工程公司采購(gòu)日常管理制度總則1.目的為加強(qiáng)工程公司采購(gòu)工作的規(guī)范化管理，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行，保障公司工程建設(shè)的物資供應(yīng)，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率和質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于工程公司所有采購(gòu)活動(dòng)，包括工程建設(shè)所需的原材料、設(shè)備、構(gòu)配件等物資的采購(gòu)。3.基本原則按需采購(gòu)原則：根據(jù)工程建設(shè)實(shí)際需求進(jìn)行采購(gòu)，避免盲目采購(gòu)和積壓浪費(fèi)。質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：確保所采購(gòu)物資的質(zhì)量符合工程要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本。公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，維護(hù)公司利益和供應(yīng)商合法權(quán)益。廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，杜絕不正當(dāng)交易行為。采購(gòu)流程1.采購(gòu)計(jì)劃制定項(xiàng)目需求分析：項(xiàng)目部門根據(jù)工程進(jìn)度和施工要求，詳細(xì)分析所需物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，并填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》。采購(gòu)計(jì)劃編制：采購(gòu)部門根據(jù)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，結(jié)合庫(kù)存情況，編制采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)預(yù)算等內(nèi)容。審核與批準(zhǔn)：采購(gòu)計(jì)劃報(bào)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。審核批準(zhǔn)后的采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)活動(dòng)的依據(jù)。2.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)采購(gòu)物資的類別和要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中篩選出潛在供應(yīng)商，并對(duì)其進(jìn)行初步評(píng)估。實(shí)地考察：對(duì)于重要物資的供應(yīng)商，采購(gòu)部門組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察。實(shí)地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、售后服務(wù)等方面。供應(yīng)商評(píng)估與選擇：采購(gòu)部門根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果和供應(yīng)商提供的資料，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇合格的供應(yīng)商。評(píng)估指標(biāo)包括供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等。供應(yīng)商管理：采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，并建立供應(yīng)商檔案。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰。3.采購(gòu)合同簽訂合同起草：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和供應(yīng)商協(xié)商的結(jié)果，起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。合同審核：采購(gòu)合同報(bào)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的合法性和合規(guī)性，財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的付款方式和財(cái)務(wù)條款。合同簽訂：采購(gòu)合同經(jīng)審核無(wú)誤后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的采購(gòu)合同一式多份，分別由采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、項(xiàng)目部門等留存。4.采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤采購(gòu)訂單下達(dá)：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。采購(gòu)進(jìn)度跟蹤：采購(gòu)部門定期跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握物資的生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸情況等。對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。到貨驗(yàn)收：物資到貨前，采購(gòu)部門通知項(xiàng)目部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。物資到貨后，由項(xiàng)目部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物資辦理入庫(kù)手續(xù)，驗(yàn)收不合格的物資及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理。5.采購(gòu)付款付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和到貨驗(yàn)收情況，填寫《付款申請(qǐng)表》，并附上采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料。審核與批準(zhǔn)：《付款申請(qǐng)表》報(bào)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。財(cái)務(wù)部門按照審核批準(zhǔn)后的金額辦理付款手續(xù)。付款方式：采購(gòu)付款方式應(yīng)根據(jù)合同約定執(zhí)行，一般包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。對(duì)于金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，可采用分期付款方式。采購(gòu)預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購(gòu)預(yù)算編制原則：采購(gòu)預(yù)算應(yīng)遵循“以收定支、收支平衡、略有結(jié)余”的原則，根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和工程建設(shè)需求進(jìn)行編制。預(yù)算編制方法：采購(gòu)預(yù)算采用零基預(yù)算法，即不考慮以往的采購(gòu)支出情況，一切從實(shí)際需要出發(fā)，逐項(xiàng)審議各項(xiàng)采購(gòu)支出的必要性、合理性和可行性。預(yù)算編制流程：采購(gòu)部門根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和工程建設(shè)需求，編制采購(gòu)預(yù)算草案。采購(gòu)預(yù)算草案報(bào)財(cái)務(wù)部門審核匯總后，提交公司預(yù)算管理委員會(huì)審議批準(zhǔn)。2.預(yù)算執(zhí)行與控制預(yù)算分解與下達(dá)：公司預(yù)算管理委員會(huì)將批準(zhǔn)后的采購(gòu)預(yù)算分解到各采購(gòu)部門，并下達(dá)執(zhí)行。采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)分解后的預(yù)算指標(biāo)，制定具體的采購(gòu)計(jì)劃和措施，確保預(yù)算的執(zhí)行。預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控：財(cái)務(wù)部門定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。采購(gòu)部門應(yīng)定期向財(cái)務(wù)部門報(bào)送采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)告，包括采購(gòu)金額、采購(gòu)數(shù)量、預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度等內(nèi)容。預(yù)算調(diào)整：在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如因工程變更、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)等原因?qū)е虏少?gòu)預(yù)算需要調(diào)整的，采購(gòu)部門應(yīng)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核匯總后，提交公司預(yù)算管理委員會(huì)審議批準(zhǔn)。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：采購(gòu)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：采購(gòu)部門采用定性和定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握物資價(jià)格波動(dòng)情況，通過(guò)與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂價(jià)格調(diào)整條款、套期保值等方式，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)于質(zhì)量不合格的物資及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，確保物資質(zhì)量符合工程要求。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰。同時(shí)，與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程進(jìn)行操作，確保合同的合法性和合規(guī)性。在合同執(zhí)行過(guò)程中，及時(shí)跟蹤合同履行情況，對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，避免合同糾紛。付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)付款的管理，嚴(yán)格按照合同約定和公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行付款審批。對(duì)于金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，可采用分期付款方式，降低付款風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)人員管理1.人員配備與職責(zé)人員配備：根據(jù)公司采購(gòu)業(yè)務(wù)的需要，合理配備采購(gòu)人員。采購(gòu)人員應(yīng)具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉采購(gòu)流程和市場(chǎng)情況。職責(zé)分工：采購(gòu)人員應(yīng)明確各自的職責(zé)分工，包括采購(gòu)計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇與管理、采購(gòu)合同簽訂、采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤、采購(gòu)付款等環(huán)節(jié)。2.培訓(xùn)與發(fā)展培訓(xùn)計(jì)劃：采購(gòu)部門制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織采購(gòu)人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，提高采購(gòu)人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。培訓(xùn)內(nèi)容：培訓(xùn)內(nèi)容包括采購(gòu)業(yè)務(wù)知識(shí)、法律法規(guī)、職業(yè)道德、溝通技巧等方面。職業(yè)發(fā)展：為采購(gòu)人員提供職業(yè)發(fā)展規(guī)劃和晉升機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)采購(gòu)人員不斷提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，為公司發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。3.考核與激勵(lì)考核指標(biāo)：建立采購(gòu)人員考核指標(biāo)體系，考核指標(biāo)包括采購(gòu)任務(wù)完成情況、采購(gòu)成本控制、物資質(zhì)量、供應(yīng)商管理、合同執(zhí)行情況、廉潔自律等方面。考核方式：采購(gòu)人員考核采用定期考核和不定期考核相結(jié)合的方式。定期考核每年進(jìn)行一次，不定期考核根據(jù)工作需要隨時(shí)進(jìn)行。激勵(lì)措施：根據(jù)采購(gòu)人員的考核結(jié)果，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰。對(duì)于考核優(yōu)秀的采購(gòu)人員，給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)和晉升機(jī)會(huì)；對(duì)于考核不合格的采購(gòu)人員，進(jìn)行批評(píng)教育、培訓(xùn)輔導(dǎo)或調(diào)整崗位。采購(gòu)檔案管理1.檔案分類采購(gòu)計(jì)劃?rùn)n案：包括采購(gòu)需求申請(qǐng)表、采購(gòu)計(jì)劃、審核批準(zhǔn)文件等。供應(yīng)商檔案：包括供應(yīng)商基本信息、實(shí)地考察報(bào)告、評(píng)估與選擇記錄、合作協(xié)議等。采購(gòu)合同檔案：包括采購(gòu)合同、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等。采購(gòu)訂單檔案：包括采購(gòu)訂單、訂單執(zhí)行記錄等。到貨驗(yàn)收檔案：包括驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、檢驗(yàn)記錄、不合格處理記錄等。采購(gòu)付款檔案：包括付款申請(qǐng)表、發(fā)票、付款憑證等。2.檔案保管保管期限：采購(gòu)檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。保管方式：采購(gòu)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類整理、裝訂成冊(cè)，并存放于專門的檔案柜中；電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)于安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中。3.檔案查閱與借閱查閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購(gòu)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。借閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱采購(gòu)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)