建筑公司采購(gòu)部流程管理制度總則目的為加強(qiáng)建筑公司采購(gòu)部的管理，規(guī)范采購(gòu)流程，確保采購(gòu)工作的高效、有序進(jìn)行，保障公司工程建設(shè)的物資需求，特制定本制度。適用范圍本制度適用于建筑公司采購(gòu)部所有采購(gòu)活動(dòng)，包括工程物資、設(shè)備、辦公用品等各類物品的采購(gòu)。原則1.規(guī)范化原則：采購(gòu)流程嚴(yán)格按照既定規(guī)范執(zhí)行，確保采購(gòu)活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。2.效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.公開透明原則：采購(gòu)過(guò)程公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保公平公正。4.廉潔原則：采購(gòu)人員應(yīng)遵守職業(yè)道德，廉潔奉公，嚴(yán)禁任何形式的不正當(dāng)交易。采購(gòu)流程采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門根據(jù)工程進(jìn)度、生產(chǎn)需求等實(shí)際情況，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保申請(qǐng)內(nèi)容真實(shí)、合理。對(duì)于金額較大或重要物資的采購(gòu)申請(qǐng)，還需報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部收到經(jīng)審批的《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，結(jié)合庫(kù)存情況，制定詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的種類、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額等。2.采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核，確保計(jì)劃的合理性和可行性。如遇特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)及時(shí)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。供應(yīng)商選擇與管理1.建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集、整理供應(yīng)商的基本資料、經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等信息。2.根據(jù)采購(gòu)需求，從供應(yīng)商信息庫(kù)中篩選出潛在供應(yīng)商，并對(duì)其進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核。考察內(nèi)容包括生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、信譽(yù)狀況等。3.對(duì)于新供應(yīng)商的開發(fā)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的評(píng)估和審批。評(píng)估合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商信息庫(kù)，并建立合作關(guān)系。4.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不合格的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部與選定的供應(yīng)商就采購(gòu)物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行協(xié)商，并達(dá)成一致后簽訂采購(gòu)合同。2.采購(gòu)合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、完整。合同簽訂前需經(jīng)公司法務(wù)部門審核，確保合同的法律效力。3.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財(cái)務(wù)部、倉(cāng)庫(kù)管理部門等，以便各部門按照合同要求做好相應(yīng)的工作。采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同，生成采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物資的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.采購(gòu)訂單下達(dá)前，需經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核。審核通過(guò)后，將采購(gòu)訂單發(fā)送給供應(yīng)商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。3.采購(gòu)訂單如有變更，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，簽訂變更協(xié)議，并確保相關(guān)部門及時(shí)了解變更情況。物資驗(yàn)收1.物資到貨前，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)訂單和合同要求，做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。2.物資到貨后，驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)。對(duì)于重要物資或關(guān)鍵設(shè)備，還需進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)或試用。3.驗(yàn)收合格的物資，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫《物資入庫(kù)單》。入庫(kù)單應(yīng)詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。4.驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。如因供應(yīng)商原因造成的損失，采購(gòu)部應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。付款結(jié)算1.財(cái)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證，審核采購(gòu)款項(xiàng)的支付申請(qǐng)。審核無(wú)誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。2.采購(gòu)付款應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時(shí)間執(zhí)行。對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)，需在合同簽訂后按照規(guī)定辦理審批手續(xù)；對(duì)于貨到付款或驗(yàn)收合格后付款的項(xiàng)目，需在收到驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和發(fā)票后及時(shí)付款。3.采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部核對(duì)采購(gòu)款項(xiàng)的支付情況，確保付款信息的準(zhǔn)確無(wú)誤。如有異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。采購(gòu)預(yù)算管理預(yù)算編制1.采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)公司年度工程建設(shè)計(jì)劃、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)等，結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)和市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)，編制年度采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)涵蓋所有采購(gòu)項(xiàng)目，包括工程物資、設(shè)備、辦公用品等。2.年度采購(gòu)預(yù)算需經(jīng)公司預(yù)算管理部門審核，報(bào)公司管理層審批后執(zhí)行。預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購(gòu)部應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)，確保采購(gòu)支出控制在預(yù)算范圍內(nèi)。如遇特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)及時(shí)報(bào)公司預(yù)算管理部門審核，經(jīng)公司管理層審批后調(diào)整。2.財(cái)務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對(duì)采購(gòu)支出進(jìn)行分析和比對(duì)。對(duì)于超預(yù)算的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)及時(shí)查明原因并提出處理意見。預(yù)算調(diào)整1.在采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如因市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、工程設(shè)計(jì)變更、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要等原因，導(dǎo)致原采購(gòu)預(yù)算無(wú)法滿足實(shí)際需求，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等內(nèi)容。經(jīng)公司預(yù)算管理部門審核，報(bào)公司管理層審批后進(jìn)行調(diào)整。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)采用科學(xué)合理的方法，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行量化分析，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同類型的風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。例如，對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，可以通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、價(jià)格談判、套期保值等方式進(jìn)行防范；對(duì)于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，可以加強(qiáng)供應(yīng)商管理、多元化采購(gòu)渠道、簽訂風(fēng)險(xiǎn)防范條款等方式進(jìn)行應(yīng)對(duì)；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，可以加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)、建立質(zhì)量追溯體系、要求供應(yīng)商提供質(zhì)量擔(dān)保等方式進(jìn)行控制；對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，可以加強(qiáng)合同審核、規(guī)范合同簽訂流程、建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制等方式進(jìn)行防范。2.采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行調(diào)整和完善。采購(gòu)檔案管理檔案收集1.采購(gòu)部應(yīng)負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案的收集工作，確保采購(gòu)過(guò)程中形成的各類文件、資料齊全完整。采購(gòu)檔案包括采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商信息、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等。2.采購(gòu)人員應(yīng)在采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將相關(guān)文件、資料整理歸檔，并提交給檔案管理人員。檔案整理與保管1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行分類整理、編號(hào)登記，確保檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.采購(gòu)檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。對(duì)于電子檔案，應(yīng)做好備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上。檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購(gòu)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理人員處查閱。2.如需借閱采購(gòu)檔案，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。借閱期限不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。3.查閱和借閱采購(gòu)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)做好登記記錄，確保檔案的安全和完整。查閱和借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。采購(gòu)人員行為規(guī)范職業(yè)道德1.采購(gòu)人員應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，誠(chéng)實(shí)守信，廉潔奉公，嚴(yán)禁任何形式的商業(yè)賄賂和不正當(dāng)交易。2.采購(gòu)人員應(yīng)保守公司商業(yè)秘密，不得泄露采購(gòu)過(guò)程中的敏感信息和供應(yīng)商信息。業(yè)務(wù)能力1.采購(gòu)人員應(yīng)具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力、談判能力和市場(chǎng)分析能力，能夠與供應(yīng)商、內(nèi)部部門等進(jìn)行有效的溝通和協(xié)作。2.采購(gòu)人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，了解市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，提高采購(gòu)業(yè)務(wù)水平。工作紀(jì)律1.采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守工作時(shí)間，不得遲到、早退、曠工。如有特殊情況需要請(qǐng)假，應(yīng)按照公司請(qǐng)假制度辦理手續(xù)。2.采購(gòu)人員應(yīng)認(rèn)真履行工作職責(zé)，不得推諉扯皮、敷衍了事。對(duì)于工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)并積極解決。3.采購(gòu)人員應(yīng)遵守公司的財(cái)務(wù)制度，不得擅自挪用采購(gòu)資金或違規(guī)報(bào)銷費(fèi)用。監(jiān)督與考核內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)部的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.采購(gòu)部?jī)?nèi)部應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。考核評(píng)價(jià)1.人力資源部門會(huì)同采購(gòu)部制定采購(gòu)人員的績(jī)效考核指標(biāo)，包括采購(gòu)任務(wù)完成情況、采購(gòu)成本控制、采購(gòu)質(zhì)量保障、供應(yīng)商管理、內(nèi)部協(xié)