公司臨時采購管理制度一、總則1.目的為規范公司臨時采購行為，加強對臨時采購活動的管理與控制，確保采購工作高效、有序進行，滿足公司各部門臨時業務需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門因臨時性工作任務、突發事件等需要進行的采購活動。3.基本原則按需采購原則：臨時采購應根據實際工作需要，嚴格控制采購數量和規格，避免盲目采購。高效快捷原則：在確保采購質量的前提下，盡量簡化采購流程，提高采購效率，滿足緊急工作需求。成本效益原則：充分考慮采購成本，在保證物資和服務質量的基礎上，選擇性價比最優的供應商和采購方式。合規透明原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定，做到流程公開、信息透明，接受監督。二、采購申請與審批1.采購申請各部門因臨時工作需要進行采購時，應填寫《臨時采購申請表》。申請表應詳細注明采購項目名稱、規格型號、數量、預算金額、采購原因、預計使用時間等信息。對于涉及多個部門的臨時采購項目，由主辦部門負責填寫申請表，并協調相關部門簽署意見。2.審批流程預算內采購：采購金額在部門預算范圍內的臨時采購申請，由部門負責人審批后，報采購部門執行。超預算采購：采購金額超出部門預算的，需經部門負責人審核后，報財務部門審核預算調整意見，再由分管領導審批。如采購金額較大或情況特殊，還需提交總經理辦公會審議。緊急采購：對于因突發事件等緊急情況需要立即采購的項目，可先電話或口頭向相關領導匯報，經同意后先行采購，但事后需在[X]個工作日內補齊《臨時采購申請表》及審批手續。三、采購實施1.采購方式選擇根據采購項目的特點、金額大小、時間要求等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括：詢價采購：適用于采購金額較小、市場貨源充足、價格比較透明的項目。采購部門向多家供應商發出詢價單，比較各供應商報價后確定成交供應商。競爭性談判：對于技術復雜、有特殊要求或市場競爭不充分的項目，通過與不少于[X]家供應商進行談判，確定成交供應商。單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購部門應根據批準的采購方式，制定具體的采購方案，并組織實施采購活動。2.供應商選擇與管理供應商篩選：采購部門應建立供應商信息庫，定期收集、整理供應商資料，包括供應商資質、信譽、產品質量、價格水平、售后服務等方面。在進行臨時采購時，優先從信息庫中選擇合適的供應商。供應商評估：對于新供應商或首次合作的供應商，采購部門應進行實地考察或要求其提供相關證明材料，評估其供應能力和信譽狀況。對供應商的評估結果應記錄在案，作為后續合作的參考依據。合作管理：采購部門應與選定的供應商簽訂采購合同或協議，明確雙方的權利和義務，包括采購產品規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。在合作過程中，定期對供應商進行評價和考核，對于表現不佳的供應商，及時采取警告、暫停合作、終止合作等措施。3.采購執行采購人員應按照采購方案和合同要求，與供應商進行溝通協調，確保采購項目按時、按質、按量完成。在采購過程中，如發現供應商提供的產品或服務不符合要求，采購人員應及時與供應商協商解決，要求其更換產品或改進服務。如協商不成，應按照合同約定追究供應商的違約責任。采購人員應及時跟蹤采購進度，掌握貨物或服務的交付情況。對于需要驗收的采購項目，應提前通知相關部門做好驗收準備工作。四、采購驗收1.驗收責任采購項目完成后，由申請采購的部門負責組織驗收工作。驗收人員應具備相應的專業知識和技能，熟悉采購項目的要求和標準。2.驗收標準驗收應按照采購合同或協議約定的質量標準、規格型號、數量等要求進行。對于技術復雜或有特殊要求的采購項目，可邀請專業技術人員或第三方檢測機構參與驗收。3.驗收程序資料審查：驗收人員首先審查供應商提供的產品質量證明文件、發貨清單、發票等資料，確保資料齊全、真實有效。實物驗收：對采購的貨物進行現場檢查、測試、試用等，核對貨物的規格型號、數量、外觀質量等是否與合同約定一致。對于服務類采購項目，應檢查服務的完成情況、質量效果是否符合要求。驗收報告：驗收合格后，驗收人員應填寫《采購驗收報告》，詳細記錄驗收情況，包括驗收項目、驗收標準、驗收結果等，并簽字確認。如驗收不合格，應在報告中注明不合格原因及處理意見。五、采購付款1.付款申請采購項目驗收合格后，采購人員應及時整理相關資料，填寫《采購付款申請表》，并附上采購合同、驗收報告、發票等憑證。申請表應注明采購項目名稱、供應商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息。2.付款審批預算內付款：采購金額在部門預算范圍內的付款申請，由部門負責人審核后，報財務部門審核付款手續，再由分管領導審批。超預算付款：采購金額超出部門預算的，需經部門負責人審核、財務部門審核預算調整意見后，報分管領導審核，總經理審批。特殊情況付款：對于因特殊原因需要提前付款或變更付款方式的采購項目，需經相關領導特批，并說明理由。3.付款執行財務部門在收到經審批的《采購付款申請表》及相關憑證后，按照合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續。對于采用銀行轉賬方式付款的，應確保收款賬戶信息準確無誤；對于采用現金方式付款的，應嚴格按照公司現金管理規定執行。六、采購監督與審計1.內部監督公司審計部門負責對臨時采購活動進行定期或不定期的審計監督，檢查采購流程是否合規、采購行為是否規范、采購結果是否符合公司利益等。采購部門應定期向公司領導匯報臨時采購工作情況，接受公司內部的監督和檢查。對于審計部門提出的問題和整改意見，應及時采取措施進行整改，并將整改情況反饋給審計部門。2.外部監督公司應積極配合政府有關部門的監督檢查，接受社會公眾的監督。對于涉及重大采購項目或社會關注度較高的采購活動，應按照相關規定進行信息公開，確保采購活動的透明度和公正性。七、采購檔案管理1.檔案范圍采購檔案包括采購申請、審批文件、采購合同、詢價單、報價單、驗收報告、發票等與采購活動相關的各類文件和資料。2.檔案整理與歸檔采購人員應在采購項目完成后，及時將相關檔案資料進行整理、分類，并移交公司檔案管理部門歸檔保存。檔案管理部門應按照檔案管理規定，對采購檔案進行妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。3.檔案查閱與使用因工作需要查閱采購檔案的，應填寫