公司企業公文管理制度總則目的為了加強公司公文管理，確保公文處理工作的規范化、制度化、科學化，提高公文處理效率和質量，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間以及公司與外部單位之間的公文往來。基本原則1.準確規范：公文內容應準確無誤，格式應符合規定要求。2.及時高效：公文處理應及時、迅速，確保信息傳遞的時效性。3.安全保密：嚴格遵守保密規定，確保公文信息的安全。公文種類決議適用于會議討論通過的重大決策事項。決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。命令（令）適用于公布行政法規和規章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。公報適用于公布重要決定或者重大事項。公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。通知適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。請示適用于向上級機關請求指示、批準。批復適用于答復下級機關請示事項。議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。紀要適用于記載會議主要情況和議定事項。公文格式一般格式1.份號：公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。2.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。3.緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。4.發文機關標志：由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。5.發文字號：由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。6.簽發人：上行文應當標注簽發人姓名。7.標題：由發文機關名稱、事由和文種組成。8.主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。9.正文：公文的主體，用來表述公文的內容。10.附件說明：公文附件的順序號和名稱。11.發文機關署名：署發文機關全稱或者規范化簡稱。12.成文日期：署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。13.印章：公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。14.附注：公文印發傳達范圍等需要說明的事項。15.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。16.抄送機關：除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。17.印發機關和印發日期：公文的送印機關和送印日期。特定格式1.信函格式：發文機關標志使用發文機關全稱或者規范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時，使用主辦機關標志。2.命令（令）格式：發文機關標志由發文機關全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標宋體字。3.紀要格式：紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字。行文規則一般規則1.行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。2.行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。3.向上級機關行文，應當遵循以下規則：原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或者授權；屬于部門職權范圍內的事項應當直接報送上級主管部門。下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關。請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。4.向下級機關行文，應當遵循以下規則：主送受理機關，根據需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發文機關的直接上級機關。黨委、政府的辦公廳（室）根據本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經政府審批的具體事項，經政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經政府同意。黨委、政府的部門在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文。涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。5.同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯合行文。屬于黨委、政府各自職權范圍內的工作，不得聯合行文。黨委、政府的部門依據職權可以相互行文。部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。聯合行文規則1.同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文。2.政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文。3.政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文。4.政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。公文擬制起草1.公文起草應當做到：符合國家法律法規和黨的路線方針政策，完整準確體現發文機關意圖，并同現行有關公文相銜接。一切從實際出發，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。文種正確，格式規范。深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。公文涉及其他地區或者部門職權范圍內的事項，起草單位必須征求相關地區或者部門意見，力求達成一致。機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。2.起草公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關協調或裁定。審核1.公文文稿簽發前，應當由發文機關辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：行文理由是否充分，行文依據是否準確。內容是否符合國家法律法規和黨的路線方針政策；是否完整準確體現發文機關意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。涉及有關地區或者部門職權范圍內的事項是否經過充分協商并達成一致意見。文種是否正確，格式是否規范；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規范。其他內容是否符合公文起草的有關要求。2.需要發文機關審議的重要公文文稿，審議前由發文機關辦公廳（室）進行初核。簽發1.公文應當經本機關負責人審批簽發。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發。黨委、政府的辦公廳（室）根據黨委、政府授權制發的公文，由受權機關主要負責人簽發或者按照有關規定簽發。簽發人簽發公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯合發文由所有聯署機關的負責人會簽。2.以本機關名義制發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；以本機關名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。公文辦理收文辦理1.簽收：對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。2.登記：對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。3.初審：對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區或者部門職權范圍內的事項是否已經協商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。4.承辦：閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。5.傳閱：根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。6.催辦：及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。7.答復：公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。發文辦理1.復核：已經發文機關負責人簽批的公文，印發前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。2.登記：對復核后的公文，應當確定發文字號、分送范圍和印制份數并詳細記載。3.印制：公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。4.核發：公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發。涉密公文管理1.涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發件機關機要收發人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規定的計算機信息系統進行傳輸。2.涉密公文應當按照發文機關的要求和有關規定進行清退或者銷毀。公文歸檔歸檔范圍1.反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料。2.機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料。3.本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料。4.其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。歸檔要求1.歸檔的文件材料應當齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。2.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。歸檔程序1.對需要歸檔的文件材料進行分類、組合、排列、編號、編目、裝訂等整理工作。2.編制歸檔文件目錄，填寫備考表，裝訂成冊，裝盒上架。公文管理管理職責1.公司辦公室負責公文的統一管理工作，履行以下職責：制定和完善公文管理制度。負責公文的收發、登記、傳閱、保管、歸檔等工作。對公文處理情況進行監督檢查，及時糾正存在的問題。組織開展公文處理工作培訓和業務交流。2.各部門負責本部門公文的起草、審核、簽發、傳遞、辦理等工作，并指定專人負責公文管理。保管期限公文的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的公文，是指反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有長遠利用價值的公文；長期保管的公文，是指反映本機關一般工作活動，在