信息外部傳遞管理制度一、總則（一）目的為規范公司信息外部傳遞行為，確保公司信息安全、準確、及時地傳達給外部相關方，維護公司的良好形象和利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門與外部機構、個人之間進行信息傳遞的活動，包括但不限于文件、資料、報告、郵件、電話、會議、宣傳資料等形式的信息傳遞。（三）原則1.合法性原則：信息傳遞應符合國家法律法規及相關政策要求。2.準確性原則：確保傳遞的信息真實、準確、完整，避免虛假或誤導性信息。3.及時性原則：根據信息的重要性和緊急程度，及時進行傳遞，不得延誤。4.保密性原則：嚴格遵守公司保密制度，保護公司商業秘密和敏感信息，防止信息泄露。5.適度性原則：根據信息傳遞的目的和對象，合理控制信息的傳遞范圍和方式，避免過度傳播或不必要的信息擴散。二、信息分類與分級（一）信息分類1.公司戰略與決策信息：包括公司發展戰略、年度經營計劃、重大決策等。2.業務運營信息：涉及公司日常業務活動的信息，如銷售數據、生產進度、采購情況等。3.財務信息：如財務報表、預算執行情況、資金狀況等。4.人力資源信息：員工招聘、培訓、績效、薪酬等方面的信息。5.技術研發信息：公司的技術創新成果、研發項目進展等。6.市場與客戶信息：市場調研數據、客戶需求、競爭對手信息等。7.行政管理信息：公司內部管理規定、行政事務處理情況等。8.其他信息：不屬于上述分類的其他各類信息。（二）信息分級根據信息的敏感程度和影響范圍，將信息分為以下三級：1.絕密級：涉及公司核心商業秘密、重大戰略決策、關鍵技術等，一旦泄露將對公司造成極其嚴重的損失。2.機密級：重要的業務信息、財務數據、人力資源敏感信息等，泄露可能對公司產生較大影響。3.秘密級：一般性的業務信息、行政管理信息等，泄露可能對公司造成一定的不利影響。三、信息傳遞流程（一）信息發起1.各部門或個人根據工作需要，確定需要向外部傳遞的信息內容。2.填寫《信息外部傳遞申請表》，詳細說明信息的類別、級別、傳遞對象、傳遞目的、預計傳遞時間等信息。3.將申請表提交至部門負責人審核。（二）審核審批1.部門負責人對信息的準確性、必要性、合規性進行審核，確保信息符合公司利益和相關制度要求。2.對于涉及絕密級和機密級信息的傳遞，需經公司高層領導審批。3.審核審批通過后，申請表返回信息發起部門或個人。（三）信息準備1.根據審核通過的信息內容，進行整理、編輯、校對等工作，確保信息質量。2.對于需要保密的信息，采取相應的加密、標識等保密措施。（四）信息傳遞1.根據信息的性質和傳遞對象，選擇合適的傳遞方式，如郵件、快遞、專人送達、會議、電話等。2.在傳遞信息時，明確告知接收方信息的保密要求和注意事項。3.對于重要信息的傳遞，可要求接收方簽收確認，并留存相關憑證。（五）信息跟蹤與反饋1.信息發出后，及時跟蹤信息的接收情況，確保接收方已成功獲取信息。2.對于接收方提出的疑問或反饋，及時進行解答和處理，并記錄相關情況。（六）信息存檔1.信息傳遞完成后，將相關的申請表、信息內容、傳遞憑證等資料進行整理歸檔，以便日后查閱和追溯。2.按照公司檔案管理制度的要求，對信息檔案進行妥善保管，確保信息的完整性和安全性。四、信息傳遞方式及要求（一）郵件1.選擇安全可靠的郵件系統進行信息傳遞，確保郵件內容不被泄露或篡改。2.在郵件主題中明確標注信息的類別和級別，如“[機密級]關于XX項目的匯報”。3.郵件正文應簡潔明了，邏輯清晰，避免使用模糊或歧義性的語言。4.對于包含附件的郵件，應對附件進行加密或設置訪問密碼，并在郵件正文中注明。5.發送重要郵件前，仔細核對收件人地址，避免誤發。（二）快遞1.選擇信譽良好的快遞公司進行文件資料的傳遞，確保快遞過程中的安全和及時送達。2.在快遞單上準確填寫收件人信息、寄件人信息、文件名稱、數量等內容。3.對于機密級以上信息，可選擇保價服務，并要求快遞公司提供簽收憑證。4.跟蹤快遞物流信息，及時了解文件的送達情況。（三）專人送達1.對于重要且緊急的信息，可安排專人進行送達。2.專人應具備良好的保密意識和責任心，確保信息在傳遞過程中的安全。3.送達后，要求接收方在送達記錄上簽字確認。（四）會議1.組織外部會議時，提前確定會議主題、議程、參會人員等信息，并向參會人員發送會議通知。2.在會議中，注意控制信息的傳遞范圍和方式，避免無關人員獲取敏感信息。3.會議結束后，及時整理會議紀要，并按照規定進行分發和存檔。（五）電話1.通過電話傳遞信息時，應確保通話環境安全，避免信息泄露。2.準確清晰地傳達信息內容，避免口頭表述不清或產生歧義。3.對于重要信息，可在通話結束后通過郵件等方式進行再次確認和記錄。五、信息保密管理（一）保密協議1.與外部合作伙伴、供應商、客戶等簽訂保密協議，明確雙方在信息保密方面的權利和義務。2.保密協議應涵蓋公司信息的范圍、保密期限、違約責任等內容。（二）人員培訓1.對涉及信息外部傳遞的員工進行保密培訓，提高員工的保密意識和技能。2.培訓內容包括公司保密制度、信息分級分類、信息傳遞流程及要求、保密措施等。（三）監督檢查1.定期對公司信息外部傳遞情況進行監督檢查，發現問題及時整改。2.對于違反信息保密規定的行為，按照公司相關制度進行嚴肅處理。六、信息安全管理（一）網絡安全1.加強公司網絡安全防護，安裝防火墻、殺毒軟件等安全設備，防止外部網絡攻擊和惡意軟件入侵。2.定期對網絡系統進行漏洞掃描和修復，確保網絡安全穩定運行。（二）數據備份1.定期對重要信息進行備份，備份數據應存儲在安全可靠的位置，如異地數據中心。2.制定數據恢復計劃，確保在數據丟失或損壞時能夠及時恢復。（三）應急處理1.制定信息安全應急預案，明確在信息泄露、網絡攻擊等突發事件發生時的應急處理流程和責任分工。2.定期對應急預案進行演練，提高應對突發事件的能力。七、違規處理（一）違規行為界定1.未經審批擅自對外傳遞公司信息。2.傳遞虛假或誤導性信息。3.違反保密規定，導致公司信息泄露。4.未按照規定的流程和方式進行信息傳遞。5.其他違反本制度的行為。（二）處理措施1.對于輕微違規行為，給予警告，并要求立即整改。2.對于一般違規行為，視情節輕重給予相應的