檔案館辦公自動化設備管理制度總則目的為加強檔案館辦公自動化設備的管理，提高設備使用效率，確保設備正常運行，保障檔案工作的順利開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于檔案館內所有辦公自動化設備，包括但不限于計算機、打印機、復印機、掃描儀、服務器、存儲設備等。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：檔案館辦公自動化設備由綜合管理部門統(tǒng)一管理，負責設備的采購、配備、調配、維護、維修等工作。2.規(guī)范使用原則：全體工作人員應按照本制度及相關操作規(guī)程使用辦公自動化設備，確保設備的安全、正常運行。3.節(jié)約高效原則：在保證檔案工作正常開展的前提下，合理配置設備資源，提高設備使用效率，節(jié)約設備使用成本。設備采購與配備需求申請各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公自動化設備需求申請表》，詳細說明設備名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、用途及采購理由等，經部門負責人簽字后報綜合管理部門。審核與審批綜合管理部門收到申請表后，進行審核，核實申請的合理性和必要性。審核通過后，報館領導審批。采購實施經批準后，綜合管理部門按照相關采購流程進行設備采購。采購過程中應遵循公開、公平、公正的原則，選擇具有良好信譽和質量保證的供應商，確保采購設備的質量和性能符合要求。設備配備設備采購到貨后，綜合管理部門負責組織驗收。驗收合格的設備，按照各部門需求進行配備，并填寫《辦公自動化設備配備登記表》。設備使用與操作使用規(guī)范1.辦公自動化設備僅限在檔案館內使用，未經許可不得帶出館外。2.使用人員應嚴格按照設備操作規(guī)程進行操作，不得擅自更改設備設置。3.禁止在設備上安裝未經授權的軟件、游戲等，以免影響設備正常運行或造成安全隱患。4.保持設備清潔，定期進行擦拭和保養(yǎng)，防止灰塵、污垢等影響設備性能。操作流程1.計算機操作流程：開機：先打開外部設備電源，再按下計算機主機電源開關。登錄系統(tǒng)：輸入用戶名和密碼，登錄操作系統(tǒng)。使用軟件：根據(jù)工作需要啟動相應軟件進行操作。關機：關閉所有打開的軟件，依次點擊“開始”菜單中的“關機”選項，關閉計算機主機電源，最后關閉外部設備電源。2.打印機操作流程：連接打印機：將打印機電源線和數(shù)據(jù)線連接好，打開打印機電源開關。安裝驅動程序：根據(jù)打印機型號，在計算機上安裝相應的驅動程序。打印文件：在需要打印的文件中選擇“打印”選項，設置打印參數(shù)，點擊“確定”開始打印。更換墨盒/硒鼓：當打印機提示墨粉/墨水不足時，及時更換墨盒/硒鼓。3.復印機操作流程：預熱：打開復印機電源開關，等待復印機預熱完成。放置原稿：將需要復印的原稿正面朝下放置在復印機稿臺上。設置復印參數(shù)：選擇復印份數(shù)、縮放比例、顏色等參數(shù)。開始復印：按下“復印”按鈕，開始復印。清理復印件：復印完成后，及時清理復印機稿臺和出紙口的復印件。4.掃描儀操作流程：連接掃描儀：將掃描儀電源線和數(shù)據(jù)線連接好，打開掃描儀電源開關。安裝驅動程序：根據(jù)掃描儀型號，在計算機上安裝相應的驅動程序。掃描文件：打開掃描軟件，選擇掃描模式、分辨率等參數(shù)，將原稿放置在掃描儀玻璃板上，點擊“掃描”按鈕開始掃描。保存掃描文件：掃描完成后，選擇保存路徑和文件名，保存掃描文件。設備維護與維修日常維護1.使用人員應做好設備的日常維護工作，如定期清潔設備、檢查設備運行狀態(tài)等。發(fā)現(xiàn)問題及時向綜合管理部門報告。2.綜合管理部門定期對辦公自動化設備進行巡檢，檢查設備的硬件設施、軟件系統(tǒng)、網絡連接等是否正常，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題。故障維修1.設備出現(xiàn)故障時，使用人員應立即停止使用，并向綜合管理部門報告。填寫《辦公自動化設備故障報修單》，注明故障現(xiàn)象、出現(xiàn)時間、使用設備名稱及型號等信息。2.綜合管理部門接到報修單后，對故障進行初步判斷。對于一般性故障，由綜合管理部門技術人員進行維修；對于復雜故障，及時聯(lián)系設備供應商或專業(yè)維修人員進行維修。3.維修人員在維修設備時，應做好維修記錄，包括故障原因、維修過程、更換的零部件等信息。維修完成后，使用人員應在《辦公自動化設備故障報修單》上簽字確認。4.對于因使用不當或人為因素導致設備損壞的，由責任人承擔相應的維修費用。設備保養(yǎng)1.綜合管理部門根據(jù)設備使用情況和廠商建議，制定設備保養(yǎng)計劃，定期對設備進行保養(yǎng)。保養(yǎng)內容包括硬件清潔、軟件升級、設備校準等。2.對于一些重要設備或關鍵部件，如服務器、存儲設備等，應定期進行備份和數(shù)據(jù)檢查，確保數(shù)據(jù)安全。設備安全與保密安全防護1.辦公自動化設備應配備必要的安全防護措施，如安裝殺毒軟件、防火墻等，防止病毒感染和網絡攻擊。2.加強設備的物理安全管理，確保設備存放環(huán)境安全，防止設備被盜、被破壞或遭受自然災害。數(shù)據(jù)保密1.嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和檔案館的保密制度，對涉及檔案信息及其他敏感數(shù)據(jù)的設備進行嚴格管理。2.加強對數(shù)據(jù)存儲設備的管理，定期對重要數(shù)據(jù)進行備份，并異地存儲。備份數(shù)據(jù)應妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。3.禁止在未采取安全措施的情況下，通過辦公自動化設備傳輸、存儲或處理涉密信息。因工作需要必須處理涉密信息的，應按照相關保密規(guī)定進行操作。設備報廢與處置報廢條件辦公自動化設備符合下列條件之一的，可申請報廢：1.已超過規(guī)定使用年限，且設備性能嚴重下降，無法滿足工作需要的。2.因技術進步、設備更新等原因，現(xiàn)有設備已被淘汰，無法繼續(xù)使用的。3.設備因故障或損壞，經維修后仍無法正常使用的。4.其他原因需要報廢的。報廢申請與審批使用部門填寫《辦公自動化設備報廢申請表》，詳細說明設備報廢原因、設備名稱、型號、購置時間、使用情況等，經部門負責人簽字后報綜合管理部門。綜合管理部門對申請進行審核，核實設備是否符合報廢條件。審核通過后，報館領導審批。報廢處置經批準報廢的設備，綜合管理部門負責組織進行處置。處置方式包括報廢變賣、捐贈、拆解回收等。處置過程中應做好記錄，確保設備資產的安全和完整。人員培訓與考核培訓計劃綜合管理部門根據(jù)辦公自動化設備的更新情況和使用人員的需求，制定年度培訓計劃。培訓內容包括設備操作規(guī)程、軟件應用、安全知識等。培訓實施培訓計劃由綜合管理部門組織實施，可采用內部培訓、外部培訓、在線學習等多種方式進行。培訓結束后，對參加培訓人員進行考核。考核評估1.對辦公自動化設備使用人員的考核，主要從設備操作熟練程度、設備維護情況、工作任務完成質量等方面進行評估。2.考核結果與員工績效掛鉤，對于在設備使用和維護方面表現(xiàn)優(yōu)秀的員