公司付款收款管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司付款收款流程，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，確保公司資金安全、高效運(yùn)作，保障公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的順利開展，維護(hù)公司合法權(quán)益。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及付款、收款業(yè)務(wù)時(shí)的操作與管理。3.基本原則合法性原則：付款收款業(yè)務(wù)必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。準(zhǔn)確性原則：確保每一筆款項(xiàng)的收付信息準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)財(cái)務(wù)差錯(cuò)。及時(shí)性原則：按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成款項(xiàng)收付，提高資金使用效率，避免逾期付款或收款不及時(shí)帶來的風(fēng)險(xiǎn)。職責(zé)明確原則：明確各部門及人員在付款收款業(yè)務(wù)中的職責(zé)，做到分工清晰、責(zé)任到人。二、付款管理1.付款申請(qǐng)申請(qǐng)人資格：公司員工因業(yè)務(wù)需要申請(qǐng)付款時(shí)，應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)審批權(quán)限和符合公司規(guī)定的申請(qǐng)條件。申請(qǐng)流程：申請(qǐng)人需填寫《付款申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明付款事由、金額、收款單位信息、付款方式等內(nèi)容，并附上相關(guān)業(yè)務(wù)合同、發(fā)票、審批文件等支持性資料。審批環(huán)節(jié)部門負(fù)責(zé)人審批：申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)付款事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，簽署意見后提交財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，重點(diǎn)審查付款金額的準(zhǔn)確性、資金來源的合規(guī)性、發(fā)票及相關(guān)資料的完整性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與申請(qǐng)人溝通并要求補(bǔ)充或更正。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)公司規(guī)定的審批權(quán)限，由分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審批。對(duì)于重大付款事項(xiàng)，可能需提交總經(jīng)理或董事會(huì)審批。總經(jīng)理審批：總經(jīng)理對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行最終審批，審批通過后方可安排付款。2.付款方式銀行轉(zhuǎn)賬：公司主要采用銀行轉(zhuǎn)賬方式進(jìn)行付款。付款前，財(cái)務(wù)人員應(yīng)確保收款單位銀行賬戶信息準(zhǔn)確無誤，并按照銀行規(guī)定的操作流程辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)。支票支付：在特殊情況下，可使用支票支付。使用支票時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照支票管理規(guī)定填寫支票信息，確保支票的安全性和有效性。領(lǐng)用人需在支票登記簿上簽字確認(rèn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理支票的交付和款項(xiàng)結(jié)算手續(xù)。現(xiàn)金支付：一般情況下，除符合國家現(xiàn)金管理規(guī)定的小額零星支出外，盡量避免現(xiàn)金支付。如需現(xiàn)金支付，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按照現(xiàn)金管理規(guī)定辦理支付手續(xù)。3.付款時(shí)間正常業(yè)務(wù)付款：對(duì)于已審批通過的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)安排付款。一般情況下，應(yīng)在收到完整的審批文件和相關(guān)資料后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成付款操作。應(yīng)付賬款付款：根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的合同約定，按時(shí)支付應(yīng)付賬款。如有特殊情況需要延期付款，應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通協(xié)商，并取得對(duì)方同意，同時(shí)做好相應(yīng)的記錄。逾期付款處理：如因特殊原因?qū)е赂犊钣馄冢嚓P(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門和分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取措施盡快完成付款。對(duì)于逾期付款產(chǎn)生的違約金或其他損失，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。4.付款記錄與核對(duì)財(cái)務(wù)記錄：財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立完善的付款臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每一筆付款的日期、金額、收款單位、付款事由、付款方式等信息，確保付款記錄的準(zhǔn)確性和完整性。定期核對(duì)：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與業(yè)務(wù)部門核對(duì)付款情況，確保雙方記錄一致。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。同時(shí)，應(yīng)定期與銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)，確保銀行賬戶資金收付情況準(zhǔn)確無誤。檔案管理：付款相關(guān)的申請(qǐng)文件、審批文件、合同、發(fā)票等資料應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管，以便日后查閱和審計(jì)。三、收款管理1.收款職責(zé)分工業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)與客戶溝通收款事宜，及時(shí)跟進(jìn)業(yè)務(wù)進(jìn)展，確保款項(xiàng)按時(shí)足額收回。對(duì)于逾期未收回的款項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門和分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并協(xié)助財(cái)務(wù)部門采取催收措施。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)收款的賬務(wù)處理和資金管理，及時(shí)核對(duì)收款信息，確保款項(xiàng)準(zhǔn)確入賬。同時(shí)，對(duì)收款情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。2.收款方式銀行轉(zhuǎn)賬收款：要求客戶盡量通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付款項(xiàng)，并提供準(zhǔn)確的公司銀行賬戶信息。財(cái)務(wù)部門在收到銀行到賬通知后，應(yīng)及時(shí)核對(duì)收款金額、付款單位等信息，確保款項(xiàng)與業(yè)務(wù)相符。支票收款：收到客戶支票后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審查，確保支票的真實(shí)性、有效性和完整性。如發(fā)現(xiàn)支票存在問題，應(yīng)及時(shí)與客戶聯(lián)系更換支票。支票存入銀行后，應(yīng)按照銀行規(guī)定的時(shí)間辦理入賬手續(xù)。現(xiàn)金收款：對(duì)于現(xiàn)金收款業(yè)務(wù)，應(yīng)嚴(yán)格按照現(xiàn)金管理規(guī)定辦理。收款人員在收取現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)開具收款收據(jù)，并及時(shí)將現(xiàn)金繳存銀行。嚴(yán)禁坐支現(xiàn)金，確保現(xiàn)金安全。3.收款流程業(yè)務(wù)部門通知：業(yè)務(wù)部門在與客戶達(dá)成收款意向后，應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門，并提供相關(guān)收款信息，如收款金額、付款單位、預(yù)計(jì)收款日期等。財(cái)務(wù)確認(rèn)：財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門通知后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)客戶是否已支付款項(xiàng)。如未收到款項(xiàng)，應(yīng)與業(yè)務(wù)部門溝通了解原因，并督促客戶盡快付款。收款入賬：收到款項(xiàng)后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照規(guī)定的會(huì)計(jì)科目及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，確保收款信息準(zhǔn)確入賬。同時(shí)，在收款臺(tái)賬中詳細(xì)記錄收款日期、金額、付款單位等信息。開具發(fā)票：根據(jù)客戶要求，在收到款項(xiàng)后及時(shí)開具發(fā)票。開具發(fā)票時(shí)，應(yīng)確保發(fā)票內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合國家稅收法規(guī)和公司發(fā)票管理規(guī)定。4.逾期收款處理催收措施：對(duì)于逾期未收回的款項(xiàng)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)制定催收計(jì)劃，采取電話催收、郵件催收、上門催收等方式及時(shí)與客戶溝通，了解逾期原因，催促客戶盡快付款。預(yù)警機(jī)制：財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立逾期收款預(yù)警機(jī)制，對(duì)逾期一定期限的款項(xiàng)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，并及時(shí)向業(yè)務(wù)部門和分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)預(yù)警信息，加大催收力度，采取有效措施盡快收回款項(xiàng)。法律手段：對(duì)于經(jīng)多次催收仍無法收回的款項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，評(píng)估通過法律手段追討欠款的可行性。如需通過法律途徑解決，應(yīng)及時(shí)聘請(qǐng)律師事務(wù)所進(jìn)行處理，并按照法律程序維護(hù)公司合法權(quán)益。責(zé)任追究：對(duì)于因工作失誤或故意導(dǎo)致款項(xiàng)逾期未收回的責(zé)任人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于績效扣分、獎(jiǎng)金扣發(fā)、警告、辭退等。四、票據(jù)管理1.發(fā)票管理發(fā)票領(lǐng)購：財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的領(lǐng)購工作，按照國家稅務(wù)機(jī)關(guān)的規(guī)定辦理發(fā)票領(lǐng)購手續(xù)，并建立發(fā)票領(lǐng)購登記臺(tái)賬，記錄發(fā)票的種類、數(shù)量、領(lǐng)購日期等信息。發(fā)票開具：發(fā)票開具人員應(yīng)嚴(yán)格按照發(fā)票管理規(guī)定開具發(fā)票，確保發(fā)票內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。發(fā)票開具后，應(yīng)加蓋公司發(fā)票專用章，并及時(shí)交付給客戶。發(fā)票保管：發(fā)票應(yīng)妥善保管，存放于安全、干燥、防火、防盜的地方。財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立發(fā)票保管制度，定期對(duì)發(fā)票進(jìn)行盤點(diǎn)核對(duì)，確保發(fā)票的安全完整。發(fā)票核銷：已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)按照規(guī)定的期限保存，期滿后報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。發(fā)票核銷時(shí)，應(yīng)做好記錄，確保發(fā)票的開具、使用、核銷情況清晰可查。2.收據(jù)管理收據(jù)領(lǐng)用：公司統(tǒng)一印制收款收據(jù)，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)收據(jù)的發(fā)放和管理。領(lǐng)用收據(jù)時(shí)，領(lǐng)用人需在收據(jù)登記簿上簽字確認(rèn)，并注明領(lǐng)用數(shù)量、起止號(hào)碼等信息。收據(jù)開具：收款人員在收取款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定開具收款收據(jù)，確保收據(jù)內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。收據(jù)開具后，應(yīng)加蓋公司財(cái)務(wù)專用章，并將收據(jù)聯(lián)交付給付款人。收據(jù)保管：收款收據(jù)存根聯(lián)應(yīng)由財(cái)務(wù)部門妥善保管，定期進(jìn)行盤點(diǎn)核對(duì)，確保收據(jù)的安全完整。收據(jù)存根聯(lián)保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定。收據(jù)核銷：已使用的收款收據(jù)存根聯(lián)應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行核銷，核銷時(shí)應(yīng)核對(duì)收據(jù)的開具情況、收款金額等信息，確保收據(jù)的使用情況準(zhǔn)確無誤。五、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)付款收款業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查付款收款流程的執(zhí)行情況、相關(guān)制度的遵守情況、財(cái)務(wù)記錄的準(zhǔn)確性等。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.財(cái)務(wù)自查財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)付款收款業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，重點(diǎn)檢查付款審批手續(xù)是否齊全、收款入賬是否及時(shí)準(zhǔn)確、票據(jù)管理是否規(guī)范等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行整改，并形成自查報(bào)告向公司管理層匯報(bào)。3.外部審計(jì)監(jiān)督公司應(yīng)按照國家法律法規(guī)和相關(guān)監(jiān)管要求，定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行審計(jì)，包括付款收款業(yè)務(wù)的審計(jì)。外部審計(jì)機(jī)構(gòu)出具的審計(jì)報(bào)告應(yīng)作為公司改進(jìn)財(cái)務(wù)管理工作的重要參考依據(jù)。六、責(zé)任追究1.違規(guī)行為界定未經(jīng)審批擅自付款或收款的行為。付款收款信息記錄不準(zhǔn)確、不完整，導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真的行為。違反規(guī)定使用現(xiàn)金支付、坐支現(xiàn)金等行為。未按照規(guī)定開具、保管、核銷發(fā)票或收據(jù)的行為。因工作失誤或故意導(dǎo)致款項(xiàng)逾期未收回，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的行為。其他違反公司付款收款管理制度的行為。2.責(zé)任追究方式對(duì)于違規(guī)行為較輕的責(zé)任人，給予警告、批評(píng)教育、績效扣分等處