信息采集使用管理制度一、總則1.目的為規范公司信息采集與使用行為，保障公司和員工的合法權益，維護公司正常運營秩序，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司有業務往來的合作伙伴、客戶等相關方。3.定義本制度所指信息包括但不限于員工個人信息、公司業務信息、客戶信息、市場信息等各類與公司經營活動相關的數據和資料。二、信息采集管理1.采集原則合法合規原則：信息采集應遵循國家法律法規和相關政策要求，不得通過非法手段獲取信息。必要適度原則：根據工作需要，采集必要的信息，避免過度采集給相關方帶來不必要的負擔。明確告知原則：在采集信息前，應明確告知信息提供者采集的目的、范圍、方式以及使用期限等內容，征得其同意。2.采集主體與職責人力資源部門：負責員工個人信息的采集與更新，包括但不限于基本資料、學歷、工作經歷、薪酬福利等。各業務部門：根據業務需求，負責采集與業務相關的信息，如客戶信息、市場信息、項目信息等，并及時反饋給相關管理部門。信息技術部門：負責提供信息采集的技術支持，確保信息采集過程的安全、穩定和高效。3.采集方式直接收集：通過面對面交流、問卷調查、表格填寫等方式直接從信息提供者處獲取信息。間接獲取：從公開渠道、合作伙伴提供、網絡平臺等途徑間接獲取信息，但應確保信息來源合法可靠。系統錄入：將采集到的信息及時準確地錄入公司相關信息系統，以便進行管理和使用。4.員工個人信息采集入職信息采集：新員工入職時，應填寫《員工入職登記表》，提供個人基本信息、學歷證明、身份證明、工作經歷等相關資料。人力資源部門負責審核并錄入員工信息管理系統。信息變更：員工個人信息如有變更，應及時填寫《員工信息變更申請表》，提交至人力資源部門。人力資源部門核實后進行信息更新。離職信息處理：員工離職時，人力資源部門應按照規定辦理離職手續，同時對員工個人信息進行封存或刪除處理，確保信息安全。三、信息使用管理1.使用原則目的明確原則：信息使用應基于明確的業務目的，不得超出授權范圍使用信息。合法正當原則：信息使用應符合法律法規和道德規范，不得用于損害公司和他人利益的行為。安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止信息泄露、篡改和濫用。2.使用主體與權限人力資源部門：可使用員工個人信息進行人力資源管理，如薪酬核算、績效考核、培訓發展等。各業務部門：根據業務需要，可使用與業務相關的信息，如客戶服務、市場營銷、項目管理等，但應遵循信息使用審批流程。其他部門：如需使用特定信息，應向相關管理部門提出申請，經批準后方可使用。3.信息使用審批流程申請：使用部門填寫《信息使用申請表》，詳細說明信息使用的目的、范圍、方式以及預計使用期限等內容。審批：申請表提交至相關管理部門進行審批。管理部門應根據信息使用原則和權限進行審核，必要時征求信息提供者的意見。備案：審批通過后，申請表及相關審批記錄應進行備案，以便后續查詢和監督。4.信息共享與披露內部共享：在公司內部，因工作需要可在不同部門之間共享信息，但應確保共享信息的安全性和合規性。共享信息的部門應簽訂《信息共享協議》，明確共享信息的范圍、使用目的、保密責任等內容。外部披露：如需向公司外部披露信息，應嚴格按照法律法規和公司規定進行審批。涉及員工個人信息的披露，應事先征得員工本人同意。外部披露信息應簽訂相關協議，明確雙方的權利義務和保密責任。四、信息安全管理1.安全措施物理安全：對存儲信息的設備和場所采取必要的安全防護措施，如門禁系統、監控設備、防火防盜等。網絡安全：加強網絡安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統等，防止網絡攻擊和數據泄露。數據加密：對重要信息進行加密處理，確保數據在傳輸和存儲過程中的安全性。訪問控制：建立用戶權限管理制度，對信息系統的訪問進行嚴格授權和控制，防止未經授權的訪問。2.安全培訓定期組織員工參加信息安全培訓，提高員工的信息安全意識和操作技能。培訓內容包括信息安全法律法規、安全保密制度、安全防范措施等。對涉及信息采集、使用和管理的關鍵崗位人員，應進行專項安全培訓，確保其熟悉信息安全管理要求和操作流程。3.安全審計與監督建立信息安全審計機制，定期對信息系統和信息使用情況進行審計，檢查安全措施的執行情況和信息使用的合規性。設立信息安全監督崗位或指定專人負責信息安全監督工作，對發現的安全問題及時進行整改和報告。五、信息存儲管理1.存儲方式根據信息的性質和重要程度，選擇合適的存儲方式，如紙質檔案存儲、電子文檔存儲、數據庫存儲等。對于重要的電子信息，應進行備份存儲，確保數據的安全性和可恢復性。備份存儲可采用磁帶備份、光盤備份、云存儲等方式。2.存儲期限員工個人信息的存儲期限應符合法律法規要求和公司規定。一般情況下，員工離職后，其個人信息應至少保存[X]年。公司業務信息的存儲期限應根據業務需求和相關法律法規確定，確保在需要時能夠提供有效的數據支持。3.存儲地點信息存儲地點應選擇安全可靠的場所，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。對于涉及國家機密或公司核心機密的信息，應存儲在符合保密要求的專用場所，并采取必要的保密措施。六、信息銷毀管理1.銷毀原則對于不再需要或已超過存儲期限的信息，應及時進行銷毀處理，確保信息不被泄露和濫用。信息銷毀應遵循安全、徹底的原則，采用適當的銷毀方式，確保信息無法恢復。2.銷毀方式紙質信息銷毀：可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。對于重要的紙質檔案，應在專人監督下進行銷毀，并做好銷毀記錄。電子信息銷毀：可采用數據擦除、格式化、物理損壞等方式進行銷毀。對于存儲在硬盤、磁帶等存儲介質上的電子信息，應確保存儲介質無法再次使用。3.銷毀流程申請：使用部門或管理部門填寫《信息銷毀申請表》，說明需要銷毀的信息內容、存儲介質、銷毀原因等。審批：申請表提交至相關管理部門進行審批。審批通過后，方可進行信息銷毀操作。執行：按照審批確定的銷毀方式，由專人負責信息銷毀工作。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。備案：信息銷毀完成后，應將銷毀記錄進行備案，以備后續查詢和監督。七、監督與檢查1.監督部門公司設立信息采集使用管理監督小組，由人力資源部門、信息技術部門、法務部門等相關人員組成。監督小組負責對公司信息采集、使用、存儲、銷毀等環節進行監督檢查。2.檢查內容信息采集是否遵循合法合規、必要適度、明確告知原則。信息使用是否符合目的明確、合法正當、安全保密原則，是否經過審批。信息安全措施是否有效執行，是否存在信息泄露風險。信息存儲是否符合規定，存儲期限是否正確。信息銷毀是否及時、徹底，銷毀流程是否規范。3.檢查方式定期檢查：監督小組定期對公司信息采集使用管理情況進行全面檢查，形成檢查報告。不定期抽查：根據工作需要，對特定部門或信息系統進行不定期抽查，及時發現和解決問題。專項檢查：針對信息采集使用管理中的突出問題或風險點，開展專項檢查，提出改進措施和建議。八、違規處理1.違規行為界定未經授權采集、使用信息。超出授權范圍使用信息。泄露、篡改、濫用信息。未按照規定進行信息存儲、銷毀。違反信息安全管理規定，導致信息安全事故。拒絕配合信息采集使用管理監督檢查工作。2.處理措施警告：對于首次違規且情節較輕的行為，給予警告處分，并責令限期整改。罰款：根據違規情節和造成的損失，對違規人員處以一定金額的罰款。解除勞動合同：對于嚴重違規行為，如泄露公司機密信息、給公司造成重大損失等，公司有權解除與違規人員的勞動合