公司內部電子發票管理制度一、總則（一）目的為規范公司電子發票的管理，加強財務監督，保障公司合法權益，提高財務管理效率，根據國家相關法律法規及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在開展業務活動過程中涉及電子發票的開具、取得、報銷、存儲等相關事宜。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家稅收法律法規及電子發票管理相關規定。2.真實性原則：確保電子發票所反映的經濟業務真實、準確、完整。3.規范性原則：電子發票的開具、取得、報銷等環節應符合公司財務制度及相關操作規范。4.及時性原則：及時處理電子發票相關業務，保證財務數據的時效性。二、電子發票的開具（一）開具流程1.業務部門在與客戶簽訂合同或提供服務后，應及時確認是否需要開具電子發票。如需開具，應向財務部門提供準確的開票信息，包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。2.財務部門根據業務部門提供的開票信息，在電子發票開具系統中準確錄入相關內容，確保信息與實際業務一致。3.核對無誤后，點擊開具電子發票按鈕，系統自動生成電子發票，并發送至客戶預留的電子郵箱或手機短信。4.財務部門應及時將電子發票的開具情況進行記錄，包括發票號碼、開票日期、金額、客戶信息等，以便后續查詢和核對。（二）開具要求1.電子發票應按照國家稅務總局規定的格式和內容開具，確保發票信息清晰、完整、準確。2.發票開具內容應與實際業務相符，不得虛開、錯開電子發票。3.對于涉及折扣、折讓等情況的電子發票開具，應按照相關稅收法規規定進行處理，確保發票金額與實際交易金額一致。三、電子發票的取得（一）取得途徑1.員工在開展業務活動過程中，應積極取得電子發票。對于符合開具電子發票條件的交易，應主動向對方索取電子發票。2.員工可通過以下方式取得電子發票：對方直接發送至員工預留的電子郵箱或手機短信；員工自行登錄國家稅務總局全國增值稅發票查驗平臺（）等官方渠道查詢、下載電子發票。（二）取得要求1.取得的電子發票應是由稅務機關統一監制的，具有合法有效的發票號碼。2.電子發票應包含完整的發票信息，如發票代碼、發票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項目名稱、金額、稅額等。3.員工取得電子發票后，應及時核對發票信息與實際業務是否相符，如發現信息有誤，應及時與開票方聯系更正。四、電子發票的報銷（一）報銷流程1.員工將取得的電子發票打印出來，并按照公司財務報銷制度的要求，填寫報銷單，粘貼發票。2.報銷單應注明電子發票的號碼、開票日期、金額、業務內容等信息，確保與電子發票內容一致。3.將填寫完整的報銷單提交給所在部門負責人進行審批。部門負責人應根據公司業務規定和財務制度，對報銷事項的真實性、合理性進行審核，并簽署審批意見。4.經部門負責人審批通過后，報銷單流轉至財務部門。財務部門對報銷單及電子發票進行審核，重點審核發票的真實性、合法性、完整性以及報銷金額是否符合公司規定。審核無誤后，辦理報銷手續。（二）報銷要求1.電子發票報銷時，必須同時提供打印件和電子發票原件（可通過電子發票查驗平臺下載的電子發票版式文件）。打印件應清晰可辨，電子發票原件應存儲在公司指定的電子存儲介質中，以備查驗。2.報銷的電子發票應在規定的報銷期限內提交，逾期不予受理。3.對于重復報銷的電子發票，財務部門一經發現，將不予報銷，并按照公司相關規定進行處理。五、電子發票的存儲（一）存儲方式1.財務部門應建立電子發票專用存儲文件夾，按照月份或年份對電子發票進行分類存儲。存儲文件夾應設置明確的名稱和目錄結構，便于查找和管理。2.電子發票的存儲介質可選用移動硬盤、光盤、云存儲等方式，但應確保存儲介質的安全性和可靠性，防止數據丟失或損壞。3.對于重要的電子發票，應進行備份存儲，備份存儲介質應與原始存儲介質分開存放，并定期進行檢查和維護。（二）存儲期限電子發票的存儲期限應按照國家稅收法律法規及公司財務檔案管理規定執行。一般情況下，電子發票應至少保存10年，以備稅務機關等相關部門檢查。（三）存儲安全1.加強對電子發票存儲介質的安全管理，設置訪問權限，防止未經授權的人員訪問和篡改電子發票數據。2.定期對電子發票存儲介質進行殺毒、維護，確保數據的安全性和完整性。3.如發生電子發票數據丟失或損壞等情況，應及時采取措施進行恢復，并向公司相關領導報告。六、電子發票的查驗（一）查驗方式1.財務部門在收到員工提交的電子發票報銷申請后，應通過國家稅務總局全國增值稅發票查驗平臺等官方渠道對電子發票的真實性進行查驗。2.查驗時，應輸入電子發票的發票代碼、發票號碼、開票日期、金額、驗證碼等信息，系統將自動返回查驗結果。（二）查驗結果處理1.如查驗結果顯示電子發票信息與實際相符，財務部門應予以受理報銷申請。2.如查驗結果顯示電子發票為假發票或信息有誤，財務部門應拒絕受理報銷申請，并及時通知員工與開票方聯系核實情況。同時，按照公司相關規定對該事項進行處理。七、電子發票的作廢與紅沖（一）作廢條件1.電子發票開具后，如發生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形但不符合發票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發生銷售折讓，需要開具紅字電子發票。2.電子發票作廢應在開票當月內進行，且發票所有聯次均未交付給購買方。（二）作廢流程1.由開票方在電子發票開具系統中發起作廢申請，并填寫作廢原因。2.財務部門審核作廢申請，確認符合作廢條件后，在系統中進行作廢操作。3.作廢后的電子發票應在系統中進行標記，并妥善保存相關記錄，以備后續查詢。（三）紅沖流程1.如需要開具紅字電子發票，開票方應按照國家稅務總局規定的流程，在電子發票開具系統中申請開具紅字發票信息表。2.稅務機關審核通過后，開票方根據紅字發票信息表開具紅字電子發票。3.開具紅字電子發票后，應在系統中進行記錄，并將紅字發票信息與對應的藍字發票信息進行關聯，確保財務數據的準確性。八、監督與檢查（一）內部監督1.財務部門應定期對公司電子發票的管理情況進行自查，檢查電子發票的開具、取得、報銷、存儲等環節是否符合本制度規定。2.審計部門應定期對公司電子發票管理情況進行審計監督，重點檢查電子發票業務的真實性、合規性以及內部控制制度的執行情況。（二）外部檢查積極配合稅務機關等相關部門對公司電子發票管理情況的檢查，如實提供電子發票相關資料，接受監督檢查。對于檢查中發現的問題，應及時整改，并按照相關規定進行處理。九、違規處理（一）對于違反本制度規定，有下列行為之一的，視情節輕重，給予相應的處罰：1.虛開、錯開電子發票的，責令改正，并處以相應的罰款；情節嚴重的，依法追究法律責任。2.取得虛假電子發票報銷的，追回已報銷款項，并處以相應的罰款；如給公司造成損失的，應承擔賠償責任；情節嚴重的，給予紀律處分或解除勞動合同。3.未按照規定開具、取得、報銷、存儲電