公司函件收發管理制度一、總則（一）目的為加強公司函件收發管理，確保函件傳遞的及時、準確、安全，提高公司工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構以及全體員工。（三）基本原則1.及時準確原則：函件收發人員應及時處理各類函件，確保函件內容準確傳達給相關人員。2.安全保密原則：嚴格遵守保密規定，確保函件在傳遞過程中的安全，防止函件內容泄露。3.規范有序原則：明確函件收發流程，規范操作，確保函件收發工作有序進行。二、函件分類（一）內部函件1.部門間往來函件：各部門之間因工作需要溝通、協調、匯報等事宜而發送的函件。2.員工內部申請函：員工向公司內部申請各類事項，如請假、辦公用品領用、設備維修等的函件。3.內部通知：公司發布的各類內部通知，包括會議通知、工作安排通知、制度修訂通知等。（二）外部函件1.商務往來函件：與合作伙伴、供應商、客戶等進行商務溝通、合作洽談、業務往來等的函件。2.政府部門函件：與政府相關部門進行工作聯系、政策咨詢、申報審批等的函件。3.法律函件：涉及法律事務、合同糾紛、律師函等相關函件。三、函件收發流程（一）收文流程1.函件接收公司設立專門的函件收發崗位，負責接收各類函件。函件收發人員應及時對接收到的函件進行登記，詳細記錄函件的來源、日期、主題、份數等信息。2.函件分揀根據函件的性質、內容和收件部門，對函件進行分揀。對于緊急函件，應立即進行標注，并優先處理。3.函件傳遞將分揀后的函件及時傳遞給相關部門或人員。重要函件應通過當面交接、簽收等方式確保傳遞安全。4.收文登記收件部門或人員收到函件后，應在收文登記簿上簽字確認。如發現函件有破損、缺失等情況，應及時與函件收發人員聯系。（二）發文流程1.函件起草各部門根據工作需要起草函件，確保函件內容準確、清晰、規范。涉及重要事項的函件，應經部門負責人審核后再提交發文。2.函件審核提交的函件由相關領導進行審核，重點審核函件內容的準確性、合規性、必要性等。審核通過的函件，審核人應簽署意見并簽字確認。3.函件編號審核通過的函件由函件收發人員進行編號，編號應具有唯一性，便于查詢和管理。4.函件打印根據審核后的電子文檔進行打印，確保打印質量清晰、格式規范。5.函件蓋章按照公司印章管理制度，對需要蓋章的函件進行蓋章操作。蓋章人員應仔細核對函件內容與蓋章審批單一致后再蓋章。6.函件封裝將打印蓋章后的函件進行封裝，確保函件密封完好。在函件信封上填寫收件人地址、姓名、郵編等信息。7.函件投遞根據函件的緊急程度和重要性，選擇合適的投遞方式，如郵寄、專人送達等。對于重要函件，應要求投遞人員提供投遞憑證，并進行跟蹤查詢。四、函件管理職責（一）函件收發人員職責1.負責公司函件的統一接收、分揀、傳遞、登記等工作。2.嚴格遵守函件收發流程，確保函件處理及時、準確、安全。3.對函件進行分類整理，定期歸檔，便于查詢和查閱。4.保守函件內容機密，不得泄露給無關人員。（二）部門負責人職責1.負責本部門起草函件的審核工作，確保函件內容符合公司規定和工作要求。2.督促本部門員工及時處理收到的函件，對重要函件給予關注和指導。3.配合函件收發人員做好本部門函件的收發管理工作。（三）公司領導職責1.對涉及公司重要事項、重大決策等函件進行審核把關。2.根據工作需要，對函件的發送、回復等作出批示和決策。五、函件歸檔與保管（一）歸檔原則1.按照函件的類別、年度、月份等進行分類歸檔。2.確保歸檔函件的完整性和準確性，不得遺漏重要函件。（二）歸檔流程1.每月末，函件收發人員對本月的函件進行整理，按照歸檔原則進行分類。2.將整理好的函件裝訂成冊，并編制歸檔目錄。3.將裝訂成冊的函件移交公司檔案室進行保管。（三）保管期限1.重要的商務往來函件、法律函件等保管期限為[X]年。2.一般性的內部函件、外部函件保管期限為[X]年。3.保管期限屆滿后，按照公司檔案管理制度進行銷毀處理。六、函件保密規定（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息等內容的函件。2.公司內部尚未公開的政策、決策、計劃等函件。3.其他需要保密的函件內容。（二）保密措施1.函件收發人員應嚴格遵守保密制度，不得私自拆閱、復印、傳播函件內容。2.在函件傳遞過程中，應采取必要的保密措施，如密封包裝、專人傳遞等。3.對涉及保密內容的函件，應在專門的保密文件柜中存放，并限制查閱權限。（三）違規處理1.對于違反函件保密規定的人員，視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.如因違反保密規定給公司造成損失的，應依法追究相關人員的法律責任。七、函件跟蹤與反饋（一）跟蹤機制1.對于重要函件，函件收發人員應建立跟蹤臺賬，記錄函件的投遞情況、收件人簽收情況等。2.定期對函件跟蹤情況進行檢查，及時發現問題并采取措施解決。（二）反饋要求1.收件部門或人員收到函件后，應及時對函件內容進行處理，并在規定時間內將處理結果反饋給發件部門或人員。2.對于需要回復的函件，應按照公司規定的格式和要求進行回復，并確保回復內容準確、及時。八、監督與考核（一）監督檢查1.公司行政部門定期對函件收發管理工作進行監督檢查，確保制度執行到位。2.檢查內容包括函件收發流程的執行情況、函件歸檔與保管情況、保密規定的落實情況等。（二）考核辦法1.將函件收發管理工作納入員