公司內部資料室管理制度一、總則（一）目的為加強公司內部資料室的管理，規范資料的收集、整理、存儲、借閱與使用，確保資料的完整性、準確性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部資料室的所有資料管理活動，包括但不限于文件、檔案、圖書、期刊、電子資料等。（三）職責分工1.資料室管理員負責資料室的日常管理工作，包括資料的收集、整理、上架、下架、借閱登記等。定期對資料進行盤點和清查，確保資料的數量和質量。維護資料室的環境整潔和設備正常運行。協助公司各部門查閱和使用資料。2.各部門資料員負責本部門資料的收集、整理和歸檔，并及時移交資料室。根據工作需要，向資料室借閱相關資料，并按時歸還。配合資料室管理員做好資料管理工作。3.公司員工遵守本制度，愛護資料室的資料和設備。按照規定的程序借閱和使用資料。二、資料收集（一）收集范圍1.公司各類文件，包括但不限于公司章程、規章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結等。2.公司業務相關的檔案資料，如合同協議、項目文檔、市場調研報告等。3.各類圖書、期刊、報紙等出版物，與公司業務或員工學習相關。4.電子資料，包括公司內部數據庫文件、電子郵件、辦公軟件文檔等。5.其他具有保存價值的資料。（二）收集渠道1.各部門定期將產生的資料移交至資料室。2.公司員工主動向資料室捐贈具有參考價值的個人資料。3.通過購買、交換、贈送等方式獲取外部資料。4.從公司網站、內部系統等電子平臺收集相關資料。（三）收集要求1.資料應真實、完整、準確，符合公司實際情況。2.各部門資料員應及時整理本部門資料，確保資料的規范性和可讀性。3.對于重要資料，應進行備份，防止丟失或損壞。三、資料整理（一）分類原則1.按照資料的性質、用途、來源等進行分類，確保分類清晰、合理。2.采用層次分類法，設置一級、二級、三級等類目，便于資料的查找和管理。（二）分類方法1.文件類公司文件：按照文件的類別，如行政文件、財務文件、人力資源文件等進行分類。部門文件：按照部門名稱進行分類，每個部門下再細分具體文件類別。2.檔案類合同檔案：按照合同類型，如采購合同、銷售合同、租賃合同等進行分類。項目檔案：按照項目名稱進行分類，每個項目下再細分項目文檔類別。3.圖書期刊類圖書：按照圖書的學科分類，如經濟管理、技術科學、文學藝術等進行分類。期刊：按照期刊的名稱進行分類，定期裝訂成冊。4.電子資料類按照資料的存儲位置和文件名進行分類，建立電子目錄索引。（三）編號規則1.為每一類資料編制唯一的編號，便于識別和管理。2.編號應簡潔明了，具有邏輯性，能夠反映資料的類別和順序。3.編號格式可采用數字、字母或數字與字母相結合的方式。（四）整理流程1.資料室管理員接收各部門移交的資料后，對資料進行初步審核，檢查資料的完整性和規范性。2.根據分類原則和編號規則，對資料進行分類、編號，并建立資料目錄清單。3.將整理好的資料上架存放，確保資料排列整齊、便于查找。四、資料存儲（一）存儲環境1.資料室應保持干燥、通風、溫度適宜，避免資料受潮、發霉、變形等。2.資料室應配備防火、防盜、防蟲、防潮等設施，確保資料的安全。3.資料架應牢固、整齊，能夠承受資料的重量，便于資料的存放和取用。（二）存儲方式1.紙質資料按照分類順序，將紙質資料存放在資料架上，同一類資料應集中存放。對于重要的紙質資料，應進行專柜存放，并設置標識。定期對紙質資料進行盤點，檢查資料的數量和完整性。2.電子資料電子資料應存儲在專用的服務器或存儲設備上，按照分類目錄進行存儲。建立電子資料備份制度，定期對電子資料進行備份，防止數據丟失。對電子資料的訪問權限進行嚴格控制，確保資料的安全性。（三）存儲期限1.公司文件和檔案資料的存儲期限按照國家相關法律法規和公司規定執行。2.圖書期刊資料的存儲期限根據資料的價值和使用頻率確定，一般為[X]年。3.電子資料的存儲期限與紙質資料相同，應定期進行清理和歸檔。五、資料借閱（一）借閱權限1.公司員工因工作需要可借閱資料室的資料，但必須遵守本制度。2.借閱重要資料需經部門負責人或公司領導批準。3.外部人員因特殊原因需要借閱資料，須經公司相關部門負責人批準，并辦理相關手續。（二）借閱流程1.借閱人填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限等信息。2.將申請表提交給部門負責人或公司領導審批。3.審批通過后，借閱人持申請表到資料室辦理借閱手續，資料室管理員根據申請表發放資料，并在《資料借閱登記冊》上進行登記。4.借閱人在借閱期限內歸還資料，資料室管理員核對資料無誤后，在《資料借閱登記冊》上注銷借閱記錄。（三）借閱期限1.一般資料的借閱期限為[X]天，如需延長借閱期限，應提前向資料室管理員申請。2.重要資料的借閱期限根據資料的性質和使用情況確定，最長不超過[X]天。（四）借閱數量1.借閱人每次借閱資料的數量一般不超過[X]冊（份）。2.如需借閱較多資料，應分批次借閱。六、資料使用（一）使用要求1.借閱人應愛護資料，不得在資料上涂改、圈畫、批注、污損等。2.如需復印、掃描資料，應經資料室管理員同意，并按照規定的程序進行操作。3.借閱人應在規定的借閱期限內歸還資料，如需續借，應提前辦理續借手續。（二）歸還要求1.借閱人應按時歸還資料，如不能按時歸還，應提前向資料室管理員說明原因，并辦理續借手續。2.歸還資料時，借閱人應確保資料的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應按照規定進行賠償。3.資料室管理員在接收歸還資料時，應認真核對資料的數量和質量，如發現問題，應及時與借閱人溝通解決。七、資料保密（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息等重要資料。2.公司內部未公開的文件、檔案、會議紀要等。3.其他需要保密的資料。（二）保密措施1.資料室應設置專門的保密區域，對保密資料進行單獨存放。2.對保密資料的借閱和使用進行嚴格控制，借閱人必須簽署保密協議。3.資料室管理員應嚴格遵守保密制度，不得泄露保密資料的內容。4.加強對資料室的安全管理，防止保密資料被盜取或泄露。八、資料盤點與清查（一）盤點周期1.資料室管理員應定期對資料進行盤點，一般每[X]個月進行一次全面盤點。2.在每年年底，進行一次年度盤點，確保資料的數量和質量。（二）盤點內容1.核對資料的數量與《資料目錄清單》是否一致。2.檢查資料的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應及時查明原因并處理。3.檢查資料的存儲環境是否符合要求。（三）清查結果處理1.對于盤點中發現的問題，資料室管理員應及時記錄，并向部門負責人報告。2.針對資料的損壞或丟失情況，應查明原因，屬于人為原因的，按照規定追究相關人員的責任；屬于自然原因的，應及時采取措施進行修復或補充。3.根據盤點結果，對資料目錄清單進行更新，確保資料信息的準確性。九、資料銷毀（一）銷毀范圍1.已超過存儲期限且無保存價值的資料。2.因公司業務調整、變更等原因不再需要的資料。3.經鑒定確認為無效或錯誤的資料。（二）銷毀流程1.資料室管理員定期對需要銷毀的資料進行清理和登記，填寫《資料銷毀申請表》。2.將申請表提交給部門負責人或公司領導審批。3.審批通過后，由資料室