異地分公司行政管理制度一、總則（一）目的為規范異地分公司行政管理工作，提高工作效率，確保分公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在異地設立的各分公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：各項行政管理工作應符合國家法律法規及公司相關規定。2.規范化原則：建立健全各項行政管理制度和流程，確保工作的標準化和規范化。3.高效性原則：優化工作流程，提高工作效率，降低運營成本。4.服務性原則：行政管理工作要以服務員工、服務業務為宗旨，為分公司的發展提供有力支持。二、組織架構與職責（一）組織架構異地分公司應根據業務發展需要，建立合理的組織架構，明確各部門職責和崗位設置。（二）職責分工1.分公司總經理全面負責分公司的行政管理工作，制定分公司發展戰略和年度經營計劃。組織實施分公司各項行政管理工作，確保公司各項決策在分公司的有效執行。協調分公司與總公司及其他相關部門的關系，維護公司整體利益。2.行政部門負責分公司的日常行政管理工作，包括辦公用品管理、文件檔案管理、會議組織、車輛管理等。制定和完善分公司行政管理制度和流程，并監督執行。負責分公司辦公環境的規劃、建設和維護，營造良好的工作氛圍。組織開展企業文化活動，增強員工凝聚力和歸屬感。3.人力資源部門負責分公司的人力資源管理工作，包括人員招聘、培訓、績效考核、薪酬福利等。制定和執行分公司人力資源管理制度和流程，確保人力資源的合理配置和有效利用。建立員工溝通機制，及時了解員工需求，解決員工問題，維護員工隊伍穩定。4.財務部門負責分公司的財務管理工作，包括財務預算、成本控制、資金管理、財務核算等。制定和執行分公司財務管理制度和流程，確保財務工作的規范和準確。提供財務分析報告，為分公司決策提供財務支持。5.業務部門負責分公司的業務拓展和運營管理工作，制定業務計劃并組織實施。與客戶保持良好溝通，維護客戶關系，確保業務的順利開展。配合行政、人力資源、財務等部門開展相關工作，共同推動分公司發展。三、辦公環境管理（一）辦公區域規劃1.分公司應根據業務需求，合理規劃辦公區域，明確各部門辦公地點。2.辦公區域應劃分出辦公區、會議室、接待區、休息區等功能區域，確保布局合理、功能齊全。（二）辦公設施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機、復印機等辦公設備，確保員工正常開展工作。2.根據工作需要，合理配置會議室設備，如投影儀、音響、麥克風等，滿足會議及培訓需求。3.定期對辦公設施進行檢查和維護，確保設施完好、正常使用。如發現設施損壞，應及時報修，并做好記錄。（三）辦公環境維護1.保持辦公區域整潔衛生，員工應每天對辦公桌面、地面等進行清潔，定期對辦公室進行全面清掃。2.愛護辦公環境，不得隨意破壞公共設施和綠化植物。如有損壞，應照價賠償。3.節約水電資源，做到人走燈滅、關閉電器設備，合理使用空調等設施。四、辦公用品管理（一）辦公用品采購1.行政部門應根據分公司實際需求，制定辦公用品采購計劃。采購計劃應包括辦公用品的種類、數量、規格等信息。2.辦公用品采購應遵循公開、公平、公正的原則，選擇合格的供應商進行采購。采購前應對供應商進行評估和篩選，確保其產品質量和服務水平。3.采購辦公用品時，應簽訂采購合同，明確雙方權利和義務，確保采購過程合法合規。（二）辦公用品發放1.行政部門應建立辦公用品庫存管理制度，對辦公用品進行分類存放、登記造冊。2.員工領用辦公用品時，應填寫領用申請表，經部門負責人簽字批準后，到行政部門領取。3.行政部門應根據辦公用品庫存情況，定期進行補充采購，確保辦公用品的正常供應。（三）辦公用品使用1.員工應合理使用辦公用品，不得浪費。如發現辦公用品損壞或丟失，應及時向行政部門報告。2.對于價值較高的辦公用品，如電腦、打印機等，應實行專人專用，并做好使用記錄。五、文件檔案管理（一）文件管理1.分公司應建立文件管理制度，明確文件的起草、審核、審批、印發、傳閱、歸檔等流程。2.文件起草應內容準確、格式規范，經部門負責人審核后，報分公司總經理審批。3.文件印發應嚴格按照審批意見進行，確保文件質量。文件印發后，應及時分發給相關部門和人員，并做好傳閱記錄。4.員工應及時閱讀文件，按照文件要求執行相關工作，并在文件傳閱單上簽字確認。5.文件傳閱完畢后，應及時歸檔保存，以便查閱和參考。（二）檔案管理1.分公司應建立檔案管理制度，對各類檔案進行分類管理，包括人事檔案、財務檔案、業務檔案等。2.檔案管理人員應負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱工作。檔案應按照檔案管理規定進行分類編號、裝訂成冊，并建立檔案目錄。3.檔案查閱應嚴格履行審批手續，查閱人員應填寫查閱申請表，經部門負責人或分公司總經理批準后，方可查閱檔案。查閱檔案時，應在檔案管理人員的監督下進行，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案。4.定期對檔案進行清理和盤點，確保檔案的完整性和安全性。如發現檔案丟失或損壞，應及時報告并采取相應措施進行補救。六、會議管理（一）會議類型1.分公司會議分為周例會、月例會、季度總結會、年度總結會、專題會議等。2.周例會由分公司總經理主持，各部門負責人參加，主要匯報上周工作進展、本周工作計劃及需要協調解決的問題。3.月例會由分公司總經理主持，全體員工參加，主要總結上月工作情況，部署本月工作任務。4.季度總結會和年度總結會由分公司總經理主持，全面總結季度或年度工作情況，表彰優秀員工，部署下階段工作任務。5.專題會議根據工作需要不定期召開，由相關部門負責人或分公司總經理主持，針對特定問題進行討論和決策。（二）會議組織1.行政部門負責會議的組織工作，包括會議通知、場地安排、資料準備等。2.會議通知應提前發布，明確會議時間、地點、參會人員、會議主題及議程等信息。3.會議場地應提前預定，確保環境整潔、設備齊全。會議資料應提前準備好，包括會議議程、匯報材料、相關文件等。4.會議期間，行政部門應安排專人做好會議記錄，記錄會議內容、討論結果、決議事項等。會議記錄應準確、完整，并及時整理歸檔。（三）會議紀律1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議主持人請假。2.參會人員應遵守會議紀律，關閉手機或調至靜音狀態，不得在會議期間接聽電話、玩手機或做與會議無關的事情。3.參會人員應積極發言，認真討論問題，尊重他人意見，不得隨意打斷他人發言。4.會議決議事項應明確責任人和完成時間，相關部門和人員應按照決議要求認真執行，并及時反饋執行情況。七、車輛管理（一）車輛配備1.根據分公司業務需要，合理配備車輛，確保工作用車需求。2.車輛應統一由行政部門管理和調度，車輛使用情況應進行登記。（二）車輛使用1.員工因工作需要使用車輛時，應提前填寫用車申請表，經部門負責人簽字批準后，到行政部門辦理派車手續。2.行政部門應根據車輛使用情況和駕駛員工作安排，合理調度車輛，確保車輛及時、安全送達目的地。3.駕駛員應嚴格遵守交通規則，安全駕駛車輛，定期對車輛進行保養和維護，確保車輛性能良好。4.車輛使用完畢后，駕駛員應及時將車輛清洗干凈，并停放在指定地點。如發現車輛損壞或故障，應及時報告行政部門。（三）車輛費用管理1.車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、保養費、維修費等。2.行政部門應建立車輛費用報銷制度，明確費用報銷流程和標準。駕駛員應及時收集車輛費用發票，按照報銷制度進行報銷。3.定期對車輛費用進行統計和分析，合理控制車輛使用成本。八、印章管理（一）印章種類分公司印章包括分公司公章、合同專用章、財務專用章等。（二）印章保管1.分公司公章由分公司總經理指定專人保管，合同專用章由業務部門負責人指定專人保管，財務專用章由財務部門負責人指定專人保管。2.印章保管人員應妥善保管印章，不得隨意轉借他人或帶出辦公區域。如因工作需要帶出辦公區域，應經分公司總經理批準，并做好登記。3.印章保管人員應建立印章使用登記制度，對印章使用情況進行詳細記錄，包括使用時間、使用人、使用事由、批準人等信息。（三）印章使用1.印章使用應嚴格履行審批手續，使用人應填寫印章使用申請表，經部門負責人、分公司總經理批準后，方可使用印章。2.涉及重大事項或金額較大的合同、協議等文件，應經總公司相關部門審核后，方可加蓋印章。3.印章使用完畢后，印章保管人員應及時收回印章，并對印章使用情況進行檢查，確保印章使用安全。九、保密管理（一）保密范圍1.公司商業秘密，包括公司經營戰略、業務計劃、客戶信息、技術資料、財務數據等。2.員工個人隱私信息，如員工身份證號碼、聯系方式、工資收入等。3.其他需要保密的信息。（二）保密措施1.加強員工保密教育，提高員工保密意識。新員工入職時，應進行保密培訓，并簽訂保密協議。2.對涉及公司商業秘密的文件、資料等，應進行加密存儲和傳輸，并嚴格控制訪問權限。3.辦公區域應設置必要的保密設施，如文件柜、保險柜等，確保機密文件的安全存放。4.員工在工作中應妥善保管涉及公司機密的文件、資料等，不得隨意丟棄或泄露給無關人員。如發現機密文件丟失或泄露，應及時報告，并采取相應措施進行補救。（三）保密監督與檢查1.行政部門負責對分公司保密工作進行監督和檢查，定期對保密制度執行情況進行評估。2.如發現違反保密制度的行為，應及時進行調查處理，并根據情節輕重給予相應的處罰。十、安全管理（一）安全制度1.分公司應建立健全安全管理制度，明確安全責任，加強安全教育，提高員工安全意識。2.安全管理制度應包括消防安全制度、用電安全制度、網絡安全制度、信息安全制度等。（二）安全措施1.加強辦公區域消防安全管理，配備必要的消防器材，定期組織消防演練，確保員工熟悉消防器材的使用方法和逃生路線。2.規范用電行為，不得私拉亂接電線，不得使用大功率電器，定期對電氣設備進行檢查和維護，確保用電安全。3.加強網絡安全管理，設置防火墻、安裝殺毒軟件等，防止網絡攻擊和病毒入侵。員工應妥善保管個人賬號和密碼，不得在辦公電腦上存儲敏感信息。4.加強信息安全管理，對重要信息進行備份，防止信息丟失。嚴格控制信息訪問權限，確保信息安全。（三）安全檢查與隱患排查1.定期組織安全檢