公司內部質保金管理制度總則目的為加強公司內部質保金的管理，規范質保金的收取、使用、退還等行為，確保公司工程質量和售后服務的有效落實，保障公司和相關方的合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部涉及質保金管理的所有項目，包括但不限于工程建設、設備采購、技術服務等項目。基本原則1.依法合規原則：質保金的管理應嚴格遵守國家法律法規和公司相關規定。2.公平公正原則：在質保金的收取、使用、退還等環節，應公平對待各方，確保程序公正。3.風險可控原則：通過合理的質保金管理措施，有效控制公司面臨的質量風險和資金風險。4.專款專用原則：質保金應專項用于質量問題的處理和售后服務，不得挪作他用。質保金的收取收取依據1.在簽訂項目合同或協議時，應明確約定質保金的相關條款，包括質保金的金額、比例、收取方式、退還條件等。2.質保金的金額和比例應根據項目的性質、規模、風險程度等因素合理確定。一般情況下，質保金金額不低于合同金額的[X]%，但最高不超過合同金額的[X]%。收取方式1.質保金應在項目驗收合格后，按照合同約定的方式和時間收取。2.收取質保金時，應向對方開具合法有效的收款憑證，并注明質保金的相關信息。特殊情況處理1.如對方對質保金的收取有異議，應在規定時間內提出書面反饋。公司相關部門應及時進行核實和溝通，如確實存在問題，應按照合同約定或雙方協商結果進行處理。2.對于一些特殊項目或客戶，經公司領導批準，可以適當調整質保金的收取方式或金額，但應在合同中明確約定，并做好相關記錄。質保金的管理賬戶設立1.公司應設立專門的質保金賬戶，用于質保金的存儲和管理。2.質保金賬戶應獨立核算，確保資金的安全和專款專用。資金存儲1.質保金應及時足額存入質保金賬戶，不得截留或挪用。2.質保金賬戶中的資金應按照國家相關規定進行存儲，確保資金的收益最大化。日常管理1.公司財務部門應定期對質保金賬戶進行核對和清理，確保賬目清晰、資金安全。2.建立質保金管理臺賬，詳細記錄質保金的收取、使用、退還等情況，做到賬賬相符、賬實相符。3.質保金管理臺賬應包括項目名稱、合同編號、質保金金額、收取時間、退還時間、使用情況等信息。質保金的使用使用范圍1.質保期內，如項目出現質量問題或需要進行售后服務，質保金可用于以下方面：維修、更換有質量問題的設備、材料或零部件。支付因質量問題給客戶造成的損失賠償費用。承擔售后服務所需的人工費用、差旅費等。2.質保金的使用應嚴格按照合同約定和公司相關規定執行，確保資金用于解決質量問題和保障售后服務。使用流程1.當項目出現質量問題或需要進行售后服務時，相關部門應及時填寫《質保金使用申請表》，詳細說明問題情況、處理方案、預計費用等。2.《質保金使用申請表》應經部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。3.經審批同意后，財務部門根據審批結果從質保金賬戶中支付相應的費用，并做好賬務處理。4.質保金使用后，相關部門應及時將處理情況反饋給客戶，并取得客戶的確認。費用報銷1.質保金使用過程中發生的費用報銷，應按照公司財務報銷制度執行。2.報銷憑證應真實、合法、有效，包括發票、維修清單、費用明細等。3.財務部門應嚴格審核報銷憑證，確保費用支出符合質保金使用范圍和公司規定。質保期管理質保期確定1.質保期應在項目合同或協議中明確約定，一般按照國家相關規定或行業慣例執行。2.對于一些特殊項目，質保期可以根據項目實際情況適當延長或縮短，但應在合同中明確約定，并經雙方協商一致。質保期監督1.公司相關部門應在質保期內定期對項目進行回訪和檢查，及時了解項目運行情況和客戶滿意度。2.如發現項目存在質量問題或潛在風險，應及時采取措施進行處理，確保項目質量和客戶利益。質保期屆滿確認1.質保期屆滿前，相關部門應提前通知客戶對項目進行全面檢查和驗收。2.客戶驗收合格后，應出具書面驗收報告，作為質保期屆滿的依據。質保金的退還退還條件1.質保期屆滿且項目無質量問題或質量問題已按照合同約定處理完畢，客戶出具書面驗收報告后，公司應按照合同約定退還質保金。2.如質保期內項目出現質量問題，但公司已按照合同約定履行了維修、更換等義務，且客戶對處理結果滿意，質保金也可在質保期屆滿后退還。退還流程1.相關部門應在質保期屆滿后及時填寫《質保金退還申請表》，附上客戶驗收報告等相關資料，報公司分管領導審批。2.經審批同意后，財務部門按照合同約定將質保金退還至對方指定賬戶，并做好賬務處理。3.質保金退還后，應在質保金管理臺賬中進行核銷記錄。特殊情況處理1.如質保期屆滿后，客戶以各種理由拒絕簽署驗收報告或拖延驗收時間，公司應積極與客戶溝通協商，如確實無法解決，可通過法律途徑維護公司權益。2.對于一些因客戶原因導致質保金無法按時退還的情況，公司應做好記錄，并在后續工作中加強跟蹤和管理。違規處理違規行為界定1.任何單位或個人不得擅自截留、挪用質保金，不得在質保金管理過程中弄虛作假、謀取私利。2.如發現以下違規行為，將按照公司相關規定進行嚴肅處理：未按照合同約定收取或退還質保金。擅自改變質保金用途。在質保金管理過程中隱瞞事實、提供虛假資料。其他違反質保金管理制度的行為。處理措施1.對于違規行為較輕的單位或個人，公司將給予警告、責令改正等處理措施，并要求其限期整改。2.對于違規行為嚴重的單位或個人，公司將視情節輕重給予罰款、降職、撤職等處分，直至解除勞動合同，并依法追究其法律責