公司內部電話管理制度一、總則（一）目的為加強公司內部電話的管理，規范使用行為，提高通訊效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.確保通訊暢通原則：公司內部電話應保持24小時暢通，以滿足工作溝通和應急響應的需要。2.規范使用原則：員工應按照規定的方式和用途使用內部電話，不得擅自更改或違規使用。3.節約成本原則：在保證通訊質量的前提下，合理控制電話費用支出，避免不必要的浪費。二、電話管理職責（一）行政部門職責1.負責公司內部電話系統的規劃、建設、維護和管理，確保電話系統的正常運行。2.負責制定和更新內部電話號碼表，及時通知員工電話號碼的變更情況。3.負責處理內部電話使用過程中的故障報修和技術支持工作。4.定期對公司內部電話的使用情況進行統計和分析，提出改進建議。（二）各部門職責1.各部門負責人為本部門電話使用的第一責任人，負責監督本部門員工正確使用內部電話。2.配合行政部門做好本部門電話設備的日常維護和管理工作，發現問題及時報告。3.教育本部門員工遵守公司內部電話管理制度，對違規行為進行糾正和處理。（三）員工職責1.嚴格遵守公司內部電話管理制度，按照規定使用內部電話。2.愛護電話設備，不得隨意拆卸、損壞或轉借他人使用。3.保持電話周圍環境整潔，不得在電話上張貼或放置雜物。4.發現電話故障或通訊異常時，及時向行政部門報修。三、電話使用規范（一）撥打內部電話1.員工在撥打內部電話時，應先確認電話號碼是否正確，避免誤撥。2.通話內容應簡潔明了，直奔主題，避免冗長和無關緊要的閑聊，以提高工作效率。3.如果需要轉接電話，應先向對方說明轉接原因，并告知轉接人員的姓名和部門，得到對方同意后再進行轉接。（二）接聽內部電話1.電話鈴響三聲內必須接聽，禮貌問候對方，并自報部門和姓名。2.認真傾聽對方講話，做好記錄，如有不清楚的地方應及時詢問，確保準確理解對方意圖。3.對于重要事項或需要傳達的信息，應重復確認，避免誤解。4.如果對方找的人不在，應禮貌告知對方，并詢問是否需要幫忙轉達或留言。（三）電話留言1.如果需要留言，應在電話接通后立即告知對方自己的姓名、部門和留言內容。2.留言內容應簡潔明了，包括重要事項、時間、地點、聯系人等關鍵信息，以便對方及時回復。3.行政部門應定期檢查電話留言，及時通知相關人員查看留言并處理。（四）特殊情況處理1.如遇緊急情況或突發事件，需要使用內部電話進行緊急聯絡時，應優先保障通訊暢通，不得推諉或延誤。2.在緊急情況下，員工可直接撥打公司內部緊急聯絡電話（如應急指揮中心電話），并按照指示進行操作。四、電話費用管理（一）費用核算1.公司內部電話費用由行政部門統一核算，按照部門進行分攤。2.行政部門應每月定期統計各部門的電話費用使用情況，并制作費用報表。（二）費用控制1.各部門應合理控制電話費用支出，避免不必要的長途通話和長時間通話。2.對于因工作需要確需撥打長途電話的，應提前向部門負責人申請，經批準后方可撥打。3.行政部門應定期對各部門的電話費用進行分析和比較，對于費用過高的部門進行預警和督促整改。（三）費用報銷1.員工因工作需要使用內部電話產生的費用，按照公司相關財務制度進行報銷。2.報銷時應提供有效的電話費用發票，并注明通話時間、通話對象、通話內容等詳細信息。3.行政部門應審核報銷憑證的真實性和合理性，對于不符合規定的報銷申請予以拒絕。五、電話設備管理（一）設備配置1.行政部門根據公司業務需要和員工崗位設置，合理配置內部電話設備。2.新員工入職時，由行政部門負責為其配備相應的電話設備，并進行使用培訓。（二）設備維護1.行政部門負責定期對內部電話設備進行巡檢和維護，確保設備正常運行。2.員工發現電話設備出現故障時，應及時向行政部門報修，填寫《電話故障報修單》，注明故障現象、所在部門、使用人等信息。3.行政部門接到報修后，應及時安排維修人員進行維修，并記錄維修情況。對于無法當場修復的設備，應及時提供備用設備，確保員工通訊不受影響。（三）設備更換與報廢1.對于損壞嚴重、無法修復或已達到使用年限的電話設備，由行政部門提出更換或報廢申請。2.更換或報廢申請應經公司相關領導審批后，由行政部門負責辦理相關手續。3.新更換的電話設備應及時安裝調試，并通知相關員工使用。六、違規處理（一）違規行為1.擅自將內部電話轉借他人使用。2.利用內部電話進行私人聊天、打游戲、撥打長途電話等與工作無關的活動。3.故意損壞電話設備或干擾電話系統正常運行。4.不遵守電話使用規范，如不及時接聽、轉接電話不規范等。（二）處理措施1.對于首次違規的員工，由所在部門負責人進行批評教育，并責令其改正。2.對于多次違規或情節嚴重的員工，公司將視情節輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處理，并按照公司相關規定追究其經濟賠償責任。3.因違規行為給公司造成經濟損失的，員工應承擔相應的賠償責任。七、附則（一）解釋權