公司前臺工作管理制度一、總則（一）目的為規范公司前臺工作流程，提高前臺工作效率和服務質量，樹立公司良好形象，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司前臺工作人員。（三）職責1.前臺工作人員負責公司電話接聽、訪客接待、郵件收發、辦公用品管理、文件資料整理等日常工作。2.行政部門負責對前臺工作進行指導、監督和考核。二、工作流程及規范（一）電話接聽1.接聽時間前臺電話應在鈴響三聲內接聽，如遇特殊情況未能及時接聽，應在事后向來電者說明原因并致歉。2.接聽規范接聽電話時應使用禮貌用語，如“您好，[公司名稱]前臺”。認真傾聽來電者需求，做好記錄，并及時傳達給相關人員。對于咨詢類問題，應準確、清晰地給予解答；對于無法當場解答的問題，應告知來電者會及時反饋并在規定時間內給予回復。轉接電話時，應確認對方身份，并準確轉接至相應部門或人員。如遇轉接困難，應向來電者解釋原因，并提供其他可能的聯系方式。3.電話記錄接聽電話后，應及時在電話記錄簿上記錄來電時間、來電者姓名、單位、聯系電話、來電事由等信息。對于重要電話，應整理成詳細的書面報告，及時呈交給相關領導。（二）訪客接待1.來訪登記對來訪人員進行詳細登記，包括姓名、單位、來訪時間、來訪事由、聯系電話等信息。請來訪人員出示有效證件，并進行妥善保管，待來訪結束后歸還。2.接待引導根據來訪事由，引導來訪人員至相應部門或人員處，并提前通知被訪者。在引導過程中，應保持禮貌和熱情，主動為來訪人員提供必要的幫助。3.茶水服務為來訪人員提供茶水服務，茶水應保持清潔、衛生。根據來訪人員的數量和需求，合理安排茶具。（三）郵件收發1.郵件接收及時接收各類郵件，包括信件、包裹、快遞等，并進行詳細登記。對收到的郵件進行分類整理，根據郵件內容及時分發給相關部門或人員。對于重要郵件，應及時通知收件人，并提醒其盡快處理。2.郵件發送根據公司業務需求，負責郵件的發送工作。對發送的郵件進行認真核對，確保收件人地址、姓名、郵件內容等準確無誤。對于重要郵件，應進行備份，并記錄發送時間、收件人等信息。（四）辦公用品管理1.辦公用品采購根據公司辦公用品庫存情況和實際需求，定期制定辦公用品采購計劃，并提交給行政部門審核。協助行政部門進行辦公用品的采購工作，確保采購的辦公用品符合公司要求。2.辦公用品庫存管理建立辦公用品庫存臺賬，對辦公用品的出入庫情況進行詳細記錄。定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。對庫存不足的辦公用品及時進行補充，對積壓的辦公用品進行合理處理。3.辦公用品發放根據員工的實際需求，為員工發放辦公用品。要求員工在領取辦公用品時進行簽字確認，確保辦公用品發放記錄清晰、準確。（五）文件資料整理1.文件資料分類對公司各類文件資料進行分類整理，包括行政文件、業務文件、財務文件等。根據文件資料的性質和用途，建立相應的文件夾和檔案盒，并進行編號和標識。2.文件資料歸檔及時將各類文件資料進行歸檔，確保文件資料的完整性和準確性。按照檔案管理的要求，對歸檔的文件資料進行妥善保管，便于查閱和使用。3.文件資料查閱嚴格執行文件資料查閱制度，對查閱文件資料的人員進行登記和審批。查閱文件資料時，應在指定地點進行，不得擅自將文件資料帶出公司。查閱完畢后，應及時將文件資料歸還，并確保文件資料的完好無損。三、工作紀律（一）考勤紀律1.前臺工作人員應嚴格遵守公司的考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.如需請假，應提前按照公司規定辦理請假手續，經批準后方可離崗。3.請假期間應安排好工作交接，確保前臺工作的正常運轉。（二）工作態度1.前臺工作人員應保持積極主動的工作態度，熱情接待每一位來訪人員和來電者。2.對待工作認真負責，嚴謹細致，確保各項工作準確無誤。3.不得在工作時間內從事與工作無關的事情，如聊天、玩游戲、瀏覽無關網站等。（三）保密紀律1.前臺工作人員應嚴格遵守公司的保密制度，對公司的商業秘密、客戶信息、文件資料等予以保密。2.不得擅自將公司的機密信息透露給無關人員。3.在工作中涉及到公司機密信息的操作，應嚴格按照規定進行，確保信息安全。四、考核與獎懲（一）考核標準1.工作業績考核電話接聽及時率、準確率。訪客接待滿意度。郵件收發處理及時率。辦公用品管理規范程度。文件資料整理準確性和完整性。2.工作態度考核工作積極性、主動性。服務意識和責任心。遵守工作紀律情況。（二）考核方式1.行政部門定期對前臺工作人員進行考核，考核方式包括日常檢查、定期評估、客戶反饋等。2.考核結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。（三）獎懲措施1.對于考核結果為優秀的前臺工作人員，給予適當的獎勵，如獎金、榮譽證書等。2.對于考核結果為不合格的前臺工作人員，給予警告、扣發獎金等處罰，并要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，公司將予以辭退。五、培訓與發展（一）培訓計劃1.行政部門根據公司發展需求和前臺工作人員的實際情況，制定年度培訓計劃。2.培訓內容包括業務知識、服務技能、溝通技巧、職業素養等方面。（二）培訓方式1.內部培訓：由行政部門組織相關人員進行培訓。2.外部培訓：根據實際情況，選派前臺工作人員參加外部專業培訓課程。3.在線學習：鼓勵前臺工作人員利用業余時間進行在線學習，提升自身業務水平。（三）職業發展1.公司為前臺工作人員提供廣闊的職業發展空間，根據其工