業證書、展業證等個人證件僅限本人使用，不得轉借、出租、涂改或偽造。3.公司資質類證件如需外借使用，須經行政管理部門負責人批準，并辦理借用登記手續，明確借用期限、用途及歸還時間等。借用人員應妥善保管，按時歸還，如有遺失或損壞，借用人員應承擔相應責任。4.業務人員在開展業務活動時，應主動出示展業證，不得隱瞞或冒用他人證件。（二）保管要求1.員工應妥善保管本人證件，將證件放置在安全、可靠的地方，避免證件丟失、損壞或被盜用。2.保險從業資格證、執業證書等個人證件應存放在專門的文件夾或證件夾內，防止折疊、污損。3.公司資質類證件應由行政管理部門指定專人負責保管，存放于保險柜等安全設施內，并建立證件保管臺賬，詳細記錄證件名稱、編號、頒發機關、有效期、保管人等信息。4.業務人員的展業證應隨身攜帶，不得隨意放置在辦公桌上或其他不安全的地方。如因特殊原因無法隨身攜帶，應將展業證存放在公司指定的安全區域，并做好登記。五、證件變更與注銷（一）變更1.員工個人信息發生變更（如姓名、身份證號碼、聯系方式、工作崗位等），涉及證件信息需要變更的，應及時向所在部門報告，并填寫《證件信息變更申請表》。2.所在部門審核后，將申請表及相關證明材料一并提交給負責證件管理的部門（人力資源部門或行政管理部門）。3.負責證件管理的部門審核無誤后，辦理證件信息變更手續，并在相關系統及檔案中更新信息。4.對于公司資質類證件信息變更，行政管理部門應按照相關規定及時辦理變更登記手續，并向相關部門報備。（二）注銷1.員工離職、退休、辭職或因其他原因不再需要使用公司相關證件的，所在部門應及時通知負責證件管理的部門辦理證件注銷手續。2.員工應在離職前將本人的保險從業資格證、執業證書、展業證等個人證件交回所在部門，由所在部門統一交人力資源部門注銷。3.行政管理部門負責辦理公司資質類證件的注銷手續，如營業執照注銷、經營保險業務許可證注銷等。注銷后，應將相關證件原件交回發證機關，并做好記錄。4.對于因遺失、被盜等原因無法交回的證件，應及時在相關媒體上聲明作廢，并向發證機關申請注銷。同時，公司應追究相關責任人的責任。六、監督檢查與違規處理（一）監督檢查1.人力資源部門、行政管理部門及業務部門應定期對公司證件管理情況進行監督檢查，檢查內容包括證件的申請、領取、使用、保管、變更及注銷等環節。2.監督檢查可采取查閱資料、實地查看、人員訪談等方式進行，確保證件管理工作規范、有序。3.對于檢查中發現的問題，應及時記錄并提出整改意見，督促相關責任人限期整改。（二）違規處理1.員工違反本制度規定，轉借、冒用他人證件或超出授權范圍使用證件的，公司將視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；情節嚴重的，解除勞動合同，并依法追究其法律責任。2.因保管不善導致證件遺失、損壞或被盜用的，相關責任人應承擔補辦證件的費用，并根據情節輕重給予相應的紀律處分。3.部門負責人未履行好證件管理職責，導致本部門出現證件管理混亂或違規行為的，公司將對其進行