公司單位結算卡管理制度總則目的為加強公司單位結算卡的管理，規范結算卡的使用行為，保障公司資金安全，提高資金使用效率，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、分支機構在辦理與銀行相關的結算業務時，涉及單位結算卡的申請、使用、保管、掛失、解掛、注銷等操作。基本原則1.合規性原則：結算卡的管理和使用必須符合國家法律法規、金融監管要求以及銀行相關規定。2.安全性原則：采取有效措施確保結算卡信息安全，防止資金被盜用、冒用等風險。3.便捷性原則：在保障安全的前提下，優化結算卡使用流程，提高資金結算效率，滿足公司業務發展需要。4.責任明確原則：明確結算卡使用過程中各環節的責任主體，確保責任落實到人。管理職責財務部門1.負責單位結算卡的統一申請、開戶、銷戶等工作。2.制定結算卡使用計劃，合理安排資金，監控結算卡資金收支情況。3.定期核對結算卡賬目，編制銀行存款余額調節表，確保賬實相符。4.對結算卡使用過程中的異常情況進行及時處理和報告。業務部門1.根據業務需要，提出結算卡使用申請，并提供相關業務資料。2.負責本部門結算卡的日常保管和使用，嚴格按照規定用途使用結算卡，確保資金安全。3.配合財務部門做好結算卡的對賬、清查等工作，及時反饋結算卡使用過程中的問題。人力資源部門1.負責對涉及結算卡使用的人員進行背景審查和權限設定。2.將結算卡管理制度納入員工培訓內容，提高員工對結算卡安全使用的認識。信息管理部門1.保障結算卡相關信息系統的安全穩定運行，防止信息泄露。2.協助財務部門做好結算卡系統的維護和升級工作。結算卡申請與開戶申請流程1.業務部門根據業務需求填寫《單位結算卡申請表》，詳細注明申請結算卡的用途、預計使用頻率、資金結算范圍等信息，并加蓋部門公章。2.將申請表提交至財務部門審核，財務部門對申請事項的合理性、必要性進行審查，重點關注資金結算風險和預算安排。3.財務部門審核通過后，報公司分管領導審批。分管領導根據公司整體資金狀況和業務發展需要進行審批決策。4.審批通過后，由財務部門指定專人負責到合作銀行辦理結算卡申請開戶手續，提交相關資料，包括營業執照副本、組織機構代碼證、法定代表人身份證、授權委托書（如有）等，并按照銀行要求填寫開戶申請表。開戶資料要求1.營業執照副本原件及復印件，復印件需加蓋公司公章。2.組織機構代碼證原件及復印件，復印件需加蓋公司公章。3.法定代表人身份證原件及復印件，復印件需加蓋公司公章。4.若委托他人辦理開戶手續，需提供法定代表人授權委托書原件及被委托人身份證原件及復印件，復印件均需加蓋公司公章。5.銀行要求提供的其他相關資料。賬戶信息管理1.財務部門負責妥善保管結算卡開戶相關資料，并建立檔案進行管理。檔案內容包括開戶申請表、相關證明文件復印件、銀行開戶回執等。2.及時更新結算卡預留的公司聯系信息，如聯系方式、地址等發生變更，應在變更后[X]個工作日內通知銀行進行修改，確保銀行與公司之間的溝通順暢。3.定期核對結算卡賬戶信息，確保賬戶名稱、賬號、開戶行等信息準確無誤。如發現信息不一致，應及時與銀行聯系進行更正。結算卡使用使用范圍1.辦理公司日常經營活動中的資金收付業務，包括但不限于支付貨款、勞務費用、稅款繳納、資金結算等。2.經公司批準的其他資金結算業務。使用規定1.結算卡僅限公司內部授權人員使用，嚴禁轉借他人。使用人員必須嚴格按照公司規定的用途和權限進行操作。2.在進行資金支付時，必須通過公司指定的結算系統進行操作，并確保支付信息真實、準確、完整。支付金額超過規定額度的，需按照公司資金審批流程進行審批。3.結算卡密碼應妥善保管，不得泄露給他人。使用人員在操作結算卡時，應注意遮擋密碼鍵盤，防止密碼被他人窺視。4.每次使用結算卡完成交易后，應及時打印交易憑證，并妥善保存。交易憑證作為資金收付的原始依據，應與相關業務資料一并歸檔保管。交易限額管理1.根據公司業務需求和風險控制要求，設定結算卡不同交易類型的限額。限額分為單筆限額和日累計限額。2.財務部門負責定期審查和調整結算卡交易限額。如因業務發展需要調整限額，應填寫《結算卡交易限額調整申請表》，經財務部門負責人審核、公司分管領導審批后，提交銀行進行修改。3.使用人員應嚴格遵守結算卡交易限額規定，不得超限額操作。如遇特殊情況需要臨時超限額支付的，必須提前向財務部門申請，經批準后方可進行操作。結算卡保管保管責任1.結算卡由財務部門指定專人負責保管。保管人員應具備良好的職業道德和責任心，確保結算卡安全存放。2.保管人員不得擅自將結算卡交與他人保管或使用，如有特殊情況需要委托他人代管的，必須經財務部門負責人批準，并辦理書面委托手續。保管方式1.結算卡應存放在安全可靠的地方，如保險柜等。保險柜應設置專人專用密碼，并定期更換密碼。2.結算卡與密碼應分開保管，嚴禁將結算卡密碼記錄在結算卡或其他易被他人獲取的地方。定期盤點1.財務部門應定期對結算卡進行盤點，確保結算卡實物與系統記錄一致。盤點周期為[X]月/季/年。2.盤點時，保管人員應提供結算卡實物，與財務系統中的卡片信息進行核對。如發現差異，應及時查明原因并進行處理。對于丟失或被盜的結算卡，應立即采取掛失等措施，并報告公司相關領導。結算卡掛失與解掛掛失情形1.結算卡遺失、被盜或發現密碼泄露等情況，應立即辦理掛失手續。2.發現結算卡存在異常交易，如資金被盜用、冒用等情況，應及時掛失結算卡，防止損失擴大。掛失流程1.使用人員發現結算卡需要掛失時，應立即通知財務部門保管人員。保管人員在接到掛失通知后，應在[X]小時內通過電話或其他方式向銀行辦理掛失手續，并記錄掛失時間、掛失方式等信息。2.同時，填寫《結算卡掛失申請表》，詳細說明掛失原因、掛失時間、結算卡卡號等信息，并加蓋公司公章。申請表一式兩份，一份留存財務部門，一份提交銀行。3.銀行受理掛失申請后，會根據掛失方式采取相應的措施。如口頭掛失，有效期為[X]天，在此期間需辦理正式掛失手續；如正式掛失，銀行將對結算卡進行止付處理，防止資金進一步被盜用。解掛流程1.結算卡掛失后，如找回結算卡或密碼已重新設置并確認安全，需要辦理解掛手續。2.解掛申請由使用人員填寫《結算卡解掛申請表》，注明解掛原因、結算卡卡號等信息，并加蓋公司公章。申請表提交至財務部門審核。3.財務部門審核通過后，由保管人員向銀行提交解掛申請。銀行在核實相關信息無誤后，辦理解掛手續，恢復結算卡的正常使用。結算卡注銷注銷情形1.公司因業務調整、賬戶合并等原因，不再需要使用結算卡時，應及時辦理注銷手續。2.結算卡出現損壞、遺失且無法找回等情況，經銀行確認后，可辦理注銷手續。注銷流程1.業務部門或財務部門提出結算卡注銷申請，填寫《結算卡注銷申請表》，詳細說明注銷原因、結算卡卡號等信息，并加蓋公司公章。2.將申請表提交至財務部門審核，財務部門核對結算卡賬戶余額、交易記錄等情況，確保無未結清的資金往來。審核通過后，報公司分管領導審批。3.審批通過后，由財務部門指定專人負責到銀行辦理結算卡注銷手續。辦理注銷手續時，需提交結算卡實物、相關證明文件等資料。銀行在完成注銷操作后，出具注銷回執。4.財務部門收到銀行注銷回執后，對結算卡相關檔案資料進行整理歸檔，并在財務系統中進行銷戶處理。監督與檢查內部審計1.公司內部審計部門定期對結算卡的管理和使用情況進行審計檢查。審計內容包括結算卡申請、開戶、使用、保管、掛失、解掛、注銷等環節的合規性、安全性以及相關制度的執行情況。2.審計部門在審計過程中，可通過查閱相關資料、核對賬目、實地盤點、詢問相關人員等方式進行檢查。對于發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。財務檢查1.財務部門定期對結算卡資金收支情況進行檢查，核對結算卡交易記錄與銀行對賬單是否一致，審查資金支付的合規性、準確性。2.加強對結算卡使用人員的培訓和指導，提高其風險意識和操作規范程度。對于違反結算卡管理制度的行為，及時進行糾正和處理。違規處理1.對于違反本制度規定使用結算卡的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括