公司前臺物資管理制度一、總則（一）目的為加強公司前臺物資管理，確保前臺物資的合理配置、有效使用和妥善保管，提高前臺工作效率和服務質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司前臺區域內的所有物資，包括但不限于辦公用品、接待用品、設備設施等。（三）管理原則1.統一管理原則：前臺物資由公司行政部門統一管理，實行集中采購、調配和使用。2.合理配置原則：根據前臺工作實際需求，合理配置物資，避免浪費和閑置。3.規范使用原則：明確物資使用流程和規范，確保物資的正確使用和安全。4.定期盤點原則：定期對前臺物資進行盤點，及時掌握物資庫存情況，保證賬物相符。二、物資采購管理（一）采購計劃制定1.前臺負責人每月末根據前臺物資的使用情況和庫存狀況，填寫《前臺物資采購申請表》，詳細列出所需物資的名稱、規格、數量、預計采購時間等信息。2.行政部門對《前臺物資采購申請表》進行審核，結合公司整體預算和物資儲備情況，確定采購計劃，并報公司領導審批。（二）采購流程1.經公司領導審批后的采購計劃，由行政部門負責實施采購。采購人員應選擇信譽良好、質量可靠、價格合理的供應商進行采購。2.采購人員與供應商簽訂采購合同，明確物資的規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。3.物資到貨后，采購人員應及時通知前臺負責人和行政部門相關人員進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、質量、外觀等，確保物資符合采購合同要求。4.驗收合格的物資，由前臺負責人簽字確認后入庫；驗收不合格的物資，采購人員應及時與供應商溝通協商，辦理退換貨等相關事宜。三、物資庫存管理（一）庫存設置1.前臺設立專門的物資存放區域，對各類物資進行分類存放，并設置明顯的標識牌，便于查找和管理。2.建立前臺物資庫存臺賬，詳細記錄物資的入庫時間、名稱、規格、數量、領用情況等信息，確保賬物相符。（二）庫存盤點1.行政部門每月組織一次前臺物資庫存盤點工作，由前臺負責人和行政部門相關人員共同參與。2.盤點時，應認真核對物資的實際數量與庫存臺賬記錄是否一致，如有差異，應及時查明原因，并填寫《前臺物資盤點差異表》。3.對于盤盈或盤虧的物資，應根據實際情況進行相應的賬務處理。屬于正常損耗的，經審批后核銷；屬于人為原因造成的損失，應追究相關人員的責任。（三）庫存安全1.加強前臺物資存放區域的安全管理，確保物資存放安全。配備必要的消防器材和防盜設施，防止物資被盜、火災等事故的發生。2.定期對物資存放區域進行檢查，發現問題及時整改，確保物資的安全存放。四、物資領用管理（一）領用流程1.前臺工作人員因工作需要領用物資時，應填寫《前臺物資領用申請表》，注明領用物資的名稱、規格、數量、領用原因等信息，并簽字確認。2.《前臺物資領用申請表》經前臺負責人審核簽字后，交行政部門審批。行政部門根據庫存情況和工作實際需求進行審批，對于超出庫存或不合理的領用申請，應予以駁回，并說明原因。3.審批通過的《前臺物資領用申請表》交倉庫管理人員，倉庫管理人員根據申請表發放物資，并在庫存臺賬上記錄領用情況。（二）領用標準1.辦公用品應根據實際工作需求限量領用，避免浪費。例如，筆、筆記本等辦公用品每人每月領用數量不得超過[具體數量]。2.接待用品應根據接待任務的實際情況合理領用，確保滿足接待需求的同時不造成浪費。例如，一次性水杯每次領用數量不得超過[具體數量]，茶葉每月領用數量不得超過[具體數量]。3.設備設施的領用應嚴格按照相關規定執行，如需借用，應辦理借用手續，并按時歸還。（三）特殊情況領用1.因緊急工作需要臨時領用物資，無法及時填寫《前臺物資領用申請表》的，前臺工作人員應先電話告知前臺負責人和行政部門相關人員，經同意后可先行領用，但事后應及時補辦領用手續。2.對于貴重物資或限量供應的物資，領用前應經公司領導特別批準。五、物資使用管理（一）使用規范1.前臺工作人員應按照物資的使用說明和操作規程正確使用各類物資，不得隨意更改或損壞物資。2.辦公用品應節約使用，提倡雙面打印、復印，減少紙張浪費。對于可重復使用的辦公用品，如文件夾、文件袋等，應妥善保管，以便下次使用。3.接待用品應按照規定的標準和流程使用，確保接待工作的規范和有序。例如，在接待客人時，應根據客人的數量和需求合理安排一次性水杯、茶葉等用品的使用。（二）維護保養1.對于前臺設備設施，如電腦、打印機、復印機、傳真機等，前臺工作人員應定期進行清潔和維護保養，確保設備設施的正常運行。2.發現設備設施出現故障或損壞時，應及時報告前臺負責人和行政部門相關人員，并填寫《設備設施維修申請表》。行政部門安排專業人員進行維修，維修費用經審批后報銷。六、物資報廢管理（一）報廢條件1.物資已超過使用年限，且無法正常使用或維修的。2.因技術進步、產品更新換代等原因，現有物資已被淘汰，不再適用的。3.物資因損壞、丟失等原因，已無法修復或找回，且無使用價值的。（二）報廢流程1.前臺負責人或使用人員發現物資符合報廢條件時，應填寫《前臺物資報廢申請表》，詳細說明物資的名稱、規格、數量、購置時間、報廢原因等信息，并提交相關證明材料（如照片、維修記錄等）。2.《前臺物資報廢申請表》經前臺負責人審核簽字后，交行政部門審批。行政部門組織相關人員對申請報廢的物資進行鑒定，確認符合報廢條件后，報公司領導批準。3.經公司領導批準后的報廢物資，由行政部門負責統一處理。對于有殘值的報廢物資，應按照公司相關規定進行變賣或回收，變賣收入上繳公司財務。七、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門定期對前臺物資管理情況進行監督檢查，檢查內容包括物資采購、庫存、領用、使用、報廢等環節的執行情況。2.對于監督檢查中發現的問題，行政部門應及時下達整改通知，要求相關責任人限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核機制1.將前臺物資管理工作納入員工績效考核體系，對物資管理工作表現優秀的員工給予表彰和獎勵；對違反物資管理制度的員工，視情節輕重給予批評教育、經濟處罰或紀律處分。2