幼兒園集團檔案管理制度一、總則（一）目的為加強幼兒園集團檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在教育教學、管理決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園集團總部及下屬各幼兒園、分園。（三）檔案定義本制度所指檔案是幼兒園集團在各項工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：幼兒園集團檔案由集團總部檔案管理部門集中統一管理，各下屬單位應積極配合，確保檔案的完整與安全。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映幼兒園集團的各項工作實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理幼兒園集團在不同階段、不同領域形成的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規定，對涉及機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門幼兒園集團設立專門的檔案管理部門，負責統籌管理集團檔案工作。其主要職責包括：1.制定和完善幼兒園集團檔案管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案信息管理系統，實現檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負責檔案的查閱、借閱、歸還等服務工作，做好相關記錄。6.組織開展檔案管理業務培訓，提高檔案管理人員的業務水平。7.對下屬單位的檔案管理工作進行指導、監督和檢查。（二）各部門兼職檔案員各部門設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期將整理好的檔案移交至集團檔案管理部門。其主要職責包括：1.負責本部門各類文件材料的收集、積累，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對本部門文件材料進行初步分類、整理，編制簡易目錄。3.定期將本部門整理好的檔案移交至集團檔案管理部門，并辦理交接手續。4.協助集團檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等相關工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級主管部門下發的各類文件、通知、指示等。2.幼兒園集團制定的各項規章制度、工作計劃、總結、報告等。3.各部門的工作文件、會議記錄、統計報表、教案、教學計劃、學生檔案等。4.幼兒園的招生、教學、科研、師資隊伍建設、后勤管理等方面的文件材料。5.幼兒園舉辦的各類活動的方案、總結、照片、視頻等資料。6.幼兒園與外部單位簽訂的合同、協議、合作項目文件等。7.教職工的個人檔案，包括入職材料、考核材料、培訓記錄、獎懲情況等。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集上來。2.對于重要文件材料，應實行“雙套制”收集，即同時保存紙質文件和電子文件。3.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整，如有破損、缺頁等情況，應及時進行修復或補充。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規范、排列有序、編目準確。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、教學管理類、學生管理類、后勤管理類、教師業務類、特殊載體類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容，以便于查找和利用。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.集團檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、防蟲藥品、消防器材等。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映幼兒園集團主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映幼兒園集團一般工作活動，在較長時間內對本單位工作有查考利用價值的檔案，應列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時間內對本單位有查考利用價值的檔案，應列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（三）檔案上架與排列1.檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.同一類檔案應按照時間順序排列，不同類檔案之間應保持一定的間隔。（四）檔案清點與檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清點和檢查，確保檔案的數量準確、存放有序。2.檢查檔案的保管狀況，如發現檔案有破損、霉變、蟲蛀等情況，應及時采取措施進行修復和處理。五、檔案的利用（一）查閱權限1.幼兒園集團內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經集團分管領導批準。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，并經集團檔案管理部門負責人審核同意，報集團分管領導批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息。2.所在部門負責人簽字同意（如需集團分管領導批準的，還需報集團分管領導批準）。3.檔案管理部門根據查閱申請，提供相應的檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及編號、查閱目的等內容。4.查閱人應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并按照規定辦理相關手續。（三）借閱權限1.幼兒園集團內部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門借閱。2.借閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經集團分管領導批準。3.外部單位借閱檔案，一般不予辦理。如因特殊情況確需借閱的，需持有單位介紹信，并經集團檔案管理部門負責人審核同意，報集團分管領導批準后，方可借閱。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號等信息。2.所在部門負責人簽字同意（如需集團分管領導批準的，還需報集團分管領導批準）。3.檔案管理部門根據借閱申請，提供相應的檔案，并辦理借閱手續。借閱手續應包括借閱時間、借閱期限、借閱人姓名、所在部門、檔案名稱及編號等內容。4.借閱人應在規定的借閱期限內歸還檔案，如需延期歸還，應提前辦理續借手續。5.借閱人應妥善保管所借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損等。如發現檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員等組成，負責對檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標準根據檔案的保管期限和實際利用價值，按照國家有關規定和本制度的要求，對檔案進行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已滿保管期限的檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需鑒定的檔案進行逐一審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等內容。4.將《檔案銷毀清冊》報集團分管領導審批。（四）銷毀實施經集團分管領導批準后，由檔案管理部門會同相關部門共同實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。銷毀完畢后，《檔案銷毀清冊》應永久保存。七、特殊載體檔案管理（一）聲像檔案管理1.聲像檔案包括照片、錄音帶、錄像帶等，應按照檔案管理的要求進行收集、整理、編目和保管。2.照片應注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息；錄音帶、錄像帶應注明錄制內容、時間、地點等信息。3.聲像檔案應定期進行檢查，防止磁帶變形、發霉等情況發生。4.聲像檔案的查閱、借閱等管理與紙質檔案相同。（二）電子檔案管理1.電子檔案是指通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的文件材料，包括辦公自動化系統產生的電子文件、電子郵件、數據庫文件等。2.電子檔案應按照國家有關電子文件管理的規定進行收集、整理、歸檔和保管。3.電子檔案應進行備份，備份存儲介質應異地存放，確保數據的安全性。4.建立電子檔案