子公司行文規范管理制度一、總則（一）目的為規范子公司行文，確保子公司各類文件的格式統一、內容準確、傳達清晰，提高工作效率，加強公司內部溝通與協作，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于子公司各部門、各層級員工在日常工作中所涉及的各類公文、報告、通知、函件等文件的起草、審核、簽發、印發、歸檔等環節。（三）基本原則1.準確性原則：行文應準確表達意圖，數據準確、事實清楚、邏輯嚴密，避免產生歧義或誤導。2.規范性原則：嚴格遵循國家法律法規、行業標準以及公司既定的行文規范要求，確保文件格式規范、語言規范。3.時效性原則：根據工作需要及時行文，確保信息傳遞的及時性，避免因延誤導致工作被動。4.精簡性原則：行文應簡潔明了，突出重點，避免冗長繁瑣，提高文件的閱讀和處理效率。二、行文種類（一）決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。（二）通知1.發布性通知：用于發布規章制度、印發有關文件等。2.指示性通知：用于上級機關指示下級機關如何開展工作。3.知照性通知：用于告知有關單位或人員某件事情，如會議通知、放假通知等。4.轉發性通知：用于轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文給所屬下級機關。（三）通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。（四）報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。（五）請示適用于向上級機關請求指示、批準。（六）批復適用于答復下級機關請示事項。（七）函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。（八）紀要適用于記載會議主要情況和議定事項。三、行文格式（一）文件頭1.子公司名稱：使用公司全稱，字體為[具體字體]，字號為[具體字號]，居中顯示。2.文件編號：由年份、部門代碼、文件順序號組成，如“[年份][部門代碼][文件順序號]”，字體為[具體字體]，字號為[具體字號]，位于文件頭右上角。3.密級：根據文件內容的敏感程度，分為“絕密”“機密”“秘密”三級，字體為[具體字體]，字號為[具體字號]，位于文件頭左上角。4.緊急程度：分為“特急”“加急”“平急”，字體為[具體字體]，字號為[具體字號]，位于文件頭左上角密級下方。（二）標題1.字體：一般用[具體字體]，字號為[具體字號]，居中排列。2.內容要求：準確概括文件的主要內容，一般由發文機關名稱、事由和文種組成，如“關于[事由]的[文種]”。（三）主送機關1.字體：一般用[具體字體]，字號為[具體字號]。2.位置：位于標題下空一行，左側頂格寫，回行時仍頂格，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。（四）正文1.字體：一般用[具體字體]，字號為[具體字號]。2.段落格式：每自然段左空二字，回行頂格。數字、年份不能回行。（五）附件說明1.字體：一般用[具體字體]，字號為[具體字號]。2.位置：在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1.[附件名稱1]；2.[附件名稱2]……”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。（六）發文機關署名、成文日期和印章1.發文機關署名：一般用[具體字體]，字號為[具體字號]，位于正文或附件說明下空一行右空二字編排。2.成文日期：用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），字體為[具體字體]，字號為[具體字號]，位于發文機關署名下一行，右空四字編排。3.印章：加蓋子公司公章，端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。（七）附注1.字體：一般用[具體字體]，字號為[具體字號]。2.位置：居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。（八）附件1.格式要求：附件應與正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。2.內容要求：附件內容應完整、準確，與正文緊密相關，格式應與正文保持一致。（九）抄送機關1.字體：一般用[具體字體]，字號為[具體字號]。2.位置：在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。（十）印發機關和印發日期1.字體：一般用[具體字體]，字號為[具體字號]。2.位置：位于公文末頁最下端，印發機關左空一字，印發日期右空一字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數字標識。四、行文規則（一）一般規則1.子公司行文應根據隸屬關系和職權范圍確定主送機關和抄送機關，不得越級行文。2.上行文原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，但不得抄送下級機關。3.下行文可以主送一個或多個下級機關，也可以抄送相關上級機關和同級機關。4.涉及多個部門的事項，主辦部門應主動與相關部門協商一致后行文；經協商仍不能取得一致意見的，應在文中如實反映各方意見及理由，由上級機關協調決定。（二）上行文規則1.請示應當一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。2.除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。3.受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。（三）下行文規則1.向下級機關行文，應當遵循以下規則：主送受理機關，根據需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發文機關的直接上級機關。黨委、政府的辦公廳（室）根據本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經政府審批的具體事項，經政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經政府同意。黨委、政府的部門在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文。涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。五、行文流程（一）起草1.明確發文目的：起草人應首先明確行文的目的、意圖和主要內容，確保文件針對性強。2.收集相關資料：圍繞發文主題，收集必要的政策依據、事實數據、以往文件等相關資料，為文件起草提供充分支撐。3.擬定初稿：按照行文格式要求，使用規范、準確、簡潔的語言起草文件初稿，內容應條理清晰、邏輯連貫。4.內容審核：初稿完成后，起草人應自行對內容進行審核，檢查是否準確表達意圖、有無數據錯誤、邏輯是否嚴密等。（二）審核1.部門審核：文件初稿完成后，由起草部門負責人進行審核，重點審核文件內容是否符合部門職責、與相關政策法規是否相符、格式是否規范等，提出審核意見并簽字確認。2.綜合審核：對于涉及多個部門或重要事項的文件，需提交公司綜合管理部門進行綜合審核。綜合管理部門應從公司整體角度出發，對文件的合法性、合規性、準確性、完整性、格式規范性等進行全面審核，提出修改意見并反饋給起草部門。3.領導審核：經部門審核和綜合審核后的文件，提交子公司領導進行審核簽發。領導應重點審核文件的必要性、可行性、政策導向等，對文件內容和格式進行最終把關，簽署審核意見和姓名。（三）簽發1.簽發權限：根據文件的性質、重要程度和涉及范圍，確定相應的簽發人。一般事項的文件由子公司分管領導簽發；重要事項、涉及全局的文件由子公司總經理簽發；特別重大事項的文件由子公司董事長簽發。2.簽發流程：文件經領導審核通過后，由專人將文件呈送領導簽發。領導應認真閱讀文件內容，確認無誤后在文件簽發欄簽署姓名和日期。（四）印發1.編號登記：文件簽發后，由綜合管理部門對文件進行編號登記，建立文件臺賬，記錄文件的編號、名稱、發文日期、發文部門、主送機關、抄送機關、密級、緊急程度等信息。2.排版印刷：根據領導簽發的文件定稿，綜合管理部門安排專人進行排版印刷。排版應嚴格按照行文格式要求進行，確保文件格式規范、字跡清晰、頁面整潔。印刷數量應根據文件發送范圍和存檔需要合理確定。3.分發存檔：文件印刷完成后，由綜合管理部門按照文件發送清單進行分發。分發時應確保文件準確無誤地送達主送機關和抄送機關。同時，將文件的紙質版和電子版按照檔案管理規定進行存檔，以便日后查閱。六、行文語言規范（一）準確性1.用詞準確：使用規范的漢字和詞匯，避免生僻字、錯別字和歧義性詞匯。對于專業術語和特定概念，應使用準確的定義和表述。2.數據準確：涉及數據的文件，數據應真實可靠，計算準確，計量單位統一。（二）簡潔性1.語言簡潔：避免冗長繁瑣的表述，能用簡短語句表達清楚的，絕不用復雜句式。2.內容精簡：突出重點，去除無關緊要的內容和重復信息，提高文件的閱讀效率。（三）規范性1.語法規范：遵循現代漢語語法規則，語句通順，結構完整，標點符號使用正確。2.格式規范：嚴格按照規定的行文格式要求撰寫文件，確保字體、字號、排版等符合標準。（四）嚴肅性1.語氣莊重：行文應體現公司的嚴肅性和權威性，避免使用口語化、隨意性的語言。2.態度明確：對于工作安排、要求、意見等內容，應表達明確，避免含糊不清或模棱兩可。七、行文監督與考核（一）監督機制1.綜合管理部門負責對子公司行文規范執行情況進行日常監督檢查，定期或不定期抽查各部門文件的起草、審核、簽發、印發等環節，發現問題及時督促整改。2.設立意見反饋渠道，鼓勵員工對行文過程中存在的問題提出意見和建議，綜合管理部門應及時受理并進行分析處理。（二）考核辦法1.將行文規范執行情況納入部門和員工的績效考核體系，作為評價工作質量和效率的重要指標之一。2.對于行文規范執行良好的部門和個人，給予適當的獎勵；對于違反行文規范的行為，視情節輕重給予批評教育、績效扣分等處罰。具體考核標準如下：輕微違規：如文件格式存在minor錯誤，未造成嚴重影響的，給予警告，扣績效分[X]分。一般違規：文件內容不準