信用公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發揮檔案在公司經營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項經營活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，包括但不限于合同協議、財務報表、業務記錄、人事檔案、技術資料等。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統一管理，確保檔案管理的規范化和標準化。2.真實性原則：檔案內容應真實反映公司的經營活動和歷史面貌，不得篡改、偽造。3.完整性原則：應保證檔案的齊全完整，對各項經營活動中形成的文件材料進行全面收集、整理和歸檔。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及公司商業秘密和敏感信息的檔案進行保密管理。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理公司各類檔案，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統，實現檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務水平。4.負責組織檔案的借閱、查閱、歸還等工作，嚴格執行檔案借閱審批制度，確保檔案的安全。5.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的數量準確、質量完好。6.負責檔案管理人員的培訓和考核，提高檔案管理人員的業務素質和工作能力。7.參與公司重大活動和重要項目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務。8.對公司各部門的檔案管理工作進行指導、監督和檢查，確保檔案管理工作的規范執行。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、分類、編號等基礎工作，并定期向綜合管理部門移交。2.明確本部門檔案管理人員，負責本部門檔案的日常管理和維護。3.嚴格執行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。4.配合綜合管理部門做好檔案的借閱、查閱等工作，按照規定提供相關檔案資料。5.參與公司組織的檔案清查、盤點等工作。（三）檔案管理人員職責1.認真學習和貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和公司檔案管理制度。2.負責檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲、保管等，確保檔案的質量和安全。3.建立檔案管理臺賬，及時記錄檔案的收進、移出、借閱、查閱等情況。4.積極參與檔案信息化建設，錄入和維護檔案管理信息系統中的數據。5.協助檔案利用者查找、調閱檔案資料，按照規定辦理檔案借閱手續。6.定期對檔案進行清查、盤點，發現問題及時報告并采取措施解決。7.保守檔案機密，不得泄露檔案內容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的文件材料，如營業執照、公司章程、股東會決議等。2.公司各項經營活動中簽訂的合同協議，包括業務合同、租賃合同、采購合同等。3.財務報表、會計憑證、審計報告等財務檔案。4.業務記錄，如客戶資料、項目文檔、銷售記錄、市場調研報告等。5.人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、培訓記錄、績效考核資料等。6.技術資料，如研發項目文檔、技術方案、產品說明書等。7.行政管理文件，如公司文件、會議紀要、工作計劃、工作總結等。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應確保其格式規范、內容完整，并進行備份存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于分類、編號、裝訂和存儲。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，可分為綜合類、業務類、財務類、人事類、技術類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。編號應遵循一定的規則，如采用數字編碼或字母與數字相結合的方式。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.綜合類：包括公司設立、變更、注銷等文件，公司章程，股東會決議，董事會決議，公司文件，會議紀要，工作計劃，工作總結等。2.業務類：包括業務合同，客戶資料，項目文檔，銷售記錄，市場調研報告等。3.財務類：包括財務報表，會計憑證，審計報告，稅務資料等。4.人事類：包括員工入職登記表，勞動合同，培訓記錄，績效考核資料，薪酬福利資料等。5.技術類：包括研發項目文檔，技術方案，產品說明書，技術圖紙等。6.其他類：包括公司榮譽證書，資質證書，法律訴訟文件等。（二）編號規則1.檔案編號由字母和數字組成，共[X]位。2.第一位字母表示檔案類別，如“Z”表示綜合類，“Y”表示業務類，“C”表示財務類，“R”表示人事類，“J”表示技術類，“Q”表示其他類。3.第二位至第[X1]位數字為順序號，按照檔案形成的時間順序或重要程度依次編號。4.最后一位數字為校驗位，用于檢驗編號的準確性。例如：ZY001表示綜合類檔案中的第001號文件。五、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應排列整齊，便于查找和管理。2.電子檔案應存儲在服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數據丟失。3.對于重要的紙質檔案和電子檔案，可采用光盤、磁帶等存儲介質進行存儲。（二）保管環境1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設施，確保檔案的安全。3.檔案柜應定期進行檢查和維護，防止檔案損壞或丟失。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括公司設立、變更、注銷等重要文件，公司章程，股東會決議，董事會決議等。3.長期保管的檔案期限為[X]年，包括業務合同、財務報表、人事檔案等。4.短期保管的檔案期限為[X]年，包括一般性的文件材料、會議紀要等。5.保管期限屆滿的檔案，應按照規定進行鑒定和銷毀。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關檔案保管期限的規定為依據，結合公司實際情況進行鑒定。2.從檔案的歷史價值、現實利用價值和保存價值等方面進行綜合評估。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人、相關業務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.查閱檔案內容，了解檔案的形成背景、歷史價值和現實利用價值。2.征求相關部門和人員的意見，評估檔案的重要性和必要性。3.參考檔案保管期限表，確定檔案的保管期限是否屆滿。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經綜合管理部門負責人審核、公司領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在監督人員的監督下進行。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀完成后，監督人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊存檔。七、檔案的借閱與查閱（一）借閱范圍1.因工作需要，公司內部員工可借閱與其工作相關的檔案。2.外部單位因業務合作、審計、法律訴訟等原因，需要查閱公司檔案的，應按照規定辦理借閱手續。（二）借閱審批1.公司內部員工借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報綜合管理部門審批。2.外部單位查閱公司檔案，需提交正式的查閱申請函，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時間等信息，并加蓋單位公章。經公司領導批準后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱。（三）借閱期限1.公司內部員工借閱檔案的期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應重新辦理審批手續。2.外部單位查閱公司檔案的期限根據實際需要確定，最長不超過[X]個工作日。（四）借閱要求1.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、損壞、丟失。2.借閱人如需復印檔案資料，應經綜合管理部門同意，并按照規定辦理復印手續。3.借閱期限屆滿，借閱人應及時歸還檔案。如需繼續借閱，應重新辦理借閱手續。（五）查閱規定1.查閱檔案應在綜合管理部門指定的地點進行，查閱時應保持安靜，不得在檔案上涂改、標記、污損。2.查閱人如需摘抄檔案內容，應經綜合管理部門同意，并使用統一的摘抄紙進行摘抄。摘抄內容應與原件一致，不得擅自增減或修改。3.查閱結束后，查閱人應將檔案資料歸還原位，由檔案管理人員進行核對。八、檔案的統計與利用（一）統計工作1.綜合管理部門應定期對檔案的收進、移出、借閱、查閱等情況進行統計，編制檔案統計報表。2.檔案統計報表應包括檔案類別、數量、保管期限、利用情況等信息，確保統計數據的準確、及時。3.檔案統計工作應建立臺賬，記錄統計數據的來源、時間、統計人員等信息，便于查詢和追溯。