應(yīng)急知識(shí)自救培訓(xùn)檔案管理制度總則目的為了規(guī)范公司應(yīng)急知識(shí)自救培訓(xùn)檔案的管理，確保培訓(xùn)工作的有效開(kāi)展和培訓(xùn)效果的持續(xù)跟蹤，提高員工應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，保障公司的正常運(yùn)營(yíng)和員工的生命財(cái)產(chǎn)安全，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工的應(yīng)急知識(shí)自救培訓(xùn)檔案管理?；驹瓌t1.真實(shí)性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實(shí)記錄培訓(xùn)過(guò)程和員工的學(xué)習(xí)情況。2.完整性原則：涵蓋應(yīng)急知識(shí)自救培訓(xùn)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)等。3.保密性原則：對(duì)員工的培訓(xùn)檔案信息嚴(yán)格保密，防止泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工培訓(xùn)情況和公司應(yīng)急管理需求，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。培訓(xùn)檔案的內(nèi)容與分類培訓(xùn)計(jì)劃?rùn)n案1.年度應(yīng)急知識(shí)自救培訓(xùn)計(jì)劃，包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間安排、培訓(xùn)師資等。2.每次培訓(xùn)的詳細(xì)實(shí)施方案，如培訓(xùn)課程表、培訓(xùn)場(chǎng)地布置、培訓(xùn)設(shè)備準(zhǔn)備等。培訓(xùn)教材檔案1.各類應(yīng)急知識(shí)自救培訓(xùn)教材、資料，如火災(zāi)逃生指南、地震避險(xiǎn)手冊(cè)、急救知識(shí)手冊(cè)等。2.培訓(xùn)教材的采購(gòu)記錄、發(fā)放記錄。培訓(xùn)記錄檔案1.每次培訓(xùn)的簽到表，記錄員工的出勤情況。2.培訓(xùn)過(guò)程中的照片、視頻等資料，反映培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)情況。3.培訓(xùn)師的授課記錄，包括教學(xué)方法、重點(diǎn)內(nèi)容講解、學(xué)員互動(dòng)等情況。4.學(xué)員的課堂筆記、學(xué)習(xí)心得等。考核成績(jī)檔案1.每次培訓(xùn)后的考核試卷及答案。2.員工的考核成績(jī)登記表，注明考核成績(jī)、考核評(píng)語(yǔ)等。3.補(bǔ)考記錄，包括補(bǔ)考時(shí)間、補(bǔ)考成績(jī)等。培訓(xùn)證書(shū)檔案1.員工參加外部應(yīng)急知識(shí)自救培訓(xùn)獲得的證書(shū)復(fù)印件。2.公司內(nèi)部培訓(xùn)頒發(fā)的結(jié)業(yè)證書(shū)存根。培訓(xùn)檔案的建立與收集培訓(xùn)計(jì)劃?rùn)n案的建立每年年初，由安全管理部門牽頭，會(huì)同各相關(guān)部門制定年度應(yīng)急知識(shí)自救培訓(xùn)計(jì)劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。計(jì)劃制定過(guò)程中應(yīng)充分考慮公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、潛在風(fēng)險(xiǎn)以及員工的實(shí)際需求。培訓(xùn)計(jì)劃確定后，由專人負(fù)責(zé)整理歸檔，包括計(jì)劃的紙質(zhì)文檔和電子文檔。培訓(xùn)教材檔案的建立根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃，采購(gòu)或編寫相應(yīng)的應(yīng)急知識(shí)自救培訓(xùn)教材。教材采購(gòu)時(shí)，應(yīng)保存好采購(gòu)發(fā)票、合同等相關(guān)資料。教材發(fā)放時(shí)，填寫發(fā)放登記表，記錄教材名稱、版本、發(fā)放時(shí)間、發(fā)放對(duì)象等信息，并將發(fā)放登記表歸檔。同時(shí)，對(duì)培訓(xùn)教材進(jìn)行分類整理，建立電子目錄，便于查找和使用。培訓(xùn)記錄檔案的收集1.每次培訓(xùn)前，負(fù)責(zé)培訓(xùn)的部門應(yīng)提前準(zhǔn)備好簽到表。培訓(xùn)開(kāi)始時(shí)，組織員工簽到，并在培訓(xùn)結(jié)束后及時(shí)將簽到表收集歸檔。2.培訓(xùn)過(guò)程中安排專人負(fù)責(zé)拍照、攝像，記錄培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)情況。培訓(xùn)結(jié)束后，將照片和視頻資料整理分類，注明拍攝時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、拍攝地點(diǎn)等信息，統(tǒng)一歸檔保存。3.培訓(xùn)師應(yīng)認(rèn)真做好授課記錄，詳細(xì)記錄教學(xué)過(guò)程中的重點(diǎn)內(nèi)容、學(xué)員提問(wèn)及解答情況等。授課記錄在培訓(xùn)結(jié)束后一周內(nèi)交至培訓(xùn)檔案管理人員處歸檔。4.鼓勵(lì)學(xué)員撰寫課堂筆記和學(xué)習(xí)心得，培訓(xùn)結(jié)束后由學(xué)員本人提交至所在部門，部門匯總后統(tǒng)一交至培訓(xùn)檔案管理人員處歸檔。考核成績(jī)檔案的收集1.培訓(xùn)結(jié)束后，按照預(yù)先制定的考核標(biāo)準(zhǔn)組織考核。考核試卷由培訓(xùn)部門統(tǒng)一命題、印制和發(fā)放?？荚嚱Y(jié)束后，由監(jiān)考人員負(fù)責(zé)收回試卷，并及時(shí)密封交至閱卷人員處。2.閱卷人員應(yīng)認(rèn)真批改試卷，按照評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)給出成績(jī)，并填寫考核成績(jī)登記表?？己顺煽?jī)登記表應(yīng)包括員工姓名、部門、考核成績(jī)、考核評(píng)語(yǔ)等信息。試卷和考核成績(jī)登記表在考核結(jié)束后一周內(nèi)歸檔。3.對(duì)于考核成績(jī)不合格的員工，安排補(bǔ)考。補(bǔ)考記錄應(yīng)包括補(bǔ)考時(shí)間、補(bǔ)考試卷、補(bǔ)考成績(jī)等信息，及時(shí)歸檔。培訓(xùn)證書(shū)檔案的收集員工參加外部應(yīng)急知識(shí)自救培訓(xùn)獲得證書(shū)后，應(yīng)在一周內(nèi)將證書(shū)復(fù)印件提交至所在部門，部門審核后交至培訓(xùn)檔案管理人員處歸檔。公司內(nèi)部培訓(xùn)頒發(fā)的結(jié)業(yè)證書(shū)，由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)發(fā)放和留存存根，并定期將存根交至培訓(xùn)檔案管理人員處歸檔。培訓(xùn)檔案的整理與歸檔整理原則1.按照培訓(xùn)檔案的內(nèi)容分類進(jìn)行整理，同一類別的檔案資料應(yīng)集中存放。2.每份檔案資料應(yīng)標(biāo)注清晰的日期、編號(hào)、名稱等信息，便于查找和識(shí)別。3.電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)。紙質(zhì)檔案的整理1.對(duì)收集到的紙質(zhì)培訓(xùn)檔案資料進(jìn)行分類，如培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、培訓(xùn)證書(shū)等。2.每類檔案資料按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，對(duì)于有多個(gè)年度的資料，分別按照年度進(jìn)行分類整理。3.在每份檔案資料上加蓋檔案章，注明檔案類別、編號(hào)、日期等信息。4.制作檔案目錄，包括檔案類別、編號(hào)、名稱、日期等內(nèi)容，置于每類檔案資料之首，方便查找。電子檔案的整理1.將收集到的電子培訓(xùn)檔案資料按照紙質(zhì)檔案的分類進(jìn)行整理，建立相應(yīng)的文件夾。2.對(duì)電子文檔進(jìn)行命名，命名規(guī)則為：檔案類別+日期+編號(hào)+名稱。例如：培訓(xùn)計(jì)劃_202301_001_年度應(yīng)急知識(shí)自救培訓(xùn)計(jì)劃。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。歸檔要求1.整理好的培訓(xùn)檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)間不得超過(guò)培訓(xùn)結(jié)束后的一個(gè)月。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸檔資料的完整性和準(zhǔn)確性，確保檔案質(zhì)量。3.將歸檔后的培訓(xùn)檔案存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查閱。培訓(xùn)檔案的查閱與使用查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱培訓(xùn)檔案的，需填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到培訓(xùn)檔案管理人員處查閱。2.公司部門負(fù)責(zé)人及以上管理人員因工作需要查閱培訓(xùn)檔案的，可直接到培訓(xùn)檔案管理人員處查閱，但需在查閱記錄上簽字確認(rèn)。3.外部單位因合作、調(diào)研等原因需要查閱公司培訓(xùn)檔案的，需提前提交正式申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由公司指定人員陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。查閱流程1.申請(qǐng)人填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請(qǐng)表》，提交相關(guān)審批人審批。2.審批通過(guò)后，申請(qǐng)人持申請(qǐng)表到培訓(xùn)檔案管理人員處辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的培訓(xùn)檔案資料。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案存放地點(diǎn)。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)同意后按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將查閱的檔案資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在查閱申請(qǐng)表上注明歸還時(shí)間，并將申請(qǐng)表歸檔保存。使用范圍限制1.培訓(xùn)檔案僅供公司內(nèi)部培訓(xùn)管理、應(yīng)急管理工作以及相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)使用，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得用于其他任何目的。2.不得擅自將培訓(xùn)檔案資料泄露給公司以外的單位或個(gè)人。如因工作需要向外部單位提供培訓(xùn)檔案相關(guān)信息的，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行審批和處理。培訓(xùn)檔案的保管與維護(hù)保管期限1.應(yīng)急知識(shí)自救培訓(xùn)計(jì)劃?rùn)n案、培訓(xùn)教材檔案、培訓(xùn)證書(shū)檔案的保管期限為長(zhǎng)期，直至培訓(xùn)內(nèi)容不再適用或公司終止運(yùn)營(yíng)。2.培訓(xùn)記錄檔案、考核成績(jī)檔案的保管期限為員工離職后兩年。保管地點(diǎn)培訓(xùn)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)中，檔案庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保檔案資料的安全存放。維護(hù)措施1.定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案資料是否有損壞、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。2.對(duì)電子培訓(xùn)檔案進(jìn)行定期維護(hù)，檢查存儲(chǔ)介質(zhì)是否正常，數(shù)據(jù)是否完整。定期更新電子檔案的備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際情況，及時(shí)對(duì)過(guò)期的培訓(xùn)檔案進(jìn)行清理和銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過(guò)程，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、銷毀檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，與申請(qǐng)表一并歸檔保存。培訓(xùn)檔案的保密與安全保密措施1.培訓(xùn)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)培訓(xùn)檔案信息予以保密。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得向任何單位或個(gè)人泄露培訓(xùn)檔案內(nèi)容。2.在查閱培訓(xùn)檔案時(shí)，查閱人員不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記或損壞，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行記錄。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密或員工個(gè)人隱私的培訓(xùn)檔案信息，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等。安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)的安全管理，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫(kù)的安全。2.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。下班前應(yīng)檢查檔案庫(kù)門窗是否關(guān)閉、設(shè)備是否斷電，確保檔案庫(kù)安全無(wú)隱患。3.定期對(duì)檔案庫(kù)進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行整改。培訓(xùn)檔案的信息化管理建立培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)利用信息技術(shù)手段，建立公司培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)檔案的電子化管理。培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，方便培訓(xùn)檔案的日常管理和使用。數(shù)據(jù)錄入與更新指定專人負(fù)責(zé)將培訓(xùn)檔案資料錄入培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)，并及時(shí)更新檔案信息。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，確保系統(tǒng)中的檔案信息與紙質(zhì)檔案一致。數(shù)據(jù)分析與利用通過(guò)培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)培訓(xùn)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)