拆分學(xué)校后檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強拆分學(xué)校后檔案的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度適用于拆分后涉及的各相關(guān)部門及人員，包括但不限于原學(xué)校各院系、行政部門、教職工以及學(xué)生等。（二）適用范圍本制度涵蓋拆分學(xué)校過程中產(chǎn)生的各類檔案，包括但不限于教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、學(xué)生檔案、基建檔案等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性和完整性原則檔案應(yīng)如實反映學(xué)校的歷史和各項工作活動，保持檔案內(nèi)容的原始性和完整性，不得篡改、偽造檔案材料。3.安全保密原則加強檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息的泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮利用需求，優(yōu)化檔案整理和存儲方式，提高檔案檢索和利用效率，為學(xué)校各項工作提供及時、有效的檔案支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立學(xué)校檔案管理中心，作為學(xué)校檔案管理的專門機構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校檔案管理工作。檔案管理中心應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（二）各部門職責(zé)1.檔案形成部門各院系、行政部門等檔案形成部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理中心移交檔案。同時，負(fù)責(zé)對本部門兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，確保檔案形成工作的規(guī)范和質(zhì)量。2.檔案管理中心職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。接收、整理、保管全校各類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。對檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計和編研，為學(xué)校各項工作提供檔案利用服務(wù)。監(jiān)督、檢查各部門檔案管理工作，對違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)檔案包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程教案、教學(xué)課件、考試試卷、學(xué)生成績冊、教學(xué)實習(xí)報告、畢業(yè)設(shè)計（論文）等。2.科研檔案包括科研項目申請書、任務(wù)書、開題報告、研究成果、科研論文、著作、專利、獲獎證書等。3.人事檔案包括教職工履歷表、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱評審材料、工資變動表、考核鑒定材料、獎懲材料等。4.財務(wù)檔案包括會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告、預(yù)算決算資料等。5.學(xué)生檔案包括學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、成績單、獎懲記錄、畢業(yè)登記表等。6.基建檔案包括學(xué)?；窘ㄔO(shè)項目的可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗收資料等。7.其他檔案包括學(xué)校各類會議文件、重要活動記錄、外事活動檔案、設(shè)備儀器檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對檔案材料進(jìn)行分類整理，確保檔案材料的真實性、完整性和規(guī)范性。3.對于重要檔案材料，應(yīng)實行雙套制或多套制保存，同時做好電子檔案的備份工作，確保檔案信息的安全。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為教學(xué)、科研、人事、財務(wù)、學(xué)生、基建等類別，每類再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級類目。2.編號為便于檔案的管理和檢索，對每一份檔案或每一組檔案賦予唯一的編號。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)律，如采用年度、類別、順序號相結(jié)合的方式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速查找和利用檔案。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理中心應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映學(xué)校主要職能活動和歷史面貌的，對學(xué)校和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。如學(xué)校重要的規(guī)章制度、歷史沿革、重大事件記錄、重要人事任免文件等。2.長期保管凡是在相當(dāng)長時期內(nèi)學(xué)校需要查考的檔案，列為長期保管。保管期限一般為30年。如教學(xué)科研成果、一般人事檔案、財務(wù)報表等。3.短期保管凡是在較短時期內(nèi)學(xué)校需要查考的檔案，列為短期保管。保管期限一般為10年。如一般性的文件材料、臨時性的工作記錄等。（三）檔案整理與上架檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將整理好的檔案及時上架存放。上架時應(yīng)按照檔案編號順序排列，確保檔案存放有序，便于查找和利用。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等。2.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。對于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。借閱檔案時，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、準(zhǔn)確判定的原則，根據(jù)檔案的保管期限和利用價值，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理中心負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方案，組織實施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.分析評估法對檔案進(jìn)行分類統(tǒng)計和分析，評估各類檔案的利用頻率和利用價值，為檔案鑒定提供參考依據(jù)。（四）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，并經(jīng)檔案管理中心負(fù)責(zé)人審核簽字。3.檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場認(rèn)真核對檔案內(nèi)容，確保銷毀徹底，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)長期保存，作為檔案銷毀工作的憑證。六、檔案的統(tǒng)計與編研（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。2.檔案管理人員應(yīng)定期填寫檔案統(tǒng)計報表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計表、檔案利用情況統(tǒng)計表等，并及時上報檔案管理中心負(fù)責(zé)人。3.檔案管理中心應(yīng)根據(jù)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為制定檔案管理工作計劃和決策提供依據(jù)。（二）編研工作1.檔案管理中心應(yīng)結(jié)合學(xué)校的中心工作和實際需求，開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，如學(xué)校大事記、組織沿革、教學(xué)科研成果匯編等。2.編研工作應(yīng)遵循真實性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性的原則，充分挖掘檔案信息資源，為學(xué)校各項工作提供有價值的參考。3.編研成果應(yīng)經(jīng)檔案管理中心負(fù)責(zé)人審核后，印發(fā)給相關(guān)部門和人員使用，并做好存檔工作。七、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門及教職工因工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱、借閱學(xué)校相關(guān)檔案。3.學(xué)生因個人需要，可查閱本人學(xué)籍檔案等相關(guān)材料。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理中心查閱檔案。查閱時，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保利用者能夠正確查閱檔案。2.借閱檔案利用者因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途和借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理中心辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換檔案材料。2.未經(jīng)檔案管理中心同意，檔案利用者不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出檔案管理中心。